档案逾期归档通报制度

PAGE档案逾期归档通报制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案资料的及时、完整归档，提高档案利用效率，特制定本档案逾期归档通报制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档过程中的管理与监督。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.及时准确原则：各部门及员工应及时将形成的档案资料进行整理、归档，保证档案内容真实、准确、完整。3.责任明确原则：明确档案管理各环节的责任主体，确保档案管理工作有序进行。4.监督考核原则：通过建立监督考核机制，对档案逾期归档情况进行通报与考核，促进档案管理工作质量提升。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导各部门档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行全面监督与实施。3.定期组织档案管理人员培训，提高档案管理业务水平。4.对各部门档案逾期归档情况进行统计、分析，并按照本制度进行通报。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、归档工作，并指定专人负责具体实施。2.按照档案管理要求，及时将本部门形成的各类档案资料进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。3.在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门归档，不得无故拖延。4.配合档案管理部门做好档案管理相关工作，接受档案管理部门的监督与指导。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案实体安全。2.对接收的档案进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时反馈给相关部门进行整改。3.按照档案检索要求，编制档案检索工具，方便档案的查询与利用。4.协助各部门做好档案的查阅、借阅等服务工作，并做好相关记录。三）档案归档要求（一）归档范围公司档案归档范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类：公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务经营类：市场调研报告、销售合同、采购合同、项目文档、财务报表、审计报告等。3.技术研发类：研发项目文档、技术方案、专利资料、产品图纸等。4.客户关系类：客户信息、合作协议、售后服务记录等。5.其他类：公司荣誉证书、宣传资料、对外交流材料等。（二）归档时间1.一般文件资料应在文件形成后的[X]个工作日内归档。2.重要会议文件应在会议结束后的[X]个工作日内归档。3.项目文档应按照项目进度及时归档，项目结束后[X]个工作日内完成全部归档工作。4.年度工作总结、财务报表等应在次年[X]月[X]日前归档。（三）归档内容要求1.档案资料应齐全完整，包括文件正文、附件、签批单等相关材料。2.档案资料应真实准确，不得篡改、伪造。3.档案资料应规范统一，采用公司规定的分类标准和编号方法进行整理编目。4.档案资料应字迹清晰、图表工整，载体应符合耐久性要求，能够长期保存。四、档案逾期归档通报流程（一）逾期提醒1.档案管理部门定期对各部门档案归档情况进行检查，发现逾期未归档的档案，及时向相关部门发送《档案逾期提醒函》。2.《档案逾期提醒函》应明确指出逾期未归档的档案名称、所属部门、逾期时间等信息，并提醒相关部门尽快完成归档工作。（二）情况核实1.相关部门收到《档案逾期提醒函》后，应在[X]个工作日内核实档案逾期原因，并将情况反馈给档案管理部门。2.如因特殊原因导致档案逾期归档，应详细说明原因及预计归档时间。（三）通报发布1.档案管理部门根据各部门反馈的情况，对档案逾期归档情况进行统计分析。2.对于逾期未归档且无合理原因的部门，编制《档案逾期归档通报》，经公司领导审批后发布。3.《档案逾期归档通报》应包括逾期未归档部门名单、逾期档案名称、逾期时间、逾期原因分析等内容，并在公司内部进行公示。（四）整改跟踪1.被通报部门应针对档案逾期归档问题制定整改措施，并在[X]个工作日内将整改计划提交给档案管理部门。2.档案管理部门对被通报部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改措施落实到位。3.被通报部门完成档案归档工作后，应及时向档案管理部门提交归档清单，档案管理部门进行审核确认。五、考核与奖惩（一）考核1.将档案逾期归档情况纳入部门绩效考核体系，设定相应的考核指标和分值。2.对于档案逾期归档次数较多、逾期时间较长且整改不力的部门，在绩效考核中给予相应扣分。（二）奖励1.对档案管理工作表现优秀，档案归档及时、准确、完整的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括但不限于荣誉证书、奖金、晋升机会等。（三）惩罚1.对于档案逾期归档问题严重，影响公司档案管理工作正常开展的部门和个人，给予批评教育、警告等处分。2.因档案逾期归档导致公司利益受损的部门和个人，应承担相应的经济赔偿责任。六、附则（一）解释权