档案安全制度建设研究

PAGE档案安全制度建设研究一、总则（一）目的为加强公司/组织档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案安全制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和控制各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案安全的法律法规、行业标准和规范性文件，依法开展档案安全管理工作。3.全面管理原则：对档案安全管理的各个环节进行全面、系统的管理，涵盖档案的全生命周期，做到无缝隙、无死角。4.预防为主原则：强化档案安全风险的预防意识，通过建立健全各项安全管理制度和防控机制，提前消除安全隐患，防止安全事故的发生。5.责任明确原则：明确各部门和人员在档案安全管理中的职责，做到责任到人，确保档案安全工作事事有人管、人人有责任。二、档案安全管理职责（一）公司/组织领导职责1.全面负责公司/组织档案安全管理工作，将档案安全纳入公司/组织整体发展战略和年度工作计划，确保档案安全工作与公司/组织各项工作协调推进。2.审批档案安全管理制度、年度工作计划和重大安全事项，为档案安全管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。3.定期听取档案安全工作汇报，研究解决档案安全管理工作中的重大问题，对档案安全事故负有领导责任。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全的法律法规、行业标准和公司/组织档案安全制度，负责制定和完善档案安全管理的具体操作规程和实施细则。2.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高全体员工的档案安全意识和技能。3.负责档案实体和信息的日常安全管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的安全监督和检查，确保档案实体安全和信息系统安全。4.建立健全档案安全管理档案，记录档案安全工作的开展情况、安全检查结果、安全事故处理情况等，为档案安全管理工作提供依据和参考。5.负责组织档案安全应急预案的制定、演练和修订工作，提高应对档案安全突发事件的能力。6.定期对档案安全管理工作进行总结和评估，及时发现问题并提出改进措施，不断完善档案安全管理工作机制。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整、准确，并按照规定的时间和要求将档案移交至档案管理部门。2.严格遵守公司/组织档案安全制度，在档案利用过程中，采取必要的安全措施，确保档案的安全，不得擅自复制、转借、转让档案，不得在非规定场所查阅、使用档案。3.配合档案管理部门做好档案安全检查、评估和应急处置工作，对发现的档案安全问题及时整改，并及时向档案管理部门报告。4.负责本部门员工的档案安全宣传教育工作，提高员工的档案安全意识，督促员工遵守档案安全制度。（四）员工职责1.严格遵守公司/组织档案安全制度，自觉维护档案安全，在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中，确保档案的安全。2.积极参加档案安全宣传教育和培训活动，提高档案安全意识和技能，掌握档案安全操作规程。3.发现档案安全问题及时报告，配合做好档案安全事故的调查和处理工作。4.在档案利用过程中，严格按照规定的程序和要求进行操作，不得擅自更改、涂抹、销毁档案，不得泄露档案信息。三、档案实体安全管理（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地点，确保库房安全。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.档案架（柜）应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。档案应分类存放，不同门类、载体的档案应分开存放，并设置明显的标识。5.库房应安装门禁系统，严格限制非档案管理人员进入。档案管理人员进入库房时，应进行身份验证和登记。（二）档案整理与装订1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案应使用符合质量要求的纸张进行打印、书写，字迹应清晰、工整、耐久。电子档案应采用符合国家标准的存储格式和载体，确保数据的完整性和可读性。3.档案装订应牢固、整齐、美观，不得压字、掉页、漏订。装订材料应选用质量好、无酸、无害的材料，避免对档案造成损害。（三）档案保管与保护1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、内容和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色、霉变等受损档案，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的完整性和可读性。3.档案应按照规定的保管期限进行分类存放，对超过保管期限的档案，应及时进行鉴定和销毁。4.对重要档案和易损档案，应采取备份、异地存放等措施，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失或损坏。（四）档案搬运与运输1.档案搬运和运输过程中，应采取必要的防护措施，确保档案安全。搬运档案时，应轻拿轻放，避免碰撞、挤压档案。2.运输档案应使用专门的档案运输工具，并对档案进行固定和防护，防止档案在运输过程中受损。3.运输过程中，应注意环境条件的变化，如温度、湿度、光照等，避免因环境因素对档案造成损害。四、档案信息安全管理（一）档案信息系统安全1.建立健全档案信息系统安全管理制度，明确系统管理员、安全审计员等人员的职责，确保系统安全运行。2.档案信息系统应采取安全可靠的技术架构和安全防护措施，如防火墙、入侵检测、加密技术、身份认证等，防止外部非法入侵和内部违规操作。3.定期对档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复系统安全隐患，确保系统的稳定性和安全性。4.加强对档案信息系统的访问控制，严格限制用户对系统的访问权限，根据用户的工作职责和业务需求，分配相应的操作权限，并定期进行权限审核和清理。（二）档案数据备份与恢复1.建立完善的档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.备份数据应进行完整性和可用性检查，确保备份数据能够正常恢复。备份数据的存储期限应根据档案的重要性和保管期限确定，一般不少于档案保管期限。3.制定档案数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障、数据丢失等情况下能够及时恢复数据，保证档案工作的正常开展。（三）档案信息保密1.加强对档案信息的保密管理，明确档案信息保密范围和密级划分，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格按照保密规定进行管理。2.制定档案信息保密制度，规定档案信息的查阅、使用、传递、存储等环节的保密措施，对违反保密制度的行为进行严肃处理。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案信息。在档案利用过程中，应按照规定的程序和要求进行操作，对涉及保密内容的档案，应在规定的场所查阅和使用，并采取必要的保密措施。（四）档案信息利用安全1.建立档案信息利用审批制度，明确档案信息利用的范围、程序和审批权限。凡利用档案信息的部门和个人，应填写档案利用申请表，经审批同意后方可查阅、复制、摘录档案。2.在档案信息利用过程中，应严格遵守档案利用操作规程，不得擅自更改、涂抹、销毁档案信息。利用结束后，应及时归还档案，并做好利用记录。3.加强对档案信息利用场所的管理，确保利用场所的安全。利用场所应配备必要的安全设施和设备，如监控设备、防火器材等，防止档案信息在利用过程中被泄露或损坏。五、档案安全监督与检查（一）安全监督机制1.建立档案安全监督机制，定期对档案安全管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.档案管理部门应设立专门的安全监督岗位，配备专职或兼职的安全监督员，负责对档案安全管理工作进行日常监督检查。3.安全监督员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案安全管理业务，能够及时发现和处理档案安全问题。（二）定期检查1.档案管理部门应制定档案安全检查计划，定期对档案库房、档案信息系统、档案实体和信息等进行全面检查。检查周期一般为每年不少于一次。2.检查内容包括档案安全制度的执行情况、档案实体的保管状况、档案信息系统的运行情况、档案数据的备份与恢复情况、档案信息的保密情况等。3.每次检查应形成详细的检查记录，对发现的问题应及时下达整改通知书，明确整改责任部门、整改期限和整改要求，督促整改责任部门按时完成整改任务。（三）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，适时开展专项检查。专项检查可以针对档案安全管理的某个重点环节或某个特定领域进行，如档案库房的消防设施检查、档案信息系统的安全漏洞排查等。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、检查方法和检查标准。检查结束后，应形成专项检查报告，对检查结果进行分析和总结，提出改进措施和建议。（四）整改落实1.整改责任部门应按照整改通知书的要求，认真制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务。整改措施应具有针对性和可操作性，能够有效解决存在的问题。2.档案管理部门应对整改责任部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落到实处。对整改不力的部门，应进行通报批评，并追究相关人员的责任。3.整改完成后，整改责任部门应提交整改报告，说明整改情况和整改效果。档案管理部门应对整改报告进行审核，对整改合格的事项予以销号。六、档案安全应急管理（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确档案安全突发事件的应急处置原则、组织机构、应急处置程序、应急保障措施等内容。2.应急预案应根据档案安全管理工作的实际情况和可能发生的突发事件类型，进行科学合理的编制，并定期进行修订和完善。3.应急预案应涵盖火灾、水灾、地震、网络攻击、数据丢失等各类档案安全突发事件，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。（二）应急组织与职责1.成立档案安全应急处置领导小组，负责全面领导和指挥档案安全突发事件的应急处置工作。领导小组组长由公司/组织领导担任，副组长由档案管理部门负责人担任，成员包括各相关部门负责人。2.应急处置领导小组下设办公室，设在档案管理部门，负责应急处置工作的日常协调和组织实施。办公室主任由档案管理部门负责人兼任。3.明确应急处置领导小组及各成员的职责，确保在突发事件发生时能够各司其职，协同配合，共同做好应急处置工作。（三）应急处置程序1.突发事件发生后，现场人员应立即采取必要的应急措施，如报警、灭火、抢救档案等，并及时向档案管理部门报告。2.档案管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，迅速组织应急处置人员赶赴现场，开展应急处置工作。3.应急处置人员应按照应急预案的要求，采取相应的处置措施，如疏散人员、抢救档案、保护现场、恢复系统等，最大限度地减少突发事件对档案安全造成的损失。4.在应急处置过程中，应及时向上级主管部门和相关部门报告事件进展情况，必要时请求支援。5.突发事件处置结束后，应及时对事件进行调查和评估，总结经验教训，提出改进措施和建议，对应急预案进行修订和完善。（四）应急保障措施1.建立健全档案安全应急保障体系，包括应急物资保障、应急人员保障、应急技术保障等。2.配备必要的应急物资，如消防器材、抢险工具、防护用品、备用电源等，并定期进行检查和维护，确保应急物资处于良好状态。3.加强应急人员培训，提高应急人员的应急处置能力和综合素质。应急人员应熟悉应急预案和应急处置程序，掌握必要的应急技能和知识。4.建立应急技术支持机制，与专业的技术机构和企业合作，确保在突发事件发生时能够及时获得技术支持和帮助。七、档案安全培训与教育（一）培训计划制定1.制定档案安全培训计划，明确培训目标、培训内容、培训对象、培训方式、培训时间等内容。2.培训计划应根据档案安全管理工作的实际需要和员工的岗位特点，进行科学合理的编制，并纳入公司/组织年度培训计划。3.培训内容应涵盖档案安全法律法规、行业标准规范、档案安全管理制度、档案安全操作规程、档案安全应急处置等方面的知识和技能。（二）培训方式与内容1.采用多种培训方式，如集中培训、现场培训、在线培训、案例分析等，提高培训效果。2.集中培训应邀请档案安全专家或专业人员进行授课，系统讲解档案安全管理的相关知识和技能。现场培训应组织员工到档案库房、档案信息系统机房等实地进行操作培训，让员工熟悉档案安全管理的实际工作流程和操作方法。在线培训应利用网络平台，提供丰富的档案安全培训课程和学习资源，方便员工随时随地进行学习。案例分析应选取典型的档案安全事故案例，进行深入分析和讲解，让员工从中吸取教训，提高档案安全意识。3.培训内容应注重实用性和针对性，根据不同岗位的工作需求，设置相应的培训课程和内容。如对档案管理人员应重点培训档案实体和信息安全管理的操作技能；对利用档案的部门和人员应重点培训档案利用安全和保密知识。（三）培训考核与评估