学校档案用品管理制度

PAGE学校档案用品管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案用品管理，确保档案用品的合理使用、妥善保管，维护档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在档案管理工作中涉及的档案用品的采购、使用、保管及销毁等相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案用品管理工作合法合规。2.统一管理原则学校设立专门的档案用品管理部门，对档案用品进行统一采购、调配和管理，避免分散采购造成的资源浪费和管理混乱。3.节约高效原则在保证档案管理工作质量的前提下，合理控制档案用品的采购成本，提高档案用品的使用效率，避免浪费。4.安全保密原则档案用品的管理要确保档案信息的安全保密，防止档案内容泄露和丢失。二、档案用品采购管理（一）采购计划制定1.各部门、各年级根据档案管理工作的实际需求，每年[具体时间]前向档案用品管理部门提交下一年度的档案用品采购计划。采购计划应详细列出所需档案用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.档案用品管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合学校档案管理工作的发展趋势和实际库存情况，制定学校年度档案用品采购总计划。（二）采购流程1.采购申请档案用品管理部门根据年度采购总计划，填写采购申请表，注明采购物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，提交学校相关领导审批。2.审批学校领导根据采购申请表进行审批，对于金额较大或涉及重要档案用品的采购申请，需经过学校领导班子集体研究决定。3.采购实施经审批通过后，档案用品管理部门按照学校采购管理的相关规定，选择合格的供应商进行采购。采购方式可根据实际情况选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。4.验收档案用品到货后，档案用品管理部门会同相关使用部门对采购物品进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、数量、质量、外观等是否与采购合同一致。验收合格后，填写验收报告，办理入库手续。（三）采购监督1.学校审计部门定期对档案用品采购项目进行审计监督，检查采购过程是否合规，采购资金的使用是否合理。2.学校纪检监察部门对档案用品采购工作进行全程监督，防止采购过程中出现违规违纪行为。三、档案用品使用管理（一）领用制度1.各部门、各年级根据工作需要，填写档案用品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人签字后，到档案用品管理部门办理领用手续。2.档案用品管理部门根据领用申请表进行审核，对符合领用条件的，予以发放，并做好领用记录。领用记录应包括领用部门、领用时间、领用物品名称、规格、数量、领用人等信息。（二）使用规范1.档案用品使用人员应严格按照档案管理的相关规定和操作规程使用档案用品，确保档案的质量和安全。2.禁止将档案用品用于非档案管理工作的其他用途，严禁私自将档案用品带出学校或转借他人。3.在使用档案用品过程中，如发现质量问题或其他异常情况，应及时向档案用品管理部门报告，并停止使用。（三）使用监督1.档案用品管理部门定期对各部门、各年级档案用品的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.学校其他部门有权对档案用品的使用情况进行监督，如发现违规使用行为，可向档案用品管理部门或学校相关领导反映。四、档案用品保管管理（一）保管场所1.学校应设立专门的档案用品仓库，用于存放档案用品。档案用品仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案用品的安全保管。2.档案用品仓库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。（二）保管方式1.档案用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立相应的库存台账。库存台账应详细记录档案用品的入库时间、名称、规格、数量、领用情况等信息。2.对于贵重档案用品或易损档案用品，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、定期检查等。3.档案用品仓库应配备专人负责管理，管理人员应定期对档案用品进行盘点，确保账实相符。（三）保管期限1.档案用品的保管期限应根据国家有关档案管理的规定和学校的实际情况确定。一般档案用品的保管期限为[具体期限]年，重要档案用品的保管期限应适当延长。2.对于超过保管期限的档案用品，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案用品销毁管理（一）销毁鉴定1.档案用品管理部门定期对库存档案用品进行清查，对于超过保管期限或已失去使用价值的档案用品，填写档案用品销毁鉴定申请表，注明销毁档案用品的名称、规格、数量、保管期限、销毁原因等信息，提交学校档案鉴定小组进行鉴定。2.学校档案鉴定小组由学校档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案专业人员等组成。鉴定小组对申请销毁的档案用品进行审核，确认是否符合销毁条件，并出具鉴定意见。（二）销毁审批经档案鉴定小组鉴定同意销毁的档案用品，由档案用品管理部门填写档案用品销毁审批表，提交学校相关领导审批。对于涉及重要档案信息或数量较大的档案用品销毁申请，需经过学校领导班子集体研究决定。（三）销毁实施1.经审批通过后，档案用品管理部门应选择具有资质的销毁单位进行销毁，并签订销毁合同。销毁单位应按照合同要求，对档案用品进行安全、彻底的销毁，并出具销毁证明。2.在销毁过程中，档案用品管理部门应安排专人现场监督，确保销毁工作的顺利进行。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁物品名称、规格、数量、销毁方式、监销人员等信息。（四）销毁监督1.学校审计部门对档案用品销毁工作进行审计监督，检查销毁过程是否合规，销毁资金的使用是否合理。2.学校纪检监察部门对档案用品销毁工作进行全程监督，防止销毁过程中出现违规违纪行为。六、档案用品信息化管理（如有相关需求可添加）（一）建立档案用品信息管理系统1.学校应建立档案用品信息管理系统，对档案用品的采购、使用、保管、销毁等全过程进行信息化管理。2.档案用品信息管理系统应具备档案用品信息录入、查询、统计、分析等功能，方便档案用品管理部门和相关使用部门及时掌握档案用品的动态情况。（二）数据维护1.档案用品管理部门应指定专人负责档案用品信息管理系统的数据维护工作，确保系统数据的及时、准确、完整。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。在数据发生变更时，应及时更新系统数据，并做好记录。（三）信息安全1.加强档案用品信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的人员访问系统数据。2.定期对