乡政府档案馆制度规范

PAGE乡政府档案馆制度规范一、总则（一）目的为加强乡政府档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在行政管理、决策支持、历史研究等方面的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于乡政府各部门及所属单位在工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡政府档案馆对全乡档案实行集中统一管理，各部门及所属单位应按照规定及时将档案移交档案馆，不得擅自留存或销毁。2.真实完整原则：档案的形成应真实反映工作实际情况，确保档案内容完整、准确，不得伪造、篡改档案信息。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为利用者提供便捷的服务，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责（一）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善乡政府档案管理制度。2.负责全乡档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门及所属单位的档案业务工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和维护档案信息数据库。5.做好档案安全管理工作，配备必要的档案保管设施设备，确保档案实体和信息安全。6.参与重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门及所属单位职责1.建立健全本部门及所属单位的档案管理制度，明确档案管理责任人。2.负责本部门及所属单位各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。3.按照规定的时间和要求，将应归档的档案移交乡政府档案馆，并办理交接手续。4.配合档案馆做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，提供档案利用所需的相关信息。5.加强对本部门及所属单位工作人员的档案管理教育，提高档案意识，确保档案工作规范开展。三、档案收集（一）收集范围1.乡政府及各部门在履行职能活动中形成的具有保存价值的文件、材料、记录、图表、数据、声像等各种形式的资料。2.所属单位上报的各类文件、报表、总结、统计资料等。3.与外单位签订的合同、协议、纪要等文件。4.重要会议、活动形成的文件、材料、照片、录像等。5.人事任免、考核、奖惩等人事档案材料。6.财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。7.基本建设项目、重大科研项目等形成的项目档案。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门及所属单位的各类档案。2.收集的档案应保持文件材料的完整性，不得随意抽取、涂改或丢失。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子档案的真实性和可读性。4.对于重要活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集整理。（三）收集程序1.各部门及所属单位的档案收集责任人定期对本部门及所属单位的文件材料进行清理，将应归档的档案进行分类整理。2.整理后的档案按照规定的格式和要求进行装订、编目，编制档案目录清单。3.在规定的时间内，将整理好的档案移交乡政府档案馆，并填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（二）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”装盒的方式进行整理，对每份文件进行编号、编目，填写盒内备考表等。2.业务档案整理：根据业务类型和特点，制定相应的分类方案，按照业务流程和时间顺序进行排列，对每份档案进行编号、编目，建立业务档案索引。3.人事档案整理：按照干部人事档案管理的有关规定，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等，建立人事档案信息库。4.财务档案整理：按照会计档案管理的要求，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，编制会计档案目录，按照规定期限进行保管。5.声像档案整理：对照片、录像等声像资料进行分类、编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，建立声像档案数据库。6.电子档案整理：按照电子文件管理的相关标准，对电子文件进行分类、命名、存储，建立电子档案元数据，确保电子档案的规范性和可读性。（三）整理要求1.整理档案应做到分类准确、排列有序、编目规范、装订整齐。2.档案整理过程中应做好记录，确保档案整理工作的可追溯性。3.对于破损、褪色的档案应进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。五、档案保管（一）保管场所1.乡政府档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案上架1.档案整理完成后，应及时上架存放，按照分类方案和编号顺序排列档案，便于查找和利用。2.档案上架应遵循从左到右、从上到下的原则，确保档案排列有序。3.对不同保管期限、不同类型的档案应分别存放，并有明显的标识。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：反映乡政府主要职能活动和历史面貌的，对本乡工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：在较长时间内对本乡工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：在较短时间内对本乡工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。5.各部门及所属单位应按照规定的保管期限对档案进行鉴定和划分，确保档案保管期限的准确性。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房管理人员的安全教育和培训，提高安全意识。2.档案库房应安装防盗报警装置、消防设施等，定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。查阅档案应在指定地点进行，不得将档案带出库房。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。5.做好档案的备份工作，对重要档案应采用多种存储介质进行备份，并分别存放于不同地点，确保档案数据的安全。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成，负责对全乡档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值，对于仍有价值的档案应继续保存，对于确无保存价值的档案进行销毁。3.鉴定档案价值时，应考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，综合判断其价值大小。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理人员对需鉴定的档案进行初步审核，提出鉴定意见。3.鉴定工作小组召开会议，对档案管理人员提出的鉴定意见进行讨论，形成鉴定结论。4.对鉴定为无保存价值的档案，编制档案销毁清单，报乡政府领导审批。5.经批准后，按照规定的程序对销毁档案进行销毁，并做好销毁记录。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、移交、利用等工作情况。3.档案库房的温湿度、设备运行等情况。4.档案鉴定、销毁等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件系统，对档案信息进行实时统计和分析，生成各类统计报表。3.定期开展档案统计分析工作，为档案管理决策提供数据支持。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.统计报表应按照规定的格式和要求填写，报送及时，不得延误。3.对统计数据进行定期审核和分析，发现问题及时整改。八、档案利用（一）利用范围1.乡政府各部门及所属单位在工作中需要查阅档案的。2.公民、法人和其他组织因工作、学习、研究等需要查阅档案的。3.涉及国家利益、公共安全等特殊情况需要查阅档案的。（二）利用方式1.查阅：利用者可到乡政府档案馆查阅档案，档案馆工作人员应提供必要的帮助和指导，按照规定办理查阅手续。2.借阅：对于确需借出档案的，应严格履行借阅手续，明确借阅期限、归还时间等，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制：利用者如需复制档案，档案馆应根据档案的保密规定和利用需求，提供复制服务，并收取相应的费用。（三）利用程序1.查阅程序：利用者填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案馆。档案馆工作人员审核申请表，符合条件的予以登记，安排查阅地点，提供档案查阅服务。2.借阅程序：利用者填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案馆负责人签字同意后，办理借阅手续，领取档案。借阅者应在规定期限内归还档案，如遇特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。3.复制程序：利用者填写复制申请表，注明复制内容、用途等，经档案馆负责人审核同意后，按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案馆印章，注明复制日期等信息。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.档案利用应遵守国家有关法律法规和档案管理制度，不得损害国家利益和他人合法权益。3.利用者在查阅、借阅和复制档案过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。九、电子档案管理（一）电子档案收集与整理1.各部门及所属单位应按照电子文件管理的要求，及时收集本部门及所属单位形成的电子文件，并进行分类整理。2.电子文件的收集应确保其真实性、完整性和可读性，同时收集相关的元数据和背景信息。3.电子档案的整理应按照电子文件管理的标准和规范，进行分类、命名、存储，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行检查和维护。2.对重要的电子档案应进行备份，备份存储介质应分别存放于不同地点，确保数据安全。3.电子档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，温度和湿度应符