电梯设备技术档案制度

PAGE电梯设备技术档案制度一、总则（一）目的为加强电梯设备技术档案管理，确保电梯设备的安全运行，保障人员生命财产安全，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有电梯设备技术档案的管理，包括电梯的采购、安装、调试、运行、维护、改造、报废等全过程的技术资料管理。（三）管理职责1.档案管理部门负责电梯设备技术档案的集中统一管理，制定档案管理制度，指导和监督各部门做好档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.电梯使用部门负责本部门电梯设备技术档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。负责电梯设备日常运行记录的填写，配合档案管理部门做好档案资料的查阅和利用工作。3.电梯维护保养单位负责提供电梯设备维护保养过程中产生的技术资料，包括维护保养计划、维修记录、更换零部件清单等，并确保资料的真实性和完整性。4.电梯安装、改造、维修单位负责提供电梯设备安装、改造、维修过程中产生的各类技术资料，如安装图纸、改造方案、维修报告等，在工程竣工后及时移交档案管理部门归档。二、档案内容（一）电梯设备基本信息档案1.电梯设备台账记录电梯设备的型号、规格、编号、制造厂家、购置日期、安装位置等基本信息。2.电梯设备技术参数包括电梯的额定载重量、额定速度、提升高度、层站数等技术参数。3.电梯设备安装合同及相关文件安装合同、安装许可证、安装图纸、安装验收报告等。（二）电梯设备运行档案1.电梯运行记录每日电梯的运行次数、运行时间、故障记录等。2.电梯维护保养记录维护保养单位每次维护保养的时间、内容、更换零部件情况等记录。3.电梯定期检验报告电梯每年定期检验的报告，包括检验结论、整改记录等。（三）电梯设备维修档案1.电梯故障维修记录详细记录电梯每次故障发生的时间、地点、故障现象、维修过程及维修结果等。2.电梯维修合同及相关文件维修合同、维修方案、维修发票等。3.电梯重大维修、改造记录包括重大维修、改造的方案、施工过程记录、验收报告等。（四）电梯设备安全附件档案1.电梯安全钳、限速器等安全装置的调试、校验记录2.电梯门锁装置的维护保养及检测记录3.电梯轿厢称重装置、超载保护装置的检测记录（五）电梯设备技术图纸档案1.电梯土建布置图2.电梯电气原理图3.电梯安装图4.电梯部件装配图（六）电梯设备其他档案1.电梯操作人员资格证书2.电梯应急救援预案及演练记录3.电梯设备事故报告及处理记录三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照职责分工，及时收集电梯设备在各个环节产生的技术资料，确保资料的齐全、完整。2.电梯安装、改造、维修单位在工程竣工后，应在规定时间内将相关技术资料移交档案管理部门。3.电梯维护保养单位应每月定期向档案管理部门提交维护保养记录。4.电梯使用部门应每日填写电梯运行记录，并定期整理归档。（二）整理要求1.档案管理部门对收集到的电梯设备技术资料进行分类整理，按照档案内容的类别进行编号、装订。2.每份档案资料应编制目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，便于查阅。3.对于电子文档，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，确保电子档案与纸质档案一一对应。四、档案保管（一）保管方式1.电梯设备技术档案采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.电梯设备基本信息档案、技术图纸档案等永久性保存。2.电梯运行记录、维护保养记录、维修记录等保存期限不少于电梯使用年限。3.电梯定期检验报告、安全附件调试校验记录等保存期限不少于5年。(三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。2.档案柜应定期进行检查和维护，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅电梯设备技术档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。（三）利用规定1.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。3.查阅人员不得擅自将档案资料带出档案保管场所，如需借阅，应办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。六、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，对涉及电梯设备技术秘密的档案资料进行严格管理。所有接触档案资料的人员应签订保密协议，明确保密责任。2.档案保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应定期对档案保管场所进行安全检查，确保档案资料的安全。3.在档案查阅和利用过程中，档案管理人员应监督查阅人员遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）保密范围电梯设备技术档案中涉及的电梯设计参数、安装调试数据、维修技术资料、安全装置校验记录等属于保密范围。七、档案销毁（一）销毁条件1.电梯设备已报废，且相关技术档案资料已超过保管期限。2.档案资料因损坏、变质等原因已失去保存价值。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门指定专人负责档案销毁工作，并在销毁现场进行监督。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，