单位档案安全管理制度

PAGE单位档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施防范各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则：强化安全意识，建立健全预防机制，提前发现和消除安全隐患，做到防患于未然。3.依法管理原则：严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规和行业标准，依法依规开展档案安全管理工作。4.全员参与原则：档案安全管理涉及单位全体员工，应充分调动各部门和员工的积极性，共同做好档案安全管理工作。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善单位档案安全管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门档案安全管理工作，定期开展档案安全检查和评估。3.负责档案库房的日常管理，确保库房设施设备安全运行，档案存储环境符合要求。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工档案安全意识和技能。5.负责档案数字化加工过程中的安全管理，确保数字化档案的质量和安全。6.制定档案安全应急预案，组织开展应急演练，及时处置档案安全事故。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整和安全。2.明确专人负责档案安全管理，落实档案安全保管措施，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.配合档案管理部门开展档案安全检查和评估工作，对发现的问题及时进行整改。4.按照档案管理部门的要求，做好档案的利用和归还工作，确保档案的合理使用和安全流转。（三）员工个人职责1.严格遵守单位档案安全管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。2.在工作中妥善保管好个人使用的档案，下班前应将档案整理存放好，防止档案丢失或被盗。3.未经批准，不得私自将档案带出单位或转借他人，不得在非工作场所查阅、使用档案。4.积极参加单位组织的档案安全培训和宣传教育活动，提高档案安全意识和自我保护能力。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时、准确地收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，严禁使用易褪色的书写材料。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家和行业标准，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保整理后的档案符合规范要求。3.在档案整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得随意裁剪、折叠、涂改档案。4.对重要档案和易损档案，应采取特殊的整理和保护措施，如采用卷盒、卷皮等进行装订，使用无酸纸进行包装等。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备、防虫防鼠药品等。3.库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%RH60%之间。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌滋生对档案造成损害。5.档案架（柜）应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。档案应分类存放，不得混放或超量存放。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用卷装或盒装方式进行存储，避免档案直接接触地面和墙壁。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的存储方式，如采用专门的档案库、保险柜等进行保管，并配备相应的安全防护措施。（三）档案保管期限与鉴定1.按照国家有关规定，确定各类档案的保管期限，并定期进行鉴定。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员共同进行。3.对已到保管期限的档案，应进行认真鉴定，确无保存价值的，按照规定进行销毁；仍有保存价值但需要调整保管期限的，应重新确定保管期限。4.档案鉴定和销毁工作应严格履行审批手续，确保档案销毁的合法性和严肃性。五、档案利用安全（一）利用流程1.单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和合理使用。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室，不得在档案上涂改、标记、污损。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印、摘录的档案应妥善保管，不得随意传播。5.档案查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案安全归还。（二）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅单位档案，应提前向单位提出书面申请，说明查阅或借阅的目的、内容、范围等，并提交单位介绍信或相关证明材料。2.申请经单位分管领导审批同意后，档案管理部门与外单位签订《档案查阅（借阅）保密协议》，明确双方的权利和义务。3.外单位查阅或借阅档案时，应安排专人陪同，并在指定的地点进行查阅或借阅，不得擅自扩大查阅或借阅范围。4.外单位如需复印、摘录档案内容，应按照规定进行登记，并经档案管理部门审核同意。复印、摘录的档案应注明出处，并加盖单位公章。5.外单位查阅或借阅档案的期限一般不得超过规定时间，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期满后，外单位应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案的归还情况，确保档案安全无损。（三）档案利用中的保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，确保档案信息不泄露。2.在档案利用过程中，严禁无关人员进入查阅现场，查阅人员不得在公共场所谈论档案内容。3.对档案利用过程中产生的废纸、复印件等，应及时进行清理和销毁，防止档案信息扩散。4.档案管理人员应加强对档案利用情况的跟踪和管理，发现问题及时报告并采取措施进行处理。六、档案数字化安全（一）数字化加工场所安全1.档案数字化加工场所应选择安全、稳定、通风良好的环境，远离嘈杂、潮湿、灰尘较大的区域。2.加工场所应配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备、防盗门窗等，确保加工场所的安全。3.加工场所应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对数字化设备和档案造成损害。（二）数字化设备与软件管理1.数字化加工设备应定期进行维护和保养，确保设备的正常运行。设备操作人员应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当导致设备损坏或数据丢失。2.数字化加工软件应选用正版软件，并定期进行更新和升级，确保软件的安全性和稳定性。3.对数字化设备和软件应进行严格的管理，建立设备和软件使用台账，记录设备和软件的使用情况、维护情况等。（三）数字化流程安全1.档案数字化加工应按照规定的流程进行，包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。2.在数字化加工过程中，应严格控制档案的流转和操作，确保档案的真实性、完整性和准确性。3.对数字化加工过程中产生的中间数据和最终数据，应进行严格的备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和可用性。4.数字化加工完成后，应对数字化档案进行质量检查，确保数字化档案的图像清晰、数据准确、格式规范。七、档案安全检查与评估（一）检查内容1.档案库房设施设备的运行情况，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等是否正常运行。2.档案存储环境的温湿度、清洁卫生等情况是否符合要求。3.档案整理、保管、利用等环节的安全管理制度执行情况，如档案收集是否齐全完整、整理是否规范、利用是否符合流程等。4.档案实体的安全状况，如档案是否有损坏、丢失、霉变等情况。5.档案数字化加工过程中的安全管理情况，如数字化设备和软件的使用、数据备份等是否符合要求。（二）检查方式1.定期检查：档案管理部门应定期组织开展档案安全检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期检查：根据实际情况，档案管理部门可随时组织开展不定期的档案安全检查，重点检查档案安全管理的薄弱环节和存在的问题。3.专项检查：针对档案安全管理中的突出问题或重要事项，档案管理部门可组织开展专项检查，如消防设施专项检查、档案数字化安全专项检查等。（三）检查记录与整改1.每次档案安全检查应做好详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达《档案安全检查整改通知书》，明确整改责任部门、整改期限和整改要求。3.整改责任部门应按照要求认真进行整改，并在规定的期限内将整改情况书面报告档案管理部门。档案管理部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（四）安全评估1.档案管理部门应定期对单位档案安全管理状况进行评估，评估周期一般为每年一次。2.安全评估应邀请专业人员或组织相关部门共同参与，采用科学合理的评估方法，对档案安全管理的各个环节进行全面评估。3.根据安全评估结果，总结经验教训，发现存在的问题和不足，及时调整和完善档案安全管理制度和措施，不断提高档案安全管理水平。八、档案安全应急管理（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应根据单位实际情况和档案安全管理特点，定期进行修订和完善，确保应急预案的科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.火灾事故处置：发生火灾时，应立即启动消防应急预案，组织人员疏散档案，使用消防器材进行灭火，并及时报警。2.盗窃事故处置：发现档案被盗后，应立即保护现场，及时报警，并向上级主管部门报告。同时，对被盗档案进行清点和登记，配合公安机关开展调查工作。3.自然灾害事故处置：如遇自然灾害，应及时采取防护措施，转移档案，确保档案安全。对受损档案，应及时进行抢救和修复。4.信息安全事故处置：如发生档案信息泄露等信息安全事故，应立即采取措施停止信息传播，查找原因，及时报告，并配合相关部