人事专干档案管理制度

PAGE人事专干档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司人事专干档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体人事专干的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映人事专干的工作经历、业绩、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集、整理人事专干的各类档案材料，确保档案资料的齐全。3.保密性原则：严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和方法进行档案管理，保证档案管理工作的规范化、标准化。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位证书1.最高学历毕业证书、学位证书原件及复印件。2.学历认证报告。（三）工作经历证明1.劳动合同、离职证明等相关材料。2.工作业绩报告、项目经验总结等。（四）培训经历1.参加各类培训的证书、结业证明等。2.培训课程内容及效果评估。（五）职业资格证书1.人力资源相关职业资格证书原件及复印件。2.其他专业技能资格证书。（六）奖惩记录1.公司内部及外部获得的奖励证书、荣誉称号等。2.违规违纪处理决定及相关材料。（七）薪资福利记录1.工资条、奖金发放记录等。2.社保、公积金缴纳记录。（八）其他重要材料1.个人述职报告、工作总结。2.参加行业会议、研讨会的相关资料。三、档案收集与整理（一）收集要求1.人事专干应及时将个人档案材料提交至档案管理部门。2.档案管理部门定期对档案材料进行收集，确保材料的及时性。（二）整理规范1.按照档案内容分类，依次排列。2.对每份材料进行编号、编目，建立索引。3.剔除重复、无效的材料。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核。2.将审核通过的档案按照类别、时间顺序进行归档。3.建立档案目录清单，注明档案编号、名称、存放位置等信息。（二）保管方式1.采用电子档案与纸质档案相结合的方式。2.纸质档案存放在专用档案柜中，按照类别分区存放。3.电子档案存储在公司指定的服务器上，设置权限管理，确保数据安全。（三）保管期限1.长期保存重要档案，如学历学位证书、职业资格证书等。2.一般档案根据实际情况确定保管期限，期满后经审批可进行销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅人事专干档案的，需填写查阅申请表，经部门负责人审批后，方可查阅。2.涉及档案机密信息的查阅，需经公司高层领导审批。（二）查阅流程1.查阅人员到档案管理部门登记，说明查阅目的和范围。2.档案管理人员根据审批意见提供相应档案，并在现场监督查阅。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，需填写借阅申请表，经公司领导审批。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损。六、档案更新与维护（一）定期更新1.人事专干应每年对个人档案进行自查，如有信息变更，及时提交更新材料。2.档案管理部门定期对档案进行清查，核实档案信息的准确性和完整性。（二）动态维护1.根据人事专干的工作变动、奖惩情况等，及时调整档案内容。2.对档案中的过期材料进行清理，补充新的重要材料。七、档案安全与保密（一）安全措施1.档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.定期对档案进行检查，确保档案的安全。（二）保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值。2.档案内容涉及的事项已处理完毕，且无其他用途。（二）销毁流程1.档案管理部门提出销毁申请，填写销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息。2.经公司领导审批后，由专人负责销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。九、监督与检查（一）内部监督1.公司人力资源部门定期对人事专干档案管理工作进行检查，确保制度的执行。2.设立举报渠道，接受员工对档案管理违规行为的举报。（二）外部审计1.定期接受外部审计机构对公司档