文体中心档案管理制度

PAGE文体中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强文体中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文体中心各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指文体中心在各项活动中直接形成的对国家、社会和本单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、分类科学、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责文体中心档案的集中管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案的保管状况进行定期检查，确保档案的安全。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用效果跟踪反馈。5.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。6.参与档案的鉴定、销毁等工作。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常联络和协调。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与文体中心工作相关的文件、指示、通知等。2.文体中心制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等文件材料。3.各类文体活动的策划方案、组织实施记录、活动成果等材料。4.场馆建设、设施设备维护、物资采购等方面的文件和资料。5.人事档案、财务档案、审计档案等专项档案。6.对外交流合作、宣传报道等活动中形成的文件和资料。7.其他具有保存价值的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门工作中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的文件材料，应进行备份或复制，确保档案的安全性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.文书档案按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类整理。2.科技档案按照项目—专业—阶段进行分类整理。3.会计档案按照会计年度—类别进行分类整理。4.声像档案按照载体形式—时间—内容进行分类整理。5.实物档案按照类别—时间—来源进行分类整理。（五）编目与装订1.对整理好的档案进行编目，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。2.按照档案装订要求，对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.文书档案分为党群工作、行政管理、业务工作等类别。2.科技档案分为场馆建设、设施设备、信息技术等类别。3.会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别。4.声像档案分为照片、录音、录像等类别。5.实物档案分为奖杯、奖牌、证书等类别。（二）编号规则1.文书档案编号采用“年度—机构（问题）—保管期限—流水号”的格式。2.科技档案编号采用“项目编号—专业编号—阶段编号—流水号”的格式。3.会计档案编号采用“会计年度—类别编号—流水号”的格式。4.声像档案编号采用“载体形式编号—时间编号—内容编号—流水号”的格式。5.实物档案编号采用“类别编号—时间编号—流水号”的格式。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（二）保管要求1.对不同载体的档案，应采取相应的保管措施，确保档案的安全。2.定期对档案进行清查核对，做到账实相符。3.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.对电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地保管。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁应填写销毁清册，经主管领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。六、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.档案查阅应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和正常利用。2.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等。（二）查阅程序1.申请人将查阅申请表提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。（三）借阅原则1.档案借阅应严格控制，确因工作需要借阅的，应办理借阅手续。2.借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等。（四）借阅程序1.申请人将借阅申请表提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并办理借阅登记手续。3.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理编目、保管利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，确保统计数据的真实、准确、完整。（二）移交工作1.文体中心内部机构调整或人员变动时，应及时办理档案移交手续。2.档案移交应填写档案移交清单，双方签字确认。3.对移交的档案，应进行认真核对，确保档案的完整和准确。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立文体中心档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化服务。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅、利用和共享。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.电子档案应进行分类存储，建立相应的索引和目录，便于检索和查询。（三）信息系统管理1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能。2.加强对信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。（四）数