乡镇档案管理销毁制度

PAGE乡镇档案管理销毁制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理，确保档案信息的安全与完整，规范档案销毁工作，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇各部门、各单位在工作活动中形成的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.合法性原则：档案销毁工作必须严格遵守国家有关法律法规，确保销毁行为合法合规。2.真实性原则：所销毁的档案必须是真实、准确、完整且已失去保存价值的。3.保密性原则：在档案销毁过程中，要严格保护档案信息的安全，防止信息泄露。4.审批监督原则：档案销毁需经严格的审批程序，并接受监督检查。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立由乡镇档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成的档案鉴定小组，负责对拟销毁档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.已过保管期限：根据国家和乡镇规定的档案保管期限，对超过保管期限的档案进行重点审查。2.内容重复或无利用价值：对内容重复、已被其他档案完全替代且无进一步利用价值的档案进行鉴定。3.失去真实性或可靠性：对经核实存在虚假、错误信息或可靠性存疑的档案进行鉴定。4.涉及机密已解密：对涉及国家机密、工作秘密等，但已按规定解密的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员按照鉴定标准，对库存档案进行初步筛选，列出拟销毁档案清单。2.小组审查：鉴定小组对拟销毁档案清单进行逐一审查，通过查阅档案内容、咨询相关业务人员等方式，确定档案是否失去保存价值。3.形成鉴定意见：鉴定小组根据审查情况，形成档案鉴定意见，明确哪些档案可以销毁，哪些档案需继续保存。三、销毁审批（一）审批流程1.部门申请：档案形成部门根据鉴定意见，填写档案销毁申请表，详细说明拟销毁档案的名称、数量、形成时间、保管期限、销毁原因等。2.部门负责人审核：部门负责人对申请表进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门复核：档案管理部门对申请表及相关档案进行复核，确认无误后报乡镇分管领导审批。4.分管领导审批：乡镇分管领导对档案销毁申请进行审批，批准后方可实施销毁。（二）审批材料1.档案销毁申请表：详细记录拟销毁档案的基本信息和销毁原因。2.档案鉴定意见：由鉴定小组出具的关于档案是否失去保存价值的鉴定结论。3.相关说明材料：如涉及机密档案的解密证明等。四、销毁实施（一）销毁方式1.焚烧：对于纸质档案等适宜焚烧的，采用专业焚烧设备进行焚烧处理，确保档案彻底销毁。2.粉碎：对一些重要程度稍低的纸质档案或电子档案存储介质，可采用粉碎设备进行粉碎处理，使其无法恢复。3.数据清除：对于电子档案，通过专业的数据清除软件对存储介质进行多次覆盖擦除，确保数据无法恢复。（二）销毁场所选择安全、保密的场所进行档案销毁，如乡镇专门设立的档案销毁室或与具备资质的专业销毁机构合作，在其指定场所进行销毁。（三）销毁过程记录1.销毁人员：安排专人负责档案销毁工作，销毁人员应经过培训，熟悉销毁流程和要求。2.销毁记录：对每次档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式、操作人员等信息。3.记录保存：销毁记录应妥善保存，保存期限不少于档案保管期限。五、监督检查（一）内部监督1.定期检查：档案管理部门定期对档案销毁工作进行检查，核实销毁记录是否完整、销毁过程是否合规等。2.不定期抽查：乡镇纪检监察部门不定期对档案销毁工作进行抽查监督，确保销毁工作严格按照制度执行。（二）外部监督接受上级档案管理部门、审计部门等的监督检查，对提出的意见和建议及时整改落实。六、责任追究（一）责任界定1.因保管不善导致档案提前销毁或造成档案信息泄露的：由档案保管部门及相关责任人承担责任。2.未经审批擅自销毁档案的：由擅自销毁档案的部门及相关责任人承担责任。3.在销毁过程中违反操作规程或保密规定的：由具体操作人员及相关责任人承担责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的责任人，给予批评教育，责令其改正错误行为。2.行政处分：对情节较重的责任人，按照乡镇有关规定给予警告、记过、记大过、降级、撤职等行政处分。3.法律责任：对因档案销毁工作失误导致严重后果，触犯法律法规的，依法追究相关责任人的法律责任。