工程声像档案管理制度

PAGE工程声像档案管理制度一、总则（一）目的为加强工程声像档案的管理，确保工程声像档案的完整、准确、系统和有效利用，真实反映工程建设全过程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有工程项目的声像档案管理工作，包括新建、改建、扩建等各类工程项目。（三）定义1.工程声像档案：是指在工程建设活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片等声像材料，它反映了工程建设的全过程和工程实体的真实面貌。2.归档：将经过整理、编目后的工程声像档案资料移交至档案管理部门保存的过程。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善工程声像档案管理制度，并监督执行。指导、督促工程项目各参建单位做好工程声像档案的形成、积累和整理工作。负责接收、整理、保管和提供利用工程声像档案。2.工程项目建设单位负责组织、协调工程项目各参建单位的工程声像档案管理工作。配备必要的声像设备和人员，确保工程声像档案的形成质量。对工程项目各参建单位提交的工程声像档案进行审核，并及时向档案管理部门移交。3.工程项目勘察、设计、施工、监理等参建单位负责本单位承担工程项目的声像档案收集、整理和归档工作，确保声像档案的完整、准确、系统。按照本制度的要求，将整理好的工程声像档案及时移交建设单位。二、工程声像档案的形成与收集（一）形成要求1.在工程建设的各个环节，包括工程前期准备、基础施工、主体施工、设备安装调试、竣工验收等阶段，都应同步形成声像档案。2.声像档案应主题明确，图像清晰，声音清楚，内容真实，能够准确反映工程建设的实际情况。3.拍摄的照片应具有代表性，能够反映工程的关键部位、重要节点、施工工艺等；录像应连续完整，能够记录工程建设的全过程。（二）收集范围1.工程前期准备阶段工程项目立项、可行性研究、环境影响评价等文件的相关会议照片、录像。工程选址、规划设计方案评审会议照片、录像。工程建设用地的现状照片。2.工程施工阶段工程开工仪式照片、录像。工程基础施工照片、录像，包括土方开挖、地基处理、基础浇筑等过程。工程主体结构施工照片、录像，包括钢筋绑扎、模板支设、混凝土浇筑等关键工序。工程设备安装调试照片、录像，包括各类机械设备、电气设备、管道安装等。工程施工现场的安全、质量、进度管理情况照片、录像。工程施工过程中的技术创新、工艺改进等照片、录像。3.工程竣工验收阶段工程竣工验收会议照片、录像。工程实体外观照片，包括建筑物整体外观、各楼层外立面、室内装修等。工程配套设施照片，如道路、绿化、水电设施等。（三）收集责任1.工程项目建设单位负责组织协调各参建单位的声像档案收集工作，并对收集情况进行监督检查。2.勘察、设计、施工、监理等参建单位负责各自承担工作范围内的声像档案收集，并按要求及时整理归档后移交建设单位。三、工程声像档案的整理（一）分类原则工程声像档案应按照工程项目的建设阶段、内容和载体形式进行分类。（二）分类方法1.按建设阶段分类工程前期准备类工程施工类工程竣工验收类2.按内容分类工程管理类，包括工程建设相关会议、文件等照片、录像。工程技术类，包括工程设计图纸、施工工艺、设备安装等照片、录像。工程形象类，包括工程实体外观、配套设施等照片、录像。3.按载体形式分类照片档案录音档案录像档案影片档案（三）整理要求1.照片档案照片应统一使用标准规格的相纸冲印，图像清晰，色彩还原准确。照片应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可采用“工程名称建设阶段序号”，如“XX大厦工程施工001”。每张照片应附文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等基本信息。文字说明应简洁明了，与照片内容相符。照片应按照分类顺序进行排列，并装入照片档案册或档案盒。2.录音档案录音带应标注录制日期、内容摘要、录制人等信息。录音带应进行编号，编号格式可参照照片档案。录音带应转录为数字音频文件，并进行备份保存。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性。3.录像档案录像带应标注录制日期、内容摘要、录制人等信息。录像带应进行编号，编号格式可参照照片档案。录像带应转录为数字视频文件，并进行备份保存。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性。数字视频文件应按照视频内容进行分类命名，命名格式可采用“工程名称建设阶段视频主题”，如“XX大厦工程施工基础浇筑过程”。4.影片档案影片应标注拍摄日期、内容摘要、拍摄人等信息。影片应进行编号，编号格式可参照照片档案。影片应进行数字化处理，并进行备份保存。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性。四、工程声像档案的归档（一）归档时间1.工程项目各参建单位应在各自承担工作任务完成后，及时将整理好的工程声像档案移交建设单位。2.建设单位应在工程竣工验收后[X]个月内，将审核后的工程声像档案移交档案管理部门归档。（二）归档手续1.工程项目各参建单位向建设单位移交工程声像档案时，应填写《工程声像档案移交清单》，清单内容应包括档案名称、数量、载体形式、移交日期等，并由双方签字确认。2.建设单位向档案管理部门移交工程声像档案时，应填写《工程声像档案归档清单》，清单内容应包括档案名称、数量、载体形式、移交日期、工程项目名称等，并由双方签字确认。（三）归档要求1.移交的工程声像档案应符合本制度规定的整理要求，档案资料应完整、准确、系统。2.档案管理部门接收工程声像档案后，应进行认真核对，如发现问题应及时通知建设单位进行整改。五、工程声像档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的工程声像档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防磁等条件。（二）保管设备1.应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。2.档案保管设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。（三）保管期限工程声像档案的保管期限应根据工程项目的重要程度、使用价值等因素确定，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管：对具有重要历史价值、科学研究价值或涉及国家、企业重大利益的工程声像档案，应永久保管。长期保管：对工程建设过程中具有一定保存价值的声像档案，保管期限为[X]年。短期保管：对工程建设过程中一般性的声像档案，保管期限为[X]年。（四）保管期限的划分原则1.反映工程建设全过程，对工程质量、安全、功能等具有重要证明作用的声像档案，应永久保管。2.反映工程建设主要阶段和关键环节，对工程建设具有一定参考价值的声像档案，应长期保管。3.反映工程建设一般性活动，对工程建设参考价值较小的声像档案，应短期保管。（五）保管期限的调整1.工程声像档案保管期限确定后，如因特殊情况需要调整保管期限的，应按照规定的程序进行审批。2.审批通过后，档案管理部门应及时对保管期限进行调整，并做好相关记录。六、工程声像档案的利用（一）利用原则1.工程声像档案的利用应遵循保密、安全、合法、合理的原则，确保档案的真实性和完整性。2.利用工程声像档案应填写《工程声像档案利用申请表》，注明利用目的、利用内容、利用期限等，并经相关部门负责人审批。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅工程声像档案原件或复印件。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。2.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供工程声像档案的复制件。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明与原件一致。3.借阅：因工作需要确需借阅工程声像档案原件的，应办理借阅手续，并在规定的期限内归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。（三）利用登记档案管理部门应对工程声像档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用目的、利用内容、利用期限、归还日期等。七、工程声像档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则工程声像档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织档案管理部门应定期组织对已到保管期限的工程声像档案进