会计制度票据档案管理

PAGE会计制度票据档案管理一、总则（一）目的为加强公司会计制度下票据档案的规范化管理，确保票据档案的完整性、准确性和安全性，提高会计信息质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司内部涉及会计制度票据档案管理的各部门及全体员工。（三）定义1.会计制度票据：指公司在经济活动中发生的各类原始凭证，包括但不限于发票、收据、支票、汇票、本票等。2.票据档案：是指公司在会计核算过程中形成的，记录和反映经济业务活动的票据及其相关资料，经过整理、分类、编号、装订等程序后形成的档案。（四）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保票据档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证票据档案内容真实、准确、完整，如实反映公司经济业务活动。3.安全保密原则：采取有效措施确保票据档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.便于利用原则：对票据档案进行科学分类和整理，便于查询、调阅和使用。二、票据档案管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善公司会计制度票据档案管理的相关制度和流程。2.组织开展票据档案的日常收集、整理、审核、装订、保管等工作。3.定期对票据档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。4.按照规定的期限和程序，对票据档案进行销毁处理。5.负责向公司内部其他部门提供票据档案的查询、调阅服务。（二）业务部门1.负责本部门经济业务活动中票据的开具、取得、传递等工作，并确保票据的真实性、合法性和完整性。2.按照财务部门的要求，及时将本部门的票据移交至财务部门进行集中管理。3.协助财务部门做好票据档案的清查和盘点工作。（三）档案管理部门1.负责对公司票据档案进行统一保管，提供安全的保管场所和必要的保管设备。2.按照档案管理的相关规定，对票据档案进行分类、编号、上架等管理工作。3.协助财务部门做好票据档案的查询、调阅服务，并做好相关记录。三、票据的开具与取得（一）票据开具1.业务部门在开展经济业务活动时，应根据实际情况准确、及时地开具相应的票据。开具票据必须按照国家税收法律法规和公司财务制度的规定，填写齐全、规范，确保票据内容真实、准确、完整。2.开具发票时，应详细填写发票抬头、项目名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并加盖公司发票专用章。发票开具后，应及时交付给付款方，并做好相关记录。3.开具收据时，应注明收款事由、金额、收款日期等信息，并加盖公司财务专用章或收款专用章。收据开具后，应妥善保管存根联，并按照规定的期限进行装订和归档。（二）票据取得1.业务部门在取得外部票据时，应严格审核票据的真实性、合法性和完整性。对不符合规定的票据，应拒绝接收，并及时与开票方沟通更换。2.取得的发票应具备发票联、抵扣联（增值税专用发票），发票上应加盖发票专用章，且发票内容应与实际经济业务相符。取得的收据应加盖收款单位财务专用章或收款专用章。3.业务部门取得票据后，应及时将票据传递给财务部门进行审核。审核通过后，财务部门应按照规定进行账务处理，并将票据作为原始凭证进行归档。四、票据档案的整理（一）分类标准1.按照票据种类进行分类，如发票、收据、支票、汇票、本票等。2.对于发票，可进一步按照增值税专用发票、增值税普通发票、其他发票等进行细分。3.按照经济业务类型进行分类，如销售业务、采购业务、费用报销业务等。（二）整理步骤1.票据收集：财务部门定期从业务部门收集各类票据，并进行初步核对，确保票据的完整性和准确性。2.票据粘贴：对于一些需要粘贴附件的票据，如发票报销单等，应按照规定的格式和顺序进行粘贴，确保粘贴牢固、整齐。3.票据编号：对整理好的票据进行编号，编号应连续、唯一，以便于查询和管理。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001、2023002等。4.票据装订：将编号后的票据按照一定的顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不得有掉页、缺页等情况。装订时可采用线装或胶装的方式，并在封面上注明档案名称、年度、月份、册数等信息。五、票据档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类票据档案的保管期限为30年。2.其他辅助性票据档案，如发票存根联、收据存根联等，保管期限为5年。（二）保管场所1.公司应设立专门的票据档案保管库，保管库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。（三）保管要求1.票据档案应按照分类标准进行存放，存放应整齐有序，便于查询和调阅。2.定期对票据档案进行检查和盘点，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对电子票据档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和可用性。六、票据档案的查询与调阅（一）查询流程1.公司内部各部门因工作需要查询票据档案时，应填写《票据档案查询申请表》，注明查询事由、查询范围、查询期限等信息，并经部门负责人签字批准。2.将《票据档案查询申请表》提交至财务部门，财务部门审核通过后，安排专人负责协助查询。3.查询人员应在财务部门指定的场所进行查询，并遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（二）调阅流程1.因特殊情况需要调阅票据档案原件时，应填写《票据档案调阅申请表》，注明调阅事由、调阅期限、调阅用途等信息，并经部门负责人、财务负责人签字批准。2.将《票据档案调阅申请表》提交至档案管理部门，档案管理部门审核通过后，办理调阅手续，并登记调阅档案的名称、数量、调阅日期、归还日期等信息。3.调阅人员应妥善保管调阅的票据档案原件，不得转借他人或擅自复制、涂改、损毁档案内容。调阅结束后，应及时将档案原件归还档案管理部门，并办理归还手续。七、票据档案的销毁（一）销毁条件1.票据档案保管期限已满，且确无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致票据档案损坏、丢失，无法使用的。3.按照国家法律法规和公司规定，需要销毁的其他票据档案。（二）销毁程序1.财务部门定期对到期的票据档案进行清理，提出销毁意见，并编制《票据档案销毁清单》。2.将《票据档案销毁清单》提交至公司档案管理部门审核，档案管理部门审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，由财务部门、档案管理部门共同组织实施票据档案的销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，并有专人负责监销。4.销毁完毕后，监销人员应在《票据档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对票据档案管理工作进行审计监督，检查票据档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性、保管场所的安全性等。2.财务部门应定期对业务部门的票据开具、取得情况进行检查，确保票据的真实性、合法性和完整性。（二）外部