民警档案制度管理规范

PAGE民警档案制度管理规范一、总则（一）目的为加强民警档案管理，确保档案信息真实、完整、规范，充分发挥档案在民警队伍建设、考核评价、职务晋升等方面的作用，依据相关法律法规及行业标准，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于[具体公司/组织名称]全体民警档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映民警的工作经历、政治表现、业务能力、奖惩情况等，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集民警在各个方面形成的具有保存价值的材料，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对民警档案中的个人隐私信息予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和要求，对档案的整理、分类、编号、装订等进行规范操作，确保档案管理工作有序进行。二、档案内容（一）履历材料1.个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历、学位、专业技术职务、任职时间等。2.履历表，详细记录民警的工作经历，包括工作单位、职务、任职时间等。3.公务员登记表、人民警察录用审批表等相关录用材料。（二）自传材料民警撰写的反映个人成长经历、思想演变过程的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表及考核结果证明材料。2.任职期满考核、晋升考察等形成的鉴定、考察材料。3.专项工作考核、表彰奖励评选推荐等过程中形成的鉴定、评价材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训总结等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、专业技术职称证书等。（五）政审、党团材料1.政治历史情况审查材料。2.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料、党籍处理决定等党员材料。3.入团志愿书、入团申请书等团员材料。（六）奖励材料1.个人获得的各级各类表彰奖励的审批表、荣誉证书复印件等。2.立功受奖事迹材料、表彰决定等。（七）处分材料1.受到党纪政纪处分的处分决定、处分审批表、申诉复查决定等材料。2.解除处分的相关材料。（八）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知等工资相关材料。2.职务任免审批表、任职文件等任免材料。3.民警出国（境）审批表、护照复印件等出国（境）相关材料。（九）其他可供组织参考的材料1.反映民警个人突出表现、工作业绩、先进事迹等的事迹材料、调研报告、工作成果等。2.民警个人认为需要归入档案的其他材料。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门民警形成的各类档案材料，并及时移交档案管理部门。2.档案材料应字迹清楚、内容完整、手续完备，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。3.收集的档案材料应符合归档范围和保管期限要求，对于不符合要求的材料，档案管理部门应及时退回形成部门补充或修正。（二）整理方法1.分类：按照档案内容的性质和特点，将档案材料分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料等同九个类别，进行分类整理。2.排序：每个类别内的档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：对每份档案材料进行编号，并编制档案材料目录，目录应包含材料名称、日期、页码等信息。4.装订：将每份档案材料按照编目顺序依次装订，采用左侧装订方式，确保整齐牢固。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案应按照类别进行存放，不同类别的档案之间应保持一定的间隔，便于查找和管理。2.建立档案出入库登记制度，严格记录档案的出入库时间、借阅人、归还时间等信息。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅民警档案时，必须经档案管理部门负责人批准，并填写查阅申请表。2.查阅申请表应注明查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅民警档案的，必须经档案管理部门负责人和主管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅手续应包括借阅申请表、借阅人身份证明、借阅期限等信息。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。5.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案是否完整无损，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立民警档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，将档案材料的内容准确录入信息化管理系统，确保数据的真实性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案材料信息，删除已失效或不再需要的档案信息。（三）信息安全管理1.建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止数据泄露、篡改和丢失。2.对档案信息化管理系统的操作人员进行严格的权限管理，明确不同人员的操作权限，防止越权操作。3.定期对档案信息化管理系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。七、档案统计与分析（一）统计内容1.民警档案数量、类别、保管期限等基本情况统计。2.档案查阅、借阅情况统计，包括查阅人、查阅内容、查阅时间、借阅人、借阅期限等信息。3.档案材料收集、整理、归档情况统计，如各部门档案材料移交数量、整理进度等。（二）分析方法1.通过对档案统计数据的分析，了解民警档案管理工作的现状和存在的问题，为制定档案管理政策和措施提供依据。2.运用数据分析工具，对档案信息进行深度挖掘，如分析民警队伍的年龄结构、学历层次、专业分布等情况，为民警队伍建设提供参考。（三）统计报表与报告1.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本单位领导汇报档案管理工作情况。2.根据档案统计分析结果，撰写档案管理分析报告，提出改进工作的建议和措施。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据国家有关规定和档案的实际价值，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，应及时进行销毁处理。（二）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人和主管领导审核签字。3.按照档案销毁清册，对拟销毁档案进行清点核对，确保无误后，在指定地点进行销毁