农行档案管理制度

PAGE农行档案管理制度一、总则（一）目的为加强中国农业银行（以下简称“农行”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在业务经营、管理决策、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农行各级机构及全体员工在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则农行档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。各级机构应明确档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责本机构档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映农行各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。档案形成部门和人员应及时、准确地将业务活动中产生的文件材料收集齐全，整理归档。3.完整性原则档案应全面反映农行各项业务活动的全过程，包括业务操作、管理决策、监督检查等各个环节。档案管理部门应加强对档案的收集、整理和保管工作，确保档案的完整性。4.保密性原则农行档案涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等重要信息，应严格按照国家有关法律法规和农行保密制度进行管理，确保档案信息的安全。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门农行总行设立档案管理部，负责全行档案管理工作的组织、协调和指导；各分行、直属分行设立档案管理中心，负责本辖区内档案管理工作的组织、实施和监督；各支行、分理处、储蓄所等基层营业机构应指定专人负责档案的收集、整理和保管工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的完整和安全。3.按照规定的程序和要求，为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。4.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储、维护和管理等工作。5.协助有关部门做好档案的鉴定、销毁等工作。6.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全行员工的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类农行档案分为文书档案、会计档案、信贷档案、科技档案、业务档案、声像档案、实物档案等七大类。1.文书档案主要包括农行在行政管理、党群工作、业务经营等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决议、会议记录等。2.会计档案主要包括农行在会计核算过程中形成的各类凭证、账簿、报表等会计资料，以及会计电算化系统生成的电子数据。3.信贷档案主要包括农行在信贷业务活动中形成的各类文件材料，如借款合同、担保合同、评估报告、审批文件等。4.科技档案主要包括农行在科技项目研发、系统建设、设备维护等活动中形成的各类文件材料，如项目立项报告、技术方案、测试报告、验收文件等。5.业务档案主要包括农行在各项业务经营活动中形成的各类文件材料，如储蓄业务档案、对公业务档案、信用卡业务档案等。6.声像档案主要包括农行在业务活动、宣传推广、会议培训等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.实物档案主要包括农行在业务活动中获得的奖杯、奖牌、证书、印章等实物。（二）档案编号规则农行档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构，具体编号规则如下：1.全宗号农行总行全宗号为“01”，各分行、直属分行全宗号为“02”，各支行、分理处、储蓄所等基层营业机构全宗号为“03”。2.年度采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种，分别用“Y”“C”“D”表示。4.类别按照档案分类的七大类，分别用“WS”“KJ”“XD”“KJ”“YW”“SX”“SW”表示。5.顺序号按照档案整理的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，农行总行2023年形成的永久文书档案，其编号为“012023YWS0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围农行各部门和员工应按照档案管理的要求，及时将业务活动中形成的各类文件材料收集齐全，移交档案管理部门。具体收集范围包括：1.上级机关下发的与农行工作相关的文件、指示、通知等。2.农行在行政管理、党群工作、业务经营等活动中形成的各类文件材料。3.农行与外部单位签订的合同、协议、函件等。4.农行在会计核算、信贷业务、科技项目等方面形成的各类文件材料。5.农行在业务宣传、会议培训、文化建设等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.农行获得的奖杯、奖牌、证书、印章等实物。（二）收集要求1.各部门和员工应在业务活动结束后，及时将文件材料收集整理好，移交档案管理部门。2.收集的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章齐全。3.文件材料应按照档案分类的要求进行分类整理，同一类别的文件材料应集中在一起。（三）整理方法1.文书档案按照文件材料的形成时间顺序进行排列，依次编号、编目、装订。编目内容包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等。2.会计档案按照会计凭证、账簿、报表的顺序进行整理，分别装订成册。会计凭证应按照记账凭证的编号顺序排列，每本凭证应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码等；账簿应按照总账、明细账、日记账的顺序排列，每本账簿应加具封面、封底，注明单位名称、年度、账簿名称、页数等；报表应按照年度、季度、月度的顺序排列，每本报表应加具封面、封底，注明单位名称、年度、报表名称、页数等。3.信贷档案按照借款合同、担保合同、评估报告、审批文件等的顺序进行整理，分别装订成册。每笔信贷业务的档案应集中在一起，按照档案编号的顺序排列。4.科技档案按照项目立项报告、技术方案、测试报告、验收文件等的顺序进行整理，分别装订成册。每个科技项目的档案应集中在一起，按照档案编号的顺序排列。5.业务档案按照储蓄业务档案、对公业务档案、信用卡业务档案等的顺序进行整理，分别装订成册。每种业务类型的档案应按照业务办理的时间顺序排列，每笔业务的档案应集中在一起，按照档案编号的顺序排列。6.声像档案按照照片、录音、录像的顺序进行整理，分别编号、编目。照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件等；录音、录像应注明录制时间、地点、内容等。7.实物档案对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等，并妥善保管。五、档案的保管（一）保管场所农行应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。2.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和利用。同时，应建立档案索引和目录，方便档案管理人员和利用者查询档案信息。3.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的安全和可用。4.对重要档案应实行专人专柜保管，严格限制查阅和借阅范围。同时，应加强对重要档案的保密管理，防止档案信息泄露。六、档案的利用（一）利用范围农行档案的利用范围包括本行内部各部门及员工在业务经营、管理决策、历史研究等方面的需要，以及外部单位依法依规查阅农行档案的需要。（二）利用方式1.查阅本行员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定为查阅者提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅本行员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应按照规定为借阅者提供档案借阅服务，并做好借阅登记工作。3.复制本行员工因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定为复制者提供档案复制服务，并做好复制登记工作。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期、份数等。（三）利用要求1.查阅、借阅、复制档案的人员应严格遵守档案管理规定，爱护档案材料不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.查阅、借阅档案的人员不得将档案带出档案库房，如需在档案库房外查阅，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。3.查阅、借阅档案的人员应在规定的时间内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。4.外部单位查阅农行档案的，应按照国家有关法律法规和农行相关规定办理查阅手续，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应经档案管理部门负责人批准。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织农行成立档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织开展档案鉴定工作，制定档案鉴定标准和程序，审核档案鉴定结果。（三）鉴定方法1.定期鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。鉴定时，应根据档案的保管期限、内容重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.专项鉴定对涉及重大事件、重要业务活动等形成的档案，应根据实际情况进行专项鉴定。专项鉴定时，应成立专门的鉴定小组，对档案进行深入分析和研究，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册档案管理部门根据鉴定结果编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、编号、年度、保管期限、数量等内容。销毁清册应经档案鉴定工作领导小组审核批准。2.