人员档案归类制度汇编

PAGE人员档案归类制度汇编一、总则（一）目的为了加强公司人员档案的管理，确保人员档案的完整性、准确性和安全性，便于公司对人员信息进行有效管理和利用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集员工的各类信息，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护员工档案信息的安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、归类和管理。二、人员档案的分类（一）个人基本信息类1.员工登记表：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等基本信息。2.身份证复印件：提供员工有效的身份证件复印件。3.学历证书复印件：涵盖员工从小学到最高学历的毕业证书复印件。4.学位证书复印件：如有学位，提供相应的学位证书复印件。5.职业资格证书复印件：员工取得的各类职业资格证书复印件。（二）入职离职类1.入职登记表：记录员工入职时间、入职岗位、试用期等信息。2.劳动合同：与员工签订的正式劳动合同文本。3.离职申请表：员工提出离职申请时填写的表格。4.离职审批表：经过各级审批的离职审批文件。5.离职交接清单：记录员工离职时工作交接的详细情况。（三）薪酬福利类1.薪资调整记录：包括每次薪资调整的时间、原因、调整幅度等。2.奖金发放记录：详细记录员工获得的各类奖金情况。3.福利申请及发放记录：如社保、公积金、年假、病假等福利的申请和发放记录。（四）培训发展类1.培训申请表：员工参加培训课程的申请表格。2.培训记录：包括培训课程名称、培训时间、培训地点、培训讲师等信息。3.培训证书复印件：员工完成培训后获得的证书复印件。4.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划文档。（五）绩效考核类1.绩效考核表：定期对员工进行绩效考核的表格，包括考核指标、考核结果等。2.绩效面谈记录：记录与员工进行绩效面谈的内容和结果。3.绩效改进计划：针对绩效不佳员工制定的改进计划。（六）奖惩记录类1.奖励申请表：员工申请奖励时填写的表格。2.奖励审批表：经过审批的奖励文件。3.奖励证书复印件：获得奖励的证书复印件。4.处罚通知单：对员工进行处罚的通知文件。（七）岗位变动类1.岗位调动申请表：员工申请岗位调动时填写的表格。2.岗位调动审批表：经过各级审批的岗位调动文件。3.岗位变动交接清单：记录岗位变动时工作交接的详细情况。（八）其他类1.健康体检报告：员工定期进行健康体检的报告。2.员工异动情况说明：记录员工在公司内部的特殊异动情况，如借调、挂职等。3.其他重要文件：员工提交的其他对公司有重要意义的文件。三、人员档案的收集与整理（一）收集渠道1.人力资源部门：负责收集员工入职时提交的各类资料，以及在日常工作中产生的与员工相关的文件。2.各部门：协助人力资源部门收集本部门员工的相关资料，并及时提交给人力资源部门。3.员工本人：员工应按照要求定期提交个人相关资料的更新信息。（二）整理要求1.分类清晰：按照上述人员档案分类标准，将收集到的资料进行准确分类。2.编号规范：为每份档案资料编制唯一的编号，并在档案袋或文件夹上标注清楚。3.资料齐全：确保每份档案资料的完整性，如有缺失应及时补充。4.装订整齐：对纸张较多的资料进行装订，保持整齐美观。四、人员档案的归档与保管（一）归档流程1.初步审核：人力资源部门对收集到的资料进行初步审核，确保资料的真实性和完整性。2.分类整理：按照档案分类标准进行分类整理，编制档案目录。3.归档存放：将整理好的档案资料存放在专门的档案柜中，并按照档案编号顺序排列。（二）保管要求1.安全保管：档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.专人负责：指定专人负责档案的保管工作，确保档案的安全和完整。3.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。4.电子档案管理：对于电子档案，应进行备份存储，并设置严格的访问权限。五、人员档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工档案。2.上级领导：员工的上级领导在必要时可查阅员工档案，但需经过人力资源部门负责人批准。3.其他部门：其他部门因工作需要查阅员工档案，需向人力资源部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后方可查阅。（二）查阅程序1.填写申请表：查阅人员需填写《人员档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.审批：申请表经相关领导审批后，交人力资源部门。3.查阅登记：人力资源部门工作人员按照审批意见，为查阅人员提供档案，并进行查阅登记。4.查阅限制：查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（三）借阅权限1.特殊情况：因特殊原因需要借阅员工档案的，需经公司高层领导批准。2.借阅程序：借阅人员填写《人员档案借阅申请表》，经批准后，人力资源部门工作人员办理借阅手续，并要求借阅人员签字确认。3.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需重新办理申请手续。4.归还要求：借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。六、人员档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门：定期对员工档案进行更新，确保档案信息的时效性。2.更新内容：包括员工的基本信息、工作经历、薪酬福利、培训发展等方面的变化。（二）动态维护1.实时跟踪：对员工在公司内部的各类变动情况进行实时跟踪，及时更新档案信息。2.信息沟通：加强与各部门的信息沟通，确保及时获取员工的最新信息。七、人员档案的保密与安全（一）保密措施1.人员管理：对接触档案的工作人员进行保密培训，签订保密协议。2.环境管理：档案存放地点设置门禁系统，限制无关人员进入。3.信息处理：对档案信息进行加密处理，防止信息泄露。（二）安全保障1.设施维护：定期检查档案存放设施的安全