健全基础档案管理制度

PAGE健全基础档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司基础档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项业务活动中形成的基础档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司基础档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况。3.完整性原则：确保档案内容完整，不遗漏重要信息。4.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。5.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司基础档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司各类基础档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案检索体系，方便档案查询利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务能力。8.对公司所属单位的档案管理工作进行监督、指导和检查。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案的日常管理和与公司档案管理部门的沟通协调。3.按照公司档案管理规定，对本部门保管的档案进行妥善保管，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。4.根据工作需要，向公司档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合做好相关工作。（三）档案形成人员职责1.在业务活动中形成档案的人员，应及时将办理完毕的文件材料整理归档，确保档案质量。2.严格遵守档案管理规定，不得私自留存应归档的文件材料，不得擅自将档案带出公司或泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于：行政管理文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。人事管理档案，如员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训档案等。财务管理档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。业务合同档案，如销售合同、采购合同、租赁合同等。项目管理档案，如项目立项文件、可行性研究报告、项目实施方案、项目验收报告等。技术研发档案，如研发项目资料、技术图纸、专利文件等。客户关系管理档案，如客户信息、客户往来函件、售后服务记录等。2.国家法律法规和行业标准规定必须归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，定期对业务活动中形成的文件材料进行收集整理，确保不遗漏、不延误。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照公司电子文件管理规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.档案管理部门按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.分类应遵循档案形成规律和特点，便于管理和利用。一般可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务合同类、项目管理类、技术研发类、客户关系管理类等类别。3.对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录准确反映档案内容。5.对声像档案、实物档案等特殊载体档案，应进行单独整理，并注明相关信息。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应选用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案，同时应符合环保要求。3.档案装具应按照档案分类进行编号和排列，标识清晰，便于管理。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司和国家具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应准确合理，避免随意延长或缩短保管期限。（四）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，确保档案数量准确、存放有序。2.清点和检查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限、密级等信息是否准确，档案装具是否完好，库房环境是否符合要求等。3.对清点和检查中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。（五）档案的迁移与销毁1.因公司办公地点变动等原因需要迁移档案的，应按照档案管理规定进行办理，确保档案安全迁移。2.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门组织，相关业务部门和专业人员参加，形成鉴定报告。3.销毁档案时，应严格履行审批手续，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案流失。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，予以批准，并提供查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得涂改、损坏、丢失档案，不得擅自复印、摘录档案内容。归还档案时，应确保档案完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应责任。（二）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对复制申请进行审核，符合规定的，予以批准，并按照档案管理规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和出处。3.复制档案时，应确保复制内容清晰、准确，不得篡改档案内容。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、查阅或借阅档案名称、查阅或借阅目的、查阅或借阅期限、复制份数等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司基础档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强对档案的动态管理，及时掌握档案的利用情况和变化趋势，为公司决策提供支持。（二）数字化扫描1.对公司重要的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用。（三）信息系统建设1.选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，系统应具备档案录入、检索、借阅、统计分析等功能。2.将数字化档案信息录入档案管理信息系统，建立完善的档案数据库，实现档案信息的共享和互通。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止信息泄露和非法访问。（四）数据备份与恢复1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，设置保密标识，限制查阅范围。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，不得在非工作场所谈论档案机密信息。4.对档案的查阅、借阅、复制等利用过程进行严格监控，防止档案信息泄露。（二）安全防范1.加强档案库房的安全管理，安装必要