资助中心档案管理制度

PAGE资助中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强资助中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在资助工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于资助中心在开展各类资助项目过程中形成的文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：资助中心的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映资助工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理资助工作中形成的各类档案，确保档案资料的齐全。4.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息等的档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。集中管理资助中心的各类档案，进行分类、整理、编目、装订等工作。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量。负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.各业务部门职责负责本部门在资助工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。对本部门档案的真实性、完整性负责。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.资助项目申报材料，包括申请表、证明材料、评审意见等。2.资助项目实施过程中的各类文件，如项目计划、执行报告、中期检查报告、总结报告等。3.资助资金发放记录，包括发放凭证、受助人员名单等。4.与资助对象的沟通记录，如信件、电话记录、面谈记录等。5.资助项目的评估报告、审计报告等。6.其他与资助工作相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各业务部门应在资助工作完成后及时收集相关档案材料，并进行初步整理。2.收集的档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照资助项目类型、时间顺序、文件性质等进行分类。2.编号：为每类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。三、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存储1.纸质档案应分类存放在档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储应采用异地存储等方式，确保数据安全。3.对重要档案应进行加密存储，防止信息泄露。（四）档案保管期限1.资助中心档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括资助项目决策文件、重要的评估报告、审计报告等。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括资助项目申报材料、实施过程文件、资金发放记录等。4.短期保管的档案期限为[X]年，主要包括一般性的沟通记录、临时性文件等。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和存储情况与档案目录一致。2.清查中发现的问题应及时进行处理，如档案缺失、损坏等应及时补充或修复。四、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.严格履行档案查阅审批手续，未经批准不得查阅档案。（二）利用范围1.内部工作需要，如资助项目总结、经验交流、数据统计等。2.外部审计、检查、评估等工作需要。3.法律法规规定的其他需要查阅档案的情况。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据审批情况，确定是否提供查阅，并安排专人协助查阅。3.查阅档案时，应在指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照，应另行填写申请，并经档案管理部门批准。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应组织相关人员进行，确保鉴定结果的客观、准确。（二）鉴定方法1.对保管期满的档案，由档案管理部门提出鉴定意见，填写《档案鉴定审批表》。2.《档案鉴定审批表》经部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导签字同意后，确定是否销毁。3.对仍有利用价值的档案，应延长保管期限或进行重新整理。（三）销毁程序1.对确定销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期等信息。2.《档案销毁清单》经相关人员签字确认后，在档案管理部门和监督部门的共同监督下进行销毁。3.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁工作完成后，应在《档案销毁清单》上注明销毁方式、时间等信息，并由档案管理部门和监督部门相关人员签字存档。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立资助中心档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低管理成本。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类存储。2.档案信息录入：将档案目录、文件内容等信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定销毁等功能模块，方便档案管理和利用。4.数据安全管理：加强档案管理信息系统的数据安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.档案管理人员应具备一