基层干部档案工作制度

PAGE基层干部档案工作制度一、总则（一）目的为了加强基层干部档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在基层干部队伍建设中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有基层干部档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映基层干部的经历、政治表现、业务能力等情况。2.完整性原则：全面收集基层干部在各个方面形成的具有保存价值的材料，保证档案的齐全配套。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。（四）职责分工1.组织人事部门负责制定和完善基层干部档案工作制度，并组织实施。指导、监督和检查基层干部档案管理工作。负责基层干部档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作。负责档案信息的统计、分析和利用，为干部选拔任用、培养教育、考核评价等提供依据。2.基层干部所在部门负责本部门基层干部档案材料的收集、整理和报送工作。协助组织人事部门做好基层干部档案的查阅、转递等工作。督促本部门基层干部及时更新个人档案信息。3.档案管理人员负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、装订、保管、查阅登记等。严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和完整。负责档案信息化建设，做好档案信息的录入、维护和管理工作。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。二、档案内容与分类（一）档案内容基层干部档案主要包括以下内容：1.履历材料：记载基层干部个人经历、学历、学位、工作经历等情况的材料。2.自传材料：个人撰写的叙述自己生平经历的材料。3.鉴定、考核、考察材料：对基层干部进行鉴定、考核、考察形成的材料，包括年度考核登记表、任职期满考核材料、专项考察材料等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。5.政审材料：政治历史情况审查、出国（境）审查等形成的材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、思想汇报、党员登记表、民主评议党员材料、退党材料，入团志愿书、入团申请书等材料。7.奖励材料：获得的各种奖励的审批表、荣誉证书等材料。8.处分材料：受到党纪政纪处分的决定、调查报告、处分审批表等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免审批表、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：如反映个人特长、业绩、科研成果等方面的材料。（二）档案分类基层干部档案按照以下类别进行分类：1.第一类：履历材料2.第二类：自传材料3.第三类：鉴定、考核、考察材料4.第四类：学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料5.第五类：政审材料6.第六类：党团材料7.第七类：奖励材料8.第八类：处分材料9.第九类：工资、任免、出国（境）等材料10.第十类：其他可供组织参考的材料三、档案收集与整理（一）档案收集1.组织人事部门定期向基层干部所在部门发出档案材料收集通知，明确收集内容、要求和时间。2.基层干部所在部门应指定专人负责档案材料的收集工作，按照通知要求及时收集、整理本部门基层干部的档案材料，并报送组织人事部门。3.基层干部个人应主动向所在部门提交本人需要归档的材料，确保档案材料的及时、完整。4.组织人事部门在接收档案材料时，应认真核对材料的真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料予以退回，并要求补充或重新整理。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案材料目录，注明材料名称、日期、来源等信息。3.将档案材料按照类别顺序排列，同一类别的材料按照时间顺序排列。4.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案材料的清晰可读。5.定期对整理好的档案进行清查、核对，确保档案材料的齐全、准确。四、档案鉴别与归档（一）档案鉴别1.组织人事部门对收集到的档案材料进行鉴别，确定其是否属于归档范围，是否真实、完整、准确。2.对不属于归档范围或不符合要求的档案材料，不予归档，并及时通知相关部门或个人进行处理。3.对存在疑问的档案材料，应进行调查核实，确保档案材料的真实性。（二）档案归档1.档案管理人员将经过鉴别合格的档案材料按照类别、顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、脊背等信息。2.在档案盒内放置档案材料目录，便于查阅。3.将整理好的档案存入专门的档案库房，按照档案编号顺序排列存放，便于查找和管理。五、档案保管与保护（一）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对重要档案应采取备份措施，防止档案丢失或损坏。（二）档案保护1.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。2.对档案进行整理、装订、修复等操作时，应使用符合要求的工具和材料，避免对档案造成损伤。3.定期对档案库房进行消毒、防虫处理，防止档案受到虫害、霉变等损害。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和防范能力。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本公司/组织内的组织人事部门因干部选拔任用、培养教育、考核评价等工作需要，可以查阅基层干部档案。2.纪检监察部门因工作需要，可以查阅基层干部档案中与案件相关的材料。3.其他部门因工作需要，经组织人事部门批准，可以查阅基层干部档案中与工作相关的材料。（二）查阅程序1.查阅单位或个人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章。2.组织人事部门对查阅申请表进行审核，批准后方可查阅。3.档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案材料归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅基层干部档案的，必须经组织人事部门负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅单位或个人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并加盖单位公章。2.组织人事部门对借阅申请表进行审核，批准后方可借阅。3.档案管理人员与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。4.借阅人员持档案借阅协议到档案库房借阅档案，并在规定的时间内归还。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。6.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递范围1.基层干部因工作调动、职务变动等原因，需要转递档案的。2.基层干部因退休、辞职、辞退等原因，需要转递档案的。3.其他需要转递档案的情况。（二）转递程序1.组织人事部门根据工作需要，填写档案转递通知单，注明转递原因、转递单位、转递内容等信息，并加盖单位公章。2.档案管理人员按照档案转递通知单的要求，将档案材料整理齐全，装入档案转递专用信封，并密封盖章。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递给接收单位，并办理档案转递交接手续。4.接收单位收到档案后，应及时将档案转递回执寄回组织人事部门。5.档案转递过程中，如发现档案材料有短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立基层干部档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将基层干部档案中的各类信息录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.档案信息维护：定期对电子档案数据库进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案信息查询：通过信息化管理系统，方便快捷地查询基层干部档案信息。4.档案信息统计分析：利用信息化管理系统，对档案信息进行统计分析，为干部队伍建设提供决策依据。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对信息化管理系统的安全防护。2.对档案信息进行加密存储和传输，防止信息泄露。3.定期对信息化管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。4.加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高其安全意识和防范能力。九、监督与检查（一）监督检查主体组织人事部门负责对基层干部档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况。2.档案管理工作的规范程度，包括档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等环节。3.档案信息的真实性、完整性和保密性。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：组织人事部门定期对基层干部档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：对重点部门或关键环节的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理工作中存在的突出问题或薄弱环节，开展专项检查。（四）问题处理