县直机关档案保管制度

PAGE县直机关档案保管制度一、总则（一）目的为加强县直机关档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合县直机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县直机关各部门及所属单位的档案保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。3.方便利用原则：优化档案保管流程，提高档案利用效率，为机关工作和社会利用提供便利。二、档案保管机构及人员职责（一）档案保管机构县直机关应设立专门的档案保管机构，如档案室或档案科，负责集中保管本机关的各类档案。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、征集本机关各部门形成的档案，确保档案齐全完整。2.档案整理：按照档案整理规范，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案保管：妥善保管档案，做好档案的存储、防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。4.档案利用：根据机关工作需要，及时提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记和统计工作。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后对无保存价值的档案进行销毁。6.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。三、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围机关在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料。上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、规定等。本机关对外交往中形成的重要文件、协议、合同等。本机关机构设置、人员编制、干部任免等方面的文件材料。本机关财务、审计、统计等工作中形成的报表、凭证、账簿等材料。本机关召开重要会议形成的会议文件、记录、纪要等材料。本机关开展重大活动、项目建设等形成的文件、资料、照片、录像等材料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。对重要的档案应进行备份，防止原件损坏或丢失。（二）档案整理1.分类标准按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。文书档案可按年度保管期限机构（问题）进行分类。2.编号规则给每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的逻辑性和系统性，便于记忆和操作。3.编目要求编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查阅和利用。四、档案保管条件与设施（一）保管场所1.档案保管场所应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫的房间，远离水源、火源和污染源。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管设施1.档案装具：配备标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放整齐、有序。2.温湿度控制设备：安装温湿度计，配备空调、除湿机等设备，使库房温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。3.防火设备：配备火灾自动报警系统、灭火器、消防栓等防火设备，并定期进行检查和维护。4.防盗设备：安装防盗门、防盗窗、监控摄像头等防盗设备，确保档案库房安全。5.防虫设备：放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止档案被虫蛀。6.防潮设备：配备除湿机、干燥剂等防潮设备，防止档案受潮发霉。五、档案存储与保管（一）档案上架1.按照档案分类和编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和管理。2.不同年度、保管期限、类别等的档案应分开存放，避免混淆。（二）档案存放方式1.文书档案一般采用竖放方式，案卷脊背朝外，便于查看案卷标题。2.科技档案、声像档案等可根据实际情况采用平放或特殊装具存放。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在相当长时期内本机关需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内本机关需要查考利用的档案，列为10年保管。（四）档案定期检查与维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查。2.检查内容包括档案的数量、完好程度、存放位置等，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.定期对档案装具进行检查和维护，如有损坏及时更换。六、档案利用与借阅制度（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案利用过程中的安全和保密。2.本着方便利用、提高效率的原则，为机关工作和社会利用提供优质服务。（二）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关档案管理部门负责人批准。3.司法机关因办案需要查阅、借阅本机关档案，须按照法定程序办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，到期应及时归还。（四）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、利用者姓名、单位、查阅内容等进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从本机关工作的实际需要出发，判定档案的价值。2.准确把握档案的保存价值，避免过度鉴定或鉴定失误。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案的内容和保存价值，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经机关负责人批准后进行销毁。（三）销毁方式与监督1.档案销毁一般采用焚烧或粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。2.在销毁档案时，应指定专人负责监督，确保销毁过程符合规定要求。3.销毁完毕后，在销毁清册上注明销毁日期和方式，并由监督人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，为机关工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）档案数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.数据存储：将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（三）信息化系统功能1.档案检索：提供多种检索方式，如按关键词、日期、文号等检索，方便快速查找档案。2.档案借阅：实现网上借阅申请、审批和借阅登记等功能