档案托管业务管理制度

PAGE档案托管业务管理制度一、总则（一）目的为规范公司档案托管业务管理，确保档案的安全、完整和有效利用，维护客户合法权益，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司开展的各类档案托管业务，包括但不限于企业档案、个人档案、机关事业单位档案等的托管服务。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案托管业务。2.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。3.保密性原则：对托管档案涉及的机密信息予以严格保密，不得擅自披露。4.规范性原则：建立健全档案托管业务流程和操作规范，确保各项工作有序进行。5.服务性原则：以客户需求为导向，提供优质、高效、专业的档案托管服务。二、档案托管业务流程（一）业务受理1.客户提出档案托管申请，填写申请表，提交相关材料，如档案清单、身份证明等。2.业务部门对客户申请进行初步审核，核实材料的真实性和完整性。3.对于符合受理条件的申请，业务部门与客户签订档案托管服务合同，明确双方权利义务。（二）档案接收1.按照合同约定的时间和方式，接收客户交付的档案。2.对接收的档案进行清点、核对，检查档案的数量、质量、完整性等情况。3.填写档案接收登记表，详细记录档案的名称、数量、来源、接收时间等信息。（三）档案整理1.根据档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对破损、褪色等有问题的档案进行修复、裱糊等处理。（四）档案存储1.根据档案的性质和保管要求，选择合适的存储场所和设备。2.对存储场所进行定期检查和维护，确保环境安全、整洁、通风良好。3.采用科学的档案存储方式，如上架、装盒、装柜等，便于查找和管理。（五）档案利用1.建立档案利用制度，明确利用范围、利用方式、利用手续等。2.客户如需查阅、借阅档案，应提前提交申请，经审核批准后，按照规定的程序和要求进行操作。3.对档案利用情况进行登记，记录利用时间、利用人、利用内容等信息。（六）档案归还1.档案利用完毕后，客户应及时归还档案。2.业务部门对归还的档案进行核对、检查，确保档案完整无损。3.在档案归还登记表上注明归还时间、归还情况等信息。（七）档案销毁1.对于已到保管期限或失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。2.制定档案销毁计划，明确销毁档案的名称、数量、销毁时间等。3.销毁档案时，应进行现场监督，确保销毁彻底，并填写档案销毁登记表。三、档案安全管理（一）实体安全1.强化档案存储场所的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。2.定期对档案存储场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.严格限制无关人员进入档案存储区域，确需进入的，应履行审批登记手续。（二）信息安全1.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全管理。2.采取数据备份、加密等技术手段，保障档案信息的安全存储和传输。3.对涉及档案信息管理的人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。4.加强对档案信息访问的权限控制，防止信息泄露。四、档案保密管理（一）保密制度1.制定档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及机密的档案进行标识和管理，严格限制知悉范围。（二）人员管理1.与档案管理人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。（三）监督检查1.定期对档案保密工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.对违反保密制度的行为，依法依规进行处理。五、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.具有良好的职业道德和责任心，保守档案机密。3.身体健康，能够胜任档案管理工作。（二）岗位职责1.业务受理岗：负责接待客户，受理档案托管申请，审核申请材料，签订服务合同。2.档案接收岗：按照规定接收客户交付的档案，进行清点、核对和登记。3.档案整理岗：对接收的档案进行分类整理、编号编目、修复裱糊等工作。4.档案存储岗：负责档案的存储管理，维护存储场所的环境和设备。5.档案利用岗：办理档案查阅、借阅手续，登记利用情况。6.档案归还岗：核对归还的档案，办理归还手续。7.档案销毁岗：负责档案销毁计划的制定和实施，监督销毁过程。（三）考核与培训1.建立档案管理人员考核制度，定期对其工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核。2.制定档案管理人员培训计划，定期组织业务培训和学习交流，提高业务水平和综合素质。六、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件设备和软件系统。（二）档案信息系统管理1.建立档案信息系统，实现档案的数字化管理、在线查询、借阅审批等功能。2.加强对档案信息系统的维护和管理，确保系统安全稳定运行。3.定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。（三）电子档案管理1.规范电子档案的收集、整理、存储、利用等环节的管理。2.确保电子档案的真实性、完整性和可读性，符合电子档案管理相关标准。七、档案质量控制（一）质量标准1.制定档案托管业务质量标准，明确档案整理、存储、利用等环节的质量要求。2.档案应分类准确、编号规范、编目清晰、装订整齐、存储安全。（二）质量检查1.建立档案质量检查制度，定期对档案管理工作进行质量检查。2.对检查中发现的问题及时进行整改，确保档案质量符合标准要求。（三）质量考核1.将档案质量纳入档案管理人员的绩效考核内容。2.对档案质量不达标的，按照考核制度进行相应的处罚。八、客户服务管理（一）服务承诺1.向客户提供优质、高效、专业的档案托管服务承诺。2.明确服务内容、服务标准、服务期限等。（二）服务沟通1.建立与客户的沟通机制，及时了解客户需求和意见。2.定期回访客户，反馈档案管理情况，提高客户满意度。（三）投诉处理1.设立客户投诉渠道，及时受理客户投诉。2.对客户投诉进行调查处理，在规定时间内给予客户答复。九、监督与检查制度（一）内部监督1.成立内部监督小组，定期对档案托管业务进行监督检查。2.检查档案管理工作是否符合制度规定，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受档案