物业公司档案制度管理

PAGE物业公司档案制度管理一、总则（一）目的为加强物业公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、决策支持、客户服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业公司总部及下属各项目管理处、职能部门等所有涉及公司运营管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在运营过程中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作细则和流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全，对破损、褪色、变质等档案及时进行修复或复制。5.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。6.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记和统计工作。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。5.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议，配合档案管理部门做好档案管理工作的改进和完善。（三）档案形成人员职责1.各岗位工作人员在工作过程中应及时形成、收集和整理与工作相关的各类文件材料，确保档案的原始性和准确性。2.严格遵守档案管理规定，妥善保管好自己手中的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人使用。3.在工作结束后，应按照档案管理要求，将应归档的文件材料及时移交至本部门兼职档案员或档案管理部门。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度、工作计划、总结、报告，行政公文、函件、通知，人事档案、劳动合同、培训记录，印章管理、证照管理等方面的档案。2.财务管理类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务申报资料，资金管理、成本核算、费用报销等方面的档案。3.客户服务类：包括客户档案、业主信息、物业服务合同、服务协议，客户投诉处理记录、维修记录、回访记录，社区文化活动资料等。4.工程管理类：包括工程项目立项、规划、设计文件，工程招投标文件、合同，工程施工图纸、变更记录、验收报告，设备设施档案、维修保养记录等。5.安全管理类：包括安全管理制度、应急预案，安全检查记录、隐患排查治理记录，消防设施档案、监控记录，安全事故报告及处理文件等。6.品质管理类：包括品质管理体系文件、内部审核报告、管理评审记录，服务质量检查记录、考核评价文件等。7.其他类：不属于上述分类的其他档案，如公司荣誉证书、宣传资料、对外合作协议等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号年度类别流水号”的结构，确保档案编号的唯一性和系统性。2.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗，用于区分不同来源的档案。3.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。4.类别：根据档案分类，用大写字母表示相应的类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表财务管理类等。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为：[全宗号]2023A0001。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在日常运营管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括纸质文件、电子文件和实物档案等。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、合作项目文件及相关的往来信函、传真、电子邮件等。3.公司员工在工作中形成的重要业务文件、工作报告、调研材料、技术资料等。4.公司举办的各类会议、活动、培训等形成的文件、记录、照片、视频等资料。5.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门形成的档案资料进行收集、整理，确保档案资料的齐全、完整。2.对于重要文件、紧急文件和涉及公司核心业务的文件，应及时收集并移交档案管理部门。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，确保同一类别的档案集中在一起。2.排序：在每一类档案中，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排序，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。4.装订：对于纸质文件，应进行整齐装订，去除金属物，保持文件的平整和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备及温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用竖放方式，避免档案挤压变形。3.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并分别存储在不同的地点，防止数据丢失。4.实物档案应进行妥善保管，如荣誉证书、奖杯、奖牌等应存放在专门的展示柜或保险柜中，并做好登记和标识。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、股东会决议、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年至50年。如公司年度工作计划、总结、一般性合同协议、人事档案等。4.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年至15年。如一般性文件、临时性通知、短期培训记录等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息，以及档案的完整性、准确性和安全性。3.清查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如对破损档案进行修复、对丢失档案进行查找和补充等。4.清查结束后，应形成档案清查报告，上报公司领导，并将清查结果作为档案管理工作考核的重要依据。六、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司重要机密、商业秘密、客户隐私等档案的查阅，需经公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅手续时，应出示有效身份证件，并在《档案查阅登记表》上登记查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。2.档案管理部门工作人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定。3.查阅人员应在规定的查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员应认真核对档案的数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司重要机密、商业秘密、客户隐私等档案的借阅，需经公司分管领导批准后方可借阅。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员到档案管理部门办理借阅手续时，应出示有效身份证件，并在《档案借阅登记表》上登记借阅时间、借阅内容、借阅人、预计归还时间等信息。2.档案管理部门工作人员根据借阅人员的申请，提供相应的档案资料，并将档案资料装入专用档案袋，交借阅人员签收。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏。如因特殊原因需要委托他人代借代还档案，应提前向档案管理部门说明情况，并办理相关委托手续。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门工作人员应认真核对档案的数量和完整性，确认无误后办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员及相关业务专家。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值，确定其保管期限。2.对于已超过保管期限，且确无保存价值的档案，应予以鉴定销毁。3.对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，如果已失去保密价值，应按照规定进行解密和销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限和销毁范围，并形成鉴定意见。3.鉴定意见经公司领导审批后，作为档案销毁的依据。（四）销毁程序1.档案管理部门根据批准的销毁意见，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并指定专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底。3.对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并对销毁过程进行记录。4.销毁工作完成后，档案管理部门应在《档案销毁清单》上注明销毁方式、销毁日期等信息，并由监销人员和档案管理部门负责人签字确认。5.《档案销毁清单》应作为档案管理工作的重要资料进行长期保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.推进档案信息资源的共享和整合，为公司各部门提供便捷的档案信息服务，支持公司的决策和业务开展。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化存储要求。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为常见的图像格式，如JPEG、TIFF等。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的题名、日期、责任者、保管期限等信息录入档案信息管理系统，建立准确的索引数据库。4.挂接存储：将处理后的图像文件与录入的索引数据进行挂接，存储在档案信息管理系统中，实现档案的数字化存储。（三）系统功能1.档案录入：支持多种格式的档案数据录入，包括纸质档案数字化后的图像数据和电子文件数据，确保档案信息的准确录入。2.检索查询