会计档案管理制度视频

PAGE会计档案管理制度视频一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部负责制定统一的会计档案管理制度，并对全公司的会计档案管理工作进行指导和监督；各分公司、子公司负责本单位会计档案的具体管理工作。2.依法管理原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.安全保密原则。采取有效措施保证会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失；对涉及公司商业秘密和财务信息的会计档案，严格保密。4.便于利用原则。在保证会计档案安全和保密的前提下，充分考虑公司内部各部门对会计档案的利用需求，提供便捷的查阅和使用服务。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、银行结算凭证等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、固定资产明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.辅助账簿，如备查账等，用于补充登记某些在总账和明细账中未能记录或记录不全的经济业务。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，内容与月度报告类似，但更为详细。3.半年度财务会计报告，涵盖中期财务状况和经营成果等信息。4.年度财务会计报告，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量情况，包括资产负债表、利润表（含利润分配表）、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单，反映公司银行账户资金收支情况的原始记录。3.会计档案移交清册，记录会计档案在不同部门或人员之间移交的详细情况。4.会计档案保管清册，登记会计档案的种类、数量、保管期限等信息。5.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁的原因、时间、内容、批准人等信息。6.会计电算化数据备份，包括会计软件系统生成的电子数据备份，以及定期打印输出的纸质会计凭证、账簿、报表等。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按照会计档案的种类进行分类，如会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。2.在每一类中，再根据时间顺序、业务性质等进行细分。例如，会计凭证可按月份顺序排列；会计账簿可按总账、明细账分别排列，并在每本账簿前附上目录。（二）编号规则1.为便于查找和管理，对每一份会计档案进行编号。编号应具有唯一性，且能反映档案的类别、年份、顺序等信息。2.例如，会计凭证编号格式为：“KZ[年份][月份][凭证序号]”，其中“KZ”表示会计凭证，“[年份]”为公元纪年，“[月份]”为阿拉伯数字表示的月份，“[凭证序号]”为该月份内凭证的流水号。3.会计账簿编号格式为：“ZB[年份][账簿类别代码][账簿序号]”，其中“ZB”表示会计账簿，“[年份]”为公元纪年，“[账簿类别代码]”如“Z”表示总账，“M”表示明细账等，“[账簿序号]”为该类别账簿中的顺序号。4.财务会计报告编号格式为：“BG[年份][报告类别代码][报告期序号]”，其中“BG”表示财务会计报告，“[年份]”为公元纪年，“[报告类别代码]”如“Y”表示月度报告，“J”表示季度报告等，“[报告期序号]”为该报告类别下的报告期顺序号。5.其他会计资料编号格式为：“QT[年份][资料类别代码][资料序号]”，其中“QT”表示其他会计资料，“[年份]”为公元纪年，“[资料类别代码]”如“YJ”表示银行存款余额调节表，“DZ"表示银行对账单等，“[资料序号]”为该资料类别下的顺序号。（三）装订要求1.会计凭证应按编号顺序定期装订成册，加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年末结账后，将账页整理齐全，按编号顺序装订成册。活页式账簿应去除空白页，加具封面、封底，并在封面上注明单位名称、账簿名称、年度及账簿编号等信息。3.财务会计报告应按规定格式和内容编制，在装订时应加具封面，注明单位名称、年度、月份、报告种类等信息，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料应根据其性质和特点，采用适当的方式进行整理和装订，确保整齐、牢固、便于保管和查阅。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿中总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管；会计电算化数据备份应根据相关规定和实际需要确定保管期限，一般应与纸质会计档案保管期限一致。（二）保管地点及设施1.公司应设立专门的会计档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。2.库房内应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等，以保证会计档案的质量不受影响。3.对于电子会计档案，应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质或光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。备份存储地点应与原存储地点分开，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，应建立电子会计档案存储环境监测和维护制度，确保存储环境安全可靠。（三）保管人员职责1.负责会计档案的整理、装订、归档和保管工作，确保会计档案的安全、完整。2.按照规定的保管期限和保管要求，对会计档案进行妥善保管，定期检查会计档案的保管状况，发现问题及时处理。3.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。4.严格遵守会计档案查阅、借阅制度，对查阅、借阅的会计档案进行登记和监督，确保会计档案的安全和保密。5.负责会计档案的销毁工作，按照规定的程序和要求，对已到保管期限且无保存价值的会计档案进行销毁，并做好销毁记录。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案时，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人批准。2.涉及财务审计、税务检查等外部单位需要查阅公司会计档案时，应出具相关单位的正式介绍信或工作证明，并经公司财务负责人批准。查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保查阅工作符合规定要求。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案时，需填写《会计档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等内容，并经所在部门负责人和财务负责人审批。2.借阅人应按照批准的借阅期限及时归还会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅会计档案时，借阅人应在档案管理人员的监督下进行，不得在借阅的会计档案上涂改、圈划、抽换、损坏，不得擅自将会计档案带出公司指定的查阅场所。（三）查阅与借阅登记1.档案管理人员应对查阅和借阅会计档案的情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容及用途、批准人等信息。2.查阅和借阅登记记录应妥善保管，以备查询和核对。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.对于保管期满但涉及国家秘密、商业秘密或其他重要信息的会计档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.由公司财务部门提出会计档案销毁申请，填写《会计档案销毁申请表》，详细列出拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并说明销毁原因。2.财务部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司主管领导审批。3.公司主管领导批准后，由财务部门会同档案管理部门共同组织会计档案销毁工作。销毁工作应指定专人负责监销，监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。4.会计档案销毁清册应一式三份，分别由财务部门、档案管理部门和公司档案室留存。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度规定。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保会计档案管理工作规范有序。（二）外部检查1.