档案文件销毁处理制度

PAGE档案文件销毁处理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文件销毁处理工作的管理，确保公司档案信息安全，防止重要信息泄露，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案文件的销毁处理工作。（三）基本原则1.合法性原则：档案文件销毁处理工作必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保销毁行为合法合规。2.保密性原则：在档案文件销毁过程中，要采取有效措施保护档案信息的安全，防止信息泄露。3.准确性原则：准确识别需要销毁的档案文件，避免误销毁重要文件。4.可追溯性原则：对档案文件销毁处理过程进行详细记录，以便查询和追溯。二、档案文件销毁的鉴定（一）鉴定小组的组成成立由公司档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业技术人员组成的档案文件鉴定小组，负责对拟销毁的档案文件进行鉴定。（二）鉴定标准1.已过保管期限：根据国家规定和公司档案保管期限表，对已达到保管期限的档案文件进行鉴定。2.失去保存价值：档案文件内容已无参考价值，如重复文件、已被新文件替代且旧文件无特殊意义等。3.涉及机密已解密：原涉及公司机密的档案文件，在保密期限届满且已解密的情况下，可进行销毁鉴定。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，整理出拟销毁的档案清单，提交给鉴定小组。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，结合鉴定标准，确定是否需要销毁。3.对于涉及重要业务或敏感信息的档案文件，鉴定小组应组织相关部门进行专题讨论，充分评估其销毁的必要性。4.经鉴定小组鉴定通过的档案文件，由档案管理部门编制《档案文件销毁清单》。三、档案文件销毁的审批（一）审批流程1.《档案文件销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，提交给公司分管领导审批。2.公司分管领导对销毁清单进行全面审查，签署审批意见。对于涉及公司重大决策、核心业务等重要档案文件的销毁，需报公司主要领导批准。3.经批准的《档案文件销毁清单》作为档案文件销毁处理的依据。（二）审批记录档案管理部门应对档案文件销毁审批过程进行详细记录，包括审批时间、审批人、审批意见等，并存档备查。四、档案文件销毁的方式（一）物理销毁1.焚烧：对于纸质档案文件，可采用专业焚烧设备进行焚烧处理。焚烧过程应在符合环保要求的场所进行，确保完全燃烧，防止产生有害气体和废渣。2.粉碎：将纸质档案文件通过粉碎机粉碎成纸屑或纸末，使其无法恢复原有内容。粉碎后的纸屑或纸末应妥善收集，防止扩散。3.消磁：对于磁性存储介质，如磁带、磁盘等，采用专业消磁设备进行消磁处理，确保存储信息完全清除。（二）数据擦除对于电子档案文件，可采用数据擦除软件对存储设备进行多次擦除操作，覆盖原有数据，使其无法被恢复。擦除后的存储设备可继续使用或进行其他处理。（三）委托销毁对于一些特殊类型的档案文件或大量档案文件的销毁，公司可委托具有资质的专业档案销毁服务机构进行处理。委托销毁时，应签订详细的委托合同，明确双方的权利义务和保密责任。五、档案文件销毁的实施（一）销毁前准备1.根据档案文件销毁方式，准备相应的销毁设备和工具，如焚烧炉、粉碎机、消磁设备、数据擦除软件等，并确保设备运行正常。2.确定销毁场所，销毁场所应具备安全防护设施，防止无关人员进入。对于焚烧销毁，场所应符合环保要求；对于粉碎销毁，应设置专门的收集区域，防止纸屑等散落。3.安排专人负责档案文件销毁工作，销毁人员应经过培训，熟悉销毁流程和操作规范，具备保密意识。（二）销毁过程1.在档案文件销毁现场，销毁人员应严格按照审批通过的《档案文件销毁清单》进行操作，逐一核对档案文件的名称、数量、类别等信息，确保销毁的准确性。2.对于纸质档案文件的焚烧或粉碎销毁，应进行全程监控，确保销毁彻底。销毁过程中产生的废渣、纸屑等应及时清理，妥善处理。3.对于电子档案文件的数据擦除或消磁处理，应按照相关技术标准进行操作，并记录擦除或消磁的过程和结果。4.委托专业档案销毁服务机构进行销毁的，公司应安排专人监督销毁过程，确保服务机构按照合同要求进行操作。（三）销毁记录档案管理部门应对档案文件销毁过程进行详细记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员、档案文件名称及数量等。记录应形成书面文件，并由销毁人员和监督人员签字确认，存档备查。六、档案文件销毁的监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对档案文件销毁处理工作进行审计监督，检查销毁程序是否合规、销毁记录是否完整、销毁过程是否符合要求等。2.档案管理部门应加强对档案文件销毁工作的日常管理，定期对销毁记录进行核对和检查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受国家档案管理部门及相关监管部门的监督检查，积极配合其工作，提供必要的档案文件销毁资料和信息。2.对于涉及国家安全、公共利益等重要档案文件的销毁，主动邀请相关部门进行现场监督。七、档案文件销毁的保密措施（一）人员保密管理1.参与档案文件销毁工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强对销毁人员的保密教育和培训，提高其保密意识，防止在销毁过程中泄露档案信息。（二）销毁场所保密1.销毁场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对销毁场所进行定期安全检查，确保场所安全保密，防止档案信息泄露。（三）销毁设备保密1.对于用于档案文件销毁的设备，应定期进行维护和检查，确保设备安全可靠，防止信息被窃取或恢复。2.在设备使用过程中，应采取必要的保密措施，如设置密码、加密存储等。（四）销毁记录保密1.档案文件销毁记录应妥善保管，设置专门的存储区域，限制查阅权限。2.销毁记录的电子文档应进行加密存储，防止数据泄露。八、档案文件销毁的应急处理（一）应急预案制定公司应制定档案文件销毁应急处理预案，明确在销毁过程中可能出现的突发事件及应对措施，如火灾、设备故障、信息泄露等。（二）应急处理流程1.当发生突发事件时，现场工作人员应立即采取应急措施，并及时报告公司档案管理部门和相关领导。2.档案管理部门根据应急预案，组织相关人员进行应急处理，最大限度地减少损失和影响。3.对于信息泄露事件，应及时采取措施进行补救，如通知相关部门和人员、启动保密措施等，并按照规定向有关部门报告。（三）应急演练公司应定期组织档案