科协机关档案管理制度

PAGE科协机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强科协机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在科协工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科协机关各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作由办公室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则。归档的文件材料应真实反映科协机关的工作活动和历史面貌。3.完整性原则。保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门办公室负责科协机关档案的综合管理工作，设立专门的档案室，配备必要的档案管理人员和设施设备。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。3.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。4.负责档案信息化建设，将档案信息录入系统，实现档案的数字化管理。5.参与档案鉴定、销毁等工作，提出意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与科协工作相关的文件、指示、通知等。2.科协机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.科协组织开展的各项活动形成的文件材料，如会议文件、活动方案、照片、音像资料等。4.科协机关工作人员在工作中形成的各类文件、报表、记录等。5.科协与其他单位签订的合同、协议等文件。6.反映科协工作历史沿革、重大事件等方面的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、销毁。3.对重要文件和紧急文件应及时收集，并优先整理归档。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类、会计档案类等。2.对每一类档案进行细分，如业务工作类可分为学术交流、科普工作、组织建设等二级类目。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。4.按照分类顺序将文件材料装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。四、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放，做到排列有序，便于查找利用。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映科协机关主要职能活动和基本历史面貌的，对科协工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是在相当长时期内对科协工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对科协工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取措施进行处理，并向上级报告。五、档案的利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与科协工作相关的档案，需经科协机关领导批准。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖“复制章”，并注明复制日期和份数。（三）利用登记1.对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称、数量等。2.利用登记册应妥善保管，以备查询。（四）保密规定1.利用档案时，应严格遵守国家保密法律法规，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应按照规定的程序和要求进行利用，确保档案信息安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合科协机关的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其价值。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，填写档案销毁清单，报科协机关领导批准。2.档案销毁清单应一式两份，一份留存档案室，一份交保密部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在档案销毁清单上签字，并注明销毁日期。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、存储等工作，建立电子档案数据库。（三）信息化管理系统功能1.具备档案录入、查询、借阅、统计等基本功能，方便档案管理人员和利用者操作。2.能够对档案的利用情况进行实时监控和统计分析，为档案管理决策提供依据。3.具有数据备份、恢复等安全功能，确保电子档案数据的安全可靠。（四）信息