小型公司档案管理制度

PAGE小型公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司各部门及全体员工。（三）定义1.档案：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、信函、会议记录、照片、音像资料等。2.档案管理：指对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作的总称。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于公司各部门及员工查询和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责公司档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。5.负责档案的安全管理，确保档案的安全与完整。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整与准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部移交应归档的档案。3.配合综合管理部做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的文件、记录等。3.公司各项业务活动中形成的合同、协议、订单、报表等。4.公司行政管理活动中形成的文件、通知、报告等。5.公司人力资源管理活动中形成的员工档案、考勤记录、培训资料等。6.公司财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表等。7.公司市场营销活动中形成的市场调研报告、客户资料等。8.公司技术研发活动中形成的技术文件、图纸、专利等。9.公司对外宣传活动中形成的宣传资料、新闻稿件等。10.其他具有保存价值的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在各项活动中形成的档案，并进行初步整理。3.对于重要文件、合同等，应在形成后及时收集，确保档案的原始性和真实性。4.档案收集人员应将收集到的档案及时移交本部门档案管理人员进行进一步整理和保管。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、人力资源类、财务管理类、市场营销类、技术研发类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查询和利用。（三）整理要求1.档案管理人员应按照整理原则和方法，对收集到的档案进行认真整理，确保档案的分类准确、编号规范、编目清晰。2.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。3.对于破损、褪色等档案，应进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、货架等保管设备，对纸质档案进行分类存放。2.电子档案：建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案柜、货架应摆放整齐，便于查找和取用档案。3.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，防止档案霉变、虫蛀、破损等。4.对电子档案应定期进行维护和更新，确保电子档案的可读性和可用性。5.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案的借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案借阅申请表》的内容，对借阅档案进行核对和登记，并将档案借给借阅人员。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向综合管理部报告，并承担相应的责任。（四）档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅时间、查阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案查阅申请表》的内容，对查阅档案进行核对和登记，并安排专人陪同查阅人员在指定地点查阅档案。3.查阅人员不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。如需复印档案，应经综合管理部档案管理人员同意，并按照规定的程序办理复印手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案进行鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。3.便于保管和利用，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、各部门档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定。2.档案鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的价值。3.对于已失去保存价值的档案，档案鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司领导批准后，进行销毁。（三）销毁要求1.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。2.档案销毁人员应按照《档案销毁申请表》的内容，对档案进行认真核对，确认无误后，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。3.档案销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、编号、数量等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，确保档案库房的整洁和安全。七、档案的统计与移交（一）统计1.综合管理部应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司领导报送档案统计报表。（二）移交1.各部门应按照公司档案管理制度规定的时间和要求，将本部门应归档的档案移交综合管理部。2.档案移交时，移交部门应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、编号