学校档案移交入库制度

PAGE学校档案移交入库制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案移交入库管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责档案的接收、整理、保管、利用等工作。2.完整性原则：各部门应将工作活动中形成的各类档案材料完整地移交档案管理部门，不得遗漏。3.准确性原则：移交的档案材料应真实、准确、完整，符合档案管理的要求。4.规范性原则：档案的整理、编目、装订等应符合国家和行业的相关标准和规范。二、档案移交的组织与职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案移交入库制度，并组织实施。2.负责接收各部门移交的档案，对移交档案进行审核、整理、编目等工作。3.建立档案库房，配备必要的保管设施和设备，确保档案的安全保管。4.开展档案的查阅、利用工作，为学校各项工作提供服务。5.对档案移交工作进行监督和检查，对违反制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷工作，确保档案材料的完整、准确。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案管理部门，并办理移交手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案移交的范围与内容（一）文书档案1.学校在行政管理、教学管理、科研管理、学生管理等工作中形成的各类文件材料，包括上级文件、学校文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。2.学校与上级主管部门、其他单位及个人的往来信函、电报、传真、电子邮件等。（二）教学档案1.教学计划、教学大纲、课程标准、教案、讲义、课件等教学文件。2.学生学籍档案，包括学生入学登记表、成绩单、学籍变更记录、毕业登记表等。3.教学实践档案，包括实习计划、实习报告、毕业设计（论文）等。4.教学评估档案，包括教学检查记录、教学质量评估报告等。（三）科研档案1.科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目合同、任务书等。2.科研项目研究过程中形成的实验数据、研究报告、论文、著作等成果材料。3.科研项目结题验收材料，包括结题报告、验收证书等。（四）基本建设档案1.学校基本建设项目的立项审批文件、设计文件、施工图纸、招投标文件等。2.工程建设过程中的变更文件、施工记录、质量检验报告、竣工验收文件等。（五）设备档案1.学校购置的各类教学设备、科研设备、办公设备等的购置合同、发票、验收报告等。2.设备的使用说明书、操作规程、维修记录等技术文件。（六）财会档案1.学校财务预算、决算报表，财务收支凭证，会计账簿等。2.财务审计报告、税务申报材料等。（七）声像档案1.学校在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。2.声像资料的文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、内容等。（八）电子档案1.学校各部门在工作中形成的电子文件，包括文档、表格、图形、图像、音频、视频等。2.电子文件的元数据，包括文件的题名、作者、日期、格式等信息。四、档案移交的时间与期限（一）定期移交1.文书档案应在次年上半年移交档案管理部门。2.教学档案、科研档案、设备档案等应在项目结束或年度终了后三个月内移交。3.基本建设档案应在工程竣工验收后三个月内移交。4.财会档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门。（二）不定期移交1.因工作需要，各部门可随时将已整理好的档案移交档案管理部门。2.对一些重大活动、突发事件等形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时移交。五、档案移交的程序与要求（一）档案整理1.各部门应按照档案管理的有关规定，对本部门形成的档案材料进行分类、组卷、编目等整理工作。2.整理后的档案应符合以下要求：归档文件应齐全完整，字迹清楚，签字盖章手续完备。归档文件应按照文件形成的时间顺序排列，同一事由的文件应集中排列。归档文件应编制页码，填写卷内文件目录和备考表。归档文件应装订整齐，采用三孔一线的方法装订，装订应牢固、整齐、美观。（二）档案移交1.各部门整理好档案后，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、起止日期等信息。2.各部门将《档案移交清单》一式两份，一份留存本部门，一份随档案一并移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，应及时通知移交部门进行整改。4.审核无误后，档案管理部门与移交部门办理档案交接手续，双方在《档案移交清单》上签字盖章。（三）档案入库1.档案管理部门将接收的档案按照类别、年度、保管期限等进行上架排列，存入档案库房。2.档案入库时，应做好档案的登记工作，建立档案目录数据库，便于档案的查询和利用。六、档案移交的监督与检查（一）监督检查内容1.各部门档案移交工作的组织实施情况。2.档案移交的范围、内容、时间、程序等是否符合制度规定。3.档案整理的质量是否符合要求。4.档案管理部门对移交档案的审核、接收、入库等工作是否规范。（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门每年对各部门档案移交工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门档案移交情况进行抽查。3.专项检查：对一些重要档案或涉及重大事项的档案移交工作进行专项检查。（三）问题处理1.对在档案移交工作中存在问题的部门，档案管理部门应下达整改通知书，要求其限期整改。2.对违反档案移交制度的行为，学校将视情节轻重，给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；对造成档案损失的，将依法追究相关人员的责任。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围学校档案主要供本校教职工查阅利用，因工作需要，校外单位或个人查阅学校档案的，须经学校档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续。（二）查阅手续1.本校教职工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.校外单位或个人查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（三）查阅要求1.查阅档案时，查阅人员应遵守档案库房的管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复印手续。（四）利