行贿受贿档案查询制度

PAGE行贿受贿档案查询制度一、总则（一）目的为加强公司/组织廉政建设，规范市场交易行为，防范商业贿赂风险，维护公司/组织的合法权益和良好形象，特制定本行贿受贿档案查询制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其下属各部门、分支机构，以及与公司/组织有业务往来的供应商、承包商、代理商、合作伙伴等相关方。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保档案查询工作依法依规进行。2.客观公正原则：查询过程应客观、公正，如实记录和反映查询结果，不得隐瞒或歪曲事实。3.保密原则：对查询过程中涉及的商业秘密、个人隐私等信息予以严格保密，防止信息泄露。4.风险防控原则：通过行贿受贿档案查询，有效识别和防控潜在的商业贿赂风险，保障公司/组织的正常运营。二、档案查询主体与职责（一）公司/组织内部查询主体1.法务部门负责制定和完善行贿受贿档案查询制度及流程。指导和监督各部门的档案查询工作。对查询结果进行法律分析，并提供法律意见和建议。2.采购部门在采购项目招标、评标、合同签订等环节，负责对供应商进行行贿受贿档案查询。根据查询结果，评估供应商的廉洁风险，作为采购决策的重要参考依据。3.项目管理部门在项目发包、工程建设、项目验收等过程中，负责对承包商、合作伙伴等进行行贿受贿档案查询。将查询结果纳入项目风险管理体系，确保项目顺利实施。4.人力资源部门在员工招聘、晋升、绩效考核等环节，对候选人或员工进行行贿受贿档案查询。对存在行贿受贿记录的人员，按照公司/组织相关规定进行处理。（二）职责分工1.各查询主体应明确专人负责行贿受贿档案查询工作，确保查询工作的准确性和及时性。2.法务部门负责定期对各部门的查询工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。3.涉及多个部门的查询项目，由牵头部门负责组织协调，其他部门配合提供相关信息和资料。三、档案查询范围与内容（一）查询范围1.国内各级人民法院裁判文书网、中国裁判文书网等公开渠道发布的涉及行贿受贿的刑事判决书。2.各级检察机关发布的行贿受贿案件信息。3.其他权威机构发布的与行贿受贿相关的信息。（二）查询内容1.被查询对象的基本信息，包括姓名、身份证号码、组织机构代码等。2.行贿受贿案件的具体情况，如案件发生时间、地点、行贿受贿金额、行贿受贿方式、处罚结果等。四、档案查询流程（一）查询申请1.各部门在开展业务活动过程中需要进行行贿受贿档案查询的，应填写《行贿受贿档案查询申请表》，详细说明查询对象、查询原因、查询范围等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至法务部门。（二）查询实施1.法务部门收到查询申请后，安排专人按照规定的查询范围和内容进行查询。2.查询人员应通过指定的查询渠道，准确检索被查询对象的相关信息，并记录查询结果。3.在查询过程中，如发现被查询对象存在行贿受贿记录，应详细记录案件的具体情况，并打印相关判决书或其他证明材料。（三）查询结果反馈1.法务部门完成查询后，应及时将查询结果反馈给申请部门。2.查询结果应以书面报告的形式呈现，包括查询对象、查询范围、查询结果（如有行贿受贿记录，应详细说明案件情况）等内容，并加盖法务部门公章。3.申请部门收到查询结果后，应根据查询结果进行相应的处理。如查询结果显示被查询对象存在行贿受贿记录，应评估其对业务活动的影响，并采取相应的风险防控措施。（四）异议处理1.被查询对象如对查询结果有异议，可在收到查询结果之日起[X]个工作日内，向法务部门提出书面异议申请，并提供相关证明材料。2.法务部门收到异议申请后，应进行核实和调查。如经核实，查询结果确有错误，应及时更正查询结果，并将更正后的结果反馈给申请部门和被查询对象；如经核实，查询结果无误，应向被查询对象说明情况，并做好解释工作。五、档案使用与管理（一）档案使用1.各部门应严格按照本制度规定的查询范围和流程使用行贿受贿档案查询结果，不得擅自扩大查询范围或篡改查询结果。2.查询结果仅供公司/组织内部在业务决策、风险管理等方面使用，不得对外泄露。如需对外提供查询结果，应事先征得法务部门同意，并按照相关法律法规的规定办理审批手续。3.在采购、项目管理等业务活动中，应将行贿受贿档案查询结果作为重要的参考依据。对于存在行贿受贿记录的供应商、承包商、合作伙伴等，应根据公司/组织相关规定，采取限制合作、终止合作等措施。（二）档案管理1.法务部门应建立行贿受贿档案查询台账，对每次查询的申请部门、查询对象、查询时间、查询结果等信息进行详细记录，确保档案查询工作可追溯。2.行贿受贿档案查询记录应妥善保管，保存期限不少于[X]年。保存期满后，应按照公司/组织档案管理规定进行销毁。3.加强对档案查询工作的信息化管理，利用信息技术手段提高查询效率和准确性，同时确保档案信息的安全存储和使用。六、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部审计部门应定期对行贿受贿档案查询制度的执行情况进行审计监督，检查各部门是否按照规定的流程进行查询，查询结果是否真实、准确、完整，档案使用和管理是否规范等。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司/组织内部员工和外部相关方对行贿受贿行为及档案查询工作违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并按照公司/组织相关规定进行处理。（二）考核办法1.将行贿受贿档案查询制度的执行情况纳入各部门绩效考核体系，对严格执行制度、有效防控商业贿赂风险的部门给予奖励；对未按照规定进行查询或违规使用查询结果的部门，视情节轻重给予相应的处罚。2.对在行贿受贿档案查询工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励；对因工作失误或违规操作导致不良后果的个人，依法依规追究其责任。七、培训与宣传（一）培训计划1.法务部门应定期组织开展行贿受贿档案查询制度培训，提高各部门人员对制度的理解和执行能力。2.培训内容包括制度解读、查询流程、档案使用与管理、风险防控等方面，并结合实际案例进行分析讲解，确保培训效果。3.根据不同岗位的需求，制定有针对性的培训方案，确保培训内容与工作实际紧密结合。（二）宣传推广1.通过公司/组织内部网站、宣传栏、内部刊物等渠道，宣传行贿受贿档案查询制度的重要意义和具体内容，提高员工对制度的认知度和重视程度。2.在与供应商、承包商、合作伙伴等相关方签订业务合作协议时，向其宣传本制度