检查档案安全制度

PAGE检查档案安全制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理活动中的档案安全管理工作。（三）基本原则1.预防为主原则建立健全档案安全防范机制，采取有效的预防措施，防止档案安全事故的发生。2.谁主管谁负责原则各部门负责人为本部门档案安全管理工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案安全管理工作。3.依法管理原则严格遵守国家法律法规及行业标准，依法开展档案安全管理工作。二、档案安全管理职责（一）公司/组织管理层职责1.负责审批档案安全管理制度和年度档案安全工作计划。2.保障档案安全管理工作所需的经费和设备。3.定期听取档案安全管理工作汇报，研究解决档案安全管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和行业标准，制定并组织实施本公司/组织的档案安全管理制度。2.负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的安全。3.定期组织档案安全检查，对发现的问题及时整改。4.开展档案安全宣传教育和培训工作，提高员工的档案安全意识。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的安全。2.配合档案管理部门开展档案安全管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。3.对本部门员工进行档案安全宣传教育，提高员工的档案安全意识。（四）员工职责1.严格遵守档案安全管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.按照规定的程序和要求，正确使用档案，不得擅自扩大档案的使用范围。3.发现档案安全问题及时报告，配合有关部门进行处理。三、档案安全管理措施（一）档案实体安全管理1.档案库房建设档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方。档案库房应具备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案存放有序。2.档案保管档案应分类存放，建立档案目录和索引，便于查找和利用。档案应采用适宜的装具进行保管，如档案盒、档案架等，确保档案的安全。档案库房应定期进行清洁和消毒，防止档案受到污染和损坏。对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。3.档案出入库管理档案出入库应进行登记，记录档案的名称、数量、出入库时间、经手人等信息。档案出入库应严格履行审批手续，未经批准不得擅自将档案带出档案库房。档案出库后应及时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并查明原因。（二）档案信息安全管理1.档案信息化建设建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。档案信息化管理系统应具备安全防护功能，如身份认证、数据加密、访问控制等，确保档案信息的安全。定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，防止数据泄露和被篡改。2.档案信息访问控制对档案信息的访问应进行权限管理，根据员工的工作需要和职责范围，设定不同的访问权限。员工应使用自己的账号和密码登录档案信息化管理系统，不得擅自将账号和密码借给他人使用。对涉及公司/组织机密的档案信息，应采取加密存储和传输等措施，防止信息泄露。3.档案信息备份与恢复定期对档案信息进行备份，备份数据应存储在安全的地方，如异地存储或云存储等。制定档案信息备份与恢复计划，定期进行演练，确保在档案信息系统出现故障时能够及时恢复数据。（三）档案安全应急管理1.应急预案制定制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置流程等。档案安全应急预案应定期进行修订和完善，确保其有效性和可操作性。2.应急处置措施发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效的应急处置措施，如灭火、抢险、救援等，最大限度地减少损失。及时报告档案安全事故情况，配合有关部门进行调查和处理。对档案安全事故进行总结分析，提出改进措施，防止类似事故的再次发生。四、档案安全检查与整改（一）检查内容1.档案安全管理制度的执行情况。2.档案库房的安全状况，包括消防设施、防盗报警装置、温湿度调节设备等的运行情况。3.档案的保管情况，包括档案的分类存放、装具使用、清洁消毒等情况。4.档案信息化管理系统的安全状况，包括身份认证、数据加密、访问控制等功能的运行情况。5.档案出入库管理情况，包括登记手续、审批程序等的执行情况。（二）检查方式1.定期检查档案管理部门应定期组织档案安全检查，每年不少于[X]次。2.不定期检查档案管理部门可根据实际情况，不定期对档案安全管理工作进行检查。3.专项检查对档案安全管理中的重点环节和重要部位，可进行专项检查。（三）整改要求1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.被检查部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真组织整改，并按时将整改情况报告档案管理部门。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。五、档案安全培训与教育（一）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准。2.档案安全管理制度和操作规程。3.档案安全应急处置知识和技能。（二）培训方式1.集中培训定期组织全体员工参加档案安全集中培训，培训时间不少于[X]小时。2.专题培训根据档案安全管理工作的需要，组织相关人员参加专题培训，如档案信息化管理系统操作培训等。3.在线培训利用公司/组织内部网络平台，开展档案安全在线培训，方便员工随时学习。（三）教育要求1.各部门应定期对本部门员工进行档案安全宣传教育，提高员工的档案安全意识。2.新员工入职时，应进行档案安全基础知识培训，使其了解档案安全管理的重要性和基本要求。六、档案安全考核与奖惩（一）考核内容1.档案安全管理制度的执行情况。2.档案安全管理工作的业绩。3.档案安全事故的发生情况。（二）考核方式1.定期考核每年对各部门和员工的档案安全管理工作进行考核。2.日常考核档案管理部门对各部门和员工的档案安全管理工作进行日常监督检查，发现问题及时记录，作为考核的依据。（三）奖惩措施1.对档案安全管理工作成绩突出的部门和个人，给予表