档案事故责任追究制度

PAGE档案事故责任追究制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，预防和减少档案事故的发生，特制定本档案事故责任追究制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中因故意或过失导致档案事故的责任认定与追究。（三）基本原则1.实事求是原则：以事实为依据，准确认定档案事故的性质、原因、后果及责任主体。2.权责一致原则：根据档案事故的责任大小，确定相应的责任追究方式，做到责任与处罚相适应。3.教育与惩戒相结合原则：通过责任追究，教育相关人员增强档案安全意识，同时起到警示作用，防止类似事故再次发生。二、档案事故定义与分类（一）档案事故定义档案事故是指在档案的收集、整理、保管、利用等过程中，由于人为因素或不可抗力等原因，导致档案的丢失、损毁、泄密等情况，对公司造成不良影响或损失的事件。（二）档案事故分类1.档案丢失事故因保管不善、交接不清、违规借阅等原因，致使档案原件或重要档案信息无法找回。档案在运输、移交过程中发生丢失。2.档案损毁事故因火灾、水灾、虫灾、霉变、机械损坏等自然或人为灾害，导致档案纸张、字迹受损，影响档案的可读性和完整性。因保管条件不符合要求，如温湿度控制不当、存储设备故障等，加速档案老化、损坏。在档案整理、数字化加工等过程中，因操作失误造成档案原件损坏。3.档案泄密事故未经授权，将公司机密档案信息泄露给外部单位或个人。在档案利用过程中，违规提供档案信息，导致信息扩散。因网络安全漏洞、计算机病毒感染等原因，致使档案电子数据被窃取或篡改，造成泄密。三、档案事故责任认定（一）直接责任1.对档案事故的发生起直接作用的人员，如档案管理人员违规操作、借阅人员擅自销毁档案等，应承担直接责任。2.在档案整理、保管、利用等工作中违反相关规定和操作流程，导致档案事故发生的具体经办人员。（二）主要领导责任1.部门负责人对本部门档案管理工作负有领导责任，如因管理不善、监督不力，导致档案事故发生，应承担主要领导责任。2.对档案工作未给予足够重视，未提供必要的资源支持，影响档案管理工作正常开展，从而引发档案事故的部门领导。（三）重要领导责任1.公司分管档案工作的领导，对档案管理工作的整体规划、制度建设、资源配置等方面负有重要领导责任。若因决策失误、管理不到位等原因导致档案事故，应承担重要领导责任。2.未能有效督促各部门落实档案管理工作要求，对档案工作中存在的问题未能及时发现和解决，引发档案事故的公司高层领导。（四）集体责任认定1.在档案管理工作中，因团队协作失误、集体决策错误等原因导致档案事故发生的，由相关集体共同承担责任。2.部门内部在档案收集、整理、保管等环节存在相互推诿、工作脱节等情况，导致档案事故的，该部门全体成员应根据各自职责承担相应集体责任。四、档案事故报告与处理程序（一）报告程序1.一旦发现档案事故，相关人员应立即向本部门负责人报告。报告内容应包括事故发生的时间、地点、经过、初步估计的损失情况等。2.部门负责人接到报告后，应在[X]小时内将事故情况报告给公司档案管理部门，并同时采取必要的应急措施，防止事故进一步扩大。3.公司档案管理部门在接到报告后，应及时向公司分管领导汇报，并根据事故的严重程度，启动相应的处理程序。（二）调查程序1.成立档案事故调查组，成员包括档案管理部门、相关业务部门、法务部门等人员。调查组负责对档案事故进行全面、深入的调查，查明事故原因、责任主体、造成的损失等情况。2.调查组通过查阅档案资料、询问相关人员、现场勘查等方式收集证据，形成调查记录和报告。调查过程应客观、公正、严谨，确保调查结果真实可靠。3.在调查过程中，相关人员应积极配合调查组工作，如实提供有关情况和资料，不得隐瞒、歪曲事实。（三）处理程序依据调查结果，对档案事故责任主体进行责任认定，并按照本制度规定的责任追究方式进行处理。1.对于情节较轻的档案事故，由档案管理部门对责任人员进行批评教育，并责令其采取补救措施，如找回丢失档案、修复损毁档案、消除泄密影响等。2.对于造成一定损失或影响较大的档案事故，除责令责任人员采取补救措施外，还应给予相应的经济处罚，如扣发奖金、罚款等。3.对因故意或重大过失导致档案事故，给公司造成严重损失或恶劣影响的责任人员，依法依规给予行政处分，直至解除劳动合同；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。（四）整改措施1.针对档案事故暴露出的问题，责任部门应制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。2.整改措施应包括完善档案管理制度、加强人员培训、优化档案管理流程、改善档案保管条件等方面，确保类似档案事故不再发生。3.档案管理部门负责对整改措施的落实情况进行跟踪检查，确保整改工作取得实效。五、档案事故责任追究方式（一）批评教育对初次出现轻微档案管理失误，但未造成实际损失的人员，给予批评教育，要求其立即改正错误，并作出书面检讨。（二）警告对于因疏忽大意导致一般性档案事故，如档案整理不规范、借阅登记不完整等，给予警告处分，同时扣发当月绩效奖金的[X]%。（三）罚款1.因违规操作导致档案丢失、损毁或泄密，造成一定经济损失的，根据损失大小给予相应罚款，罚款金额为损失金额的[X]%[X]%。2.对多次违反档案管理制度，虽未引发档案事故，但情节较为严重的人员，给予一次性罚款[X]元[X]元。（四）降职或降薪1.因严重失职导致重大档案事故，给公司带来较大经济损失或不良社会影响的，给予降职处理，职级降低[X]级，并相应降低薪酬待遇。2.对于虽未达到重大事故标准，但在档案管理工作中存在严重违规行为，且屡教不改的人员，给予降薪[X]%[X]%的处罚。（五）辞退或开除1.因故意行为导致档案事故，给公司造成巨大损失，如泄露核心商业机密档案，致使公司利益遭受重大损害的，予以辞退或开除处理。2.对因档案事故被追究刑事责任的人员，公司依法解除劳动合同关系。（六）法律责任追究对于因档案事故构成犯罪的责任人员，公司将积极配合司法机关的调查处理工作，依法追究其刑事责任，维护公司的合法权益。六、档案事故预防措施（一）加强档案安全教育培训1.定期组织公司全体员工参加档案安全知识培训，提高员工的档案安全意识和责任意识。培训内容包括档案法律法规、档案管理制度、档案操作规范、安全防范知识等。2.针对档案管理人员，开展专业技能培训，提升其档案管理业务水平，确保档案管理工作的规范化、标准化。（二）完善档案管理制度1.不断修订和完善档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节的管理制度，明确工作流程和操作标准，堵塞管理漏洞。2.加强对档案管理制度执行情况的监督检查，确保制度的有效落实。（三）改善档案保管条件1.按照国家档案保管要求，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房的温湿度调节设备、防火防盗防虫设备、档案存储架等。2.定期对档案保管设施设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行，为档案提供安全可靠的存储环境。（四）强化档案信息化建设1.加快档案数字化进程，将重要档案进行数字化扫描存储，建立电子档案数据库，提高档案利用效率和安全性。2.加强档案信息系统的安全管理，设置严格的用户权限，采取数据备份、加密、防火墙等技术手段，防止档案电子数据泄露、丢失和损坏。（五）建立档案工作监督机制1.公司档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查评估，及时发现和纠正存在的问题。2.设立档案