汉川档案管理制度

PAGE汉川档案管理制度一、总则（一）目的为了加强汉川公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于汉川公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司/组织的工作历程和业务活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门综合管理部门设立档案管理岗位，配备专职档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的保管、保护，确保档案的安全和完整。4.负责档案的鉴定工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。6.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续。7.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。8.协助各部门做好档案的收集、整理和归档工作，提供业务指导和培训。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门应按照档案管理部门的要求，做好档案的分类、编号、编目等工作，确保档案的规范整理。3.各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供档案管理所需的相关资料和信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司/组织的各类会议文件、记录、纪要等。4.公司/组织的工作计划、总结、报告、报表等。5.公司/组织的人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等专门档案。6.公司/组织获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案材料应按照档案管理部门规定的分类标准进行分类整理。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.专门档案应在项目结束或任务完成后及时归档。3.实物档案应在获得后及时归档。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集的档案材料进行初步整理，按照分类标准进行分类、编号、编目。2.各部门档案管理人员将整理好的档案材料移交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案材料进行审核，检查档案材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案材料退回原部门进行补充完善。4.档案管理部门对审核合格的档案材料进行进一步整理、装订、上架，并录入档案管理系统。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.专门档案根据档案的性质和特点，采用相应的分类方法，如人事档案按员工类别分类，财务档案按会计年度和档案类别分类，设备档案按设备型号分类，基建档案按工程项目分类等。（三）编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。例如，2023年永久保管的第1份文件编号为2023Y001，其中“Y”代表永久保管期限。2.专门档案编号：根据不同的分类方法，制定相应的编号规则，确保编号的唯一性和系统性。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.档案目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查阅和检索。3.档案目录应打印或抄写清晰，一式多份，分别存放于不同地点。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和搬运，能够有效保护档案。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案装具中，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（一般为15年）、短期（一般为5年）。2.专门档案的保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况确定。（五）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值，提出鉴定意见。4.对已失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经公司/组织领导批准后予以销毁。（六）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的数量增减、利用情况等进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、全面，定期向上级主管部门和公司/组织领导报送统计报表。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应根据工作需要，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司/组织主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.所在部门负责人或公司/组织主管领导签署意见后，将申请表交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏，不得擅自将档案带出查阅场所。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员借阅档案，应经所在部门负责人批准，并填写《档案借阅登记表》。2.借阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司/组织主管领导批准。3.外部单位因工作需要借阅档案，应持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可办理借阅手续。（四）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案或涉及机密的档案借阅期限应根据实际情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（五）归还要求1.借阅人员应按时归还档案，如不能按时归还，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的责任。七、档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对涉及公司/组织机密的档案信息予以保密。2.未经公司/组织领导批准，任何人不得擅自对外提供或泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员的行为，防止档案信息泄露。（二）安全措施1.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。3.对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露。4.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，防止因操作不当导致档案损坏或丢失。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织提供便捷、高效的档案服务。（二）数字化扫描1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.数字化扫描应按照相关标准和规范进行，确保扫描图像清晰、完整、准确。（三）数据录入与存储1.对扫描后的电子档案进行数据录入，建立档案数据库。2.电子档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（四）系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定等功能，方便档案管理人员进行日常管理工作。