档案管理制度进行完善

PAGE档案管理制度进行完善一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.便捷利用原则：建立高效的档案检索和利用机制，方便员工查询和使用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。5.开展档案利用服务，为公司/组织各项工作提供档案支持。6.对各部门档案管理工作进行指导和监督检查。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，定期向档案管理部门移交档案。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.严格遵守档案管理规定，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.积极开展档案利用服务，为公司/组织提供优质的档案信息支持。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案账实相符。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关、外部单位发来的与公司/组织有关的文件、函件等。3.公司/组织与其他单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等。5.公司/组织的科研成果、技术资料、产品资料等。6.公司/组织的人事档案、财务档案、设备档案等。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档管理规范，确保整理质量。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立科技档案案卷目录。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立人事档案个人信息表和档案目录。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，建立会计档案案卷目录。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.人事档案应在员工离职后一个月内完成归档或转递工作。4.财务档案应按照会计档案管理办法规定的时间进行归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.将审核后的档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行再次审核和整理。3.档案管理部门按照规定的分类方法和编号规则对档案进行编号、编目，建立档案检索工具。4.将归档后的档案装入档案盒或档案柜，进行妥善保管。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案账实相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.严格遵守国家有关档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定和销毁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度为依据。2.从公司/组织的实际需要出发，全面分析档案的现实价值和历史价值。3.坚持全面的、历史地、发展地观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析比较法：与同类档案进行比较，分析其保存价值。3.效益评估法：评估档案对公司/组织各项工作的效益，确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行鉴定，提出销毁意见。2.将销毁意见报公司/组织主管领导审批。3.经批准后，档案管理部门负责组织实施销毁工作。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.为公司/组织内部各项工作提供档案信息支持。2.为公司/组织对外宣传、交流、合作等提供档案资料。3.为员工个人查阅与工作相关的档案。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案管理部门查阅档案。2.借阅：因工作需要，可办理档案借阅手续。3.复制：根据需要，可对档案进行复制。（三）借阅程序1.填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅期限等。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字。3.将申请表交档案管理部门负责人审批。4.经批准后，到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。6.借阅期限届满，应及时归还档案。如需延期，应办理续借手续。（四）利用监督1.档案管理部门应对档案利用情况进行登记和统计。2.定期对档案利用效果进行评估和分析，不断改进档案利用服务。3.对违反档案利用规定的行为，应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设：建立档案管理部门内部局域网，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格遵守国家