中学档案管理制度范本

PAGE中学档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强中学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及教育行业档案管理标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校办公室负责统筹管理全校档案，各部门设兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实性原则：确保档案内容真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案整理和存储方式，提高档案检索效率，方便学校各部门及教职员工查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）学校档案管理领导小组成立以校长为组长，各副校长为副组长，各部门负责人为成员的学校档案管理领导小组。负责统筹规划学校档案管理工作，审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）学校办公室作为学校档案管理的职能部门，具体负责以下工作：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校档案工作的组织协调和业务指导，定期对各部门档案工作进行检查、监督和考核。3.集中统一管理学校各类档案，接收、整理、保管、统计和利用学校档案，建立健全档案检索体系。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。6.参与学校重大活动和重要工作的文件材料收集、整理和归档工作。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理、保管和移交工作。其主要职责包括：1.宣传和贯彻执行学校档案管理规章制度，指导本部门教职工做好文件材料的收集、整理和归档工作。2.按照档案管理要求，定期收集本部门在工作中形成的各类文件材料，进行初步整理和分类。3.妥善保管本部门档案，确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏和泄密。4.定期将整理好的档案移交学校办公室集中保管，并办理交接手续。5.协助学校办公室做好档案利用工作，根据本部门工作需要，提供相关档案资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为以下十大类：1.党群工作类：主要包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：涵盖学校行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全保卫等方面的档案。3.教学管理类：涉及教学计划、教学大纲、课程安排、教学改革、教学质量监控、学生学籍管理等教学业务活动的文件材料。4.学生管理类：包括学生招生、入学、注册、奖惩、毕业等学籍管理以及学生思想政治教育、日常管理、心理健康教育等方面的档案。5.教师业务类：包含教师个人业务档案、教学成果、科研项目、培训进修、师德师风等方面的文件材料。6.教育科研类：主要有教育科研课题申报、研究过程、成果鉴定、推广应用等方面的档案。7.体育卫生类：涉及学校体育教学、体育竞赛、卫生保健、学生体质健康监测等方面的文件材料。8.校产管理类：包括学校固定资产、办公用品、教学设备、房产等资产的购置、使用、维护、处置等方面的档案。9.声像档案类：以照片、录音、录像等声像形式记录学校重大活动、重要事件、校园风貌等方面的档案。10.实物档案类：保存学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等具有保存价值的实物档案。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每一类档案进行统一编号。编号采用“大类代码小类代码流水号”的结构，具体如下：1.党群工作类（DQ）党组织建设（DQ01）：编号为DQ01001流水号党员管理（DQ02）：编号为DQ02001流水号思想政治工作（DQ03）：编号为DQ03001流水号工会工作（DQ04）：编号为DQ04001流水号共青团工作（DQ05）：编号为DQ05001流水号2.行政管理类（XZ）行政事务管理（XZ01）：编号为XZ01001流水号人事管理（XZ02）：编号为XZ02001流水号财务管理（XZ03）：编号为XZ03001流水号后勤管理（XZ04）：编号为XZ04001流水号安全保卫（XZ05）：编号为XZ05001流水号3.教学管理类（JX）教学计划（JX01）：编号为JX01001流水号教学大纲（JX02）：编号为JX02001流水号课程安排（JX03）：编号为JX03001流水号教学改革（JX04）：编号为JX04001流水号教学质量监控（JX05）：编号为JX05001流水号学生学籍管理（JX06）：编号为JX06001流水号4.学生管理类（XS）学籍管理（XS01）：编号为XS01001流水号思想政治教育（XS02）：编号为XS02001流水号日常管理（XS03）：编号为XS03001流水号心理健康教育（XS04）：编号为XS04001流水号5.教师业务类（JS）个人业务档案（JS01）：编号为JS01001流水号教学成果（JS02）：编号为JS02001流水号科研项目（JS03）：编号为JS03001流水号培训进修（JS04）：编号为JS04001流水号师德师风（JS05）：编号为JS05001流水号6.教育科研类（KY）课题申报（KY01）：编号为KY01001流水号研究过程（KY02）：编号为KY02001流水号成果鉴定（KY03）：编号为KY03001流水号推广应用（KY04）：编号为KY04001流水号7.体育卫生类（TY）体育教学（TY01）：编号为TY01001流水号体育竞赛（TY02）：编号为TY02001流水号卫生保健（TY03）：编号为TY03001流水号学生体质健康监测（TY04）：编号为TY04001流水号8.校产管理类（CC）固定资产管理（CC01）：编号为CC01001流水号办公用品管理（CC02）：编号为CC02001流水号教学设备管理（CC03）：编号为CC03001流水号房产管理（CC04）：编号为CC04001流水号9.声像档案类（SX）照片档案（SX01）：编号为SX01001流水号录音档案（SX02）：编号为SX02001流水号录像档案（SX03）：编号为SX03001流水号10.实物档案类（SW）荣誉证书（SW01）：编号为SW01001流水号奖杯奖牌（SW02）：编号为SW02001流水号锦旗（SW03）：编号为SW03001流水号四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.学校各部门在承办会议、举办活动、开展项目等工作结束后，应在规定时间内将相关文件材料移交本部门兼职档案员。3.学校教职工在工作中形成的个人业务档案材料，如教学教案、科研论文、获奖证书等，应定期整理后移交学校办公室。4.对于学校接收的外部文件、资料、信函等，由学校办公室统一登记后，根据内容分类分发给相关部门，并督促及时归档。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史连贯性。2.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行科学分类，确保同一类档案集中整理。3.对每份文件材料进行编号、编目、装订等处理，使其符合档案管理规范。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的文件材料分为十大类，并在每大类下进一步细分小类。2.编号：为每份文件材料编制唯一的编号，编号应与档案分类编号相对应，便于查找和管理。3.编目：填写文件材料的目录，包括文件编号、题名、日期、责任者、文号、页数等信息，以便快速检索。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和装订，确保档案的整齐美观。五、档案的保管与保护（一）保管场所学校设立专门的档案库房，用于存放各类档案，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房的安全和适宜的保管环境。（二）保管要求1.档案入库时，应按照档案分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房清洁卫生，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。（三）保护措施1.建立档案借阅登记制度，严格限制档案的借阅范围和借阅期限，防止档案丢失、损坏和泄密。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等。3.加强对档案库房的安全管理，安装监控设备、门禁系统等，确保档案库房的安全。4.定期对档案管理人员进行安全教育培训，提高档案管理人员的安全意识和应急处理能力。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循方便利用、服务学校工作的原则，积极为学校各部门及教职员工提供档案查阅服务。2.严格遵守档案保密规定，确保档案信息不被泄露。3.档案利用应注重效益，提高档案的利用率，充分发挥档案在学校各项工作中的作用。（二）利用方式1.查阅：学校各部门及教职员工因工作需要查阅档案时，可到学校办公室档案查阅室进行查阅。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报学校办公室审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经学校办公室负责人批准，复制件应加盖“档案复制专用章”。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值与学校实际需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查档案内容、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由学校办公室、相关业务部门负责人及档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，对档案进行逐卷审查，确定档案的保存价值。2.对于保存价值较低的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值但已不完整或重复的档案，可进行部分剔除或合并。3.档案鉴定小组应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和鉴定结果，并报学校档案管理领导小组审批。（四）销毁程序1.经学校档案管理领导小组批准后，对拟销毁的档案编制销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁清单应长期保存，作为档案销毁工作的凭证。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化加工1.对学校重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求。2.对数字化档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，确保数字化档案的质量和准确性。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工