企业档案安全制度健全

PAGE企业档案安全制度健全一、总则（一）目的为了加强企业档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效保护和利用档案资源，为企业各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业总部及所属各部门、各分支机构的档案安全管理工作。（三）基本原则1.预防为主原则树立档案安全风险意识，采取有效的预防措施，防止档案安全事故的发生。2.全面管理原则对档案形成、收集、整理、保管、利用等全过程进行全面管理，确保档案安全。3.谁主管谁负责原则各部门负责人为本部门档案安全管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案安全管理工作。4.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展档案安全管理工作。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案安全管理制度。2.负责企业档案安全管理工作的组织、协调和监督检查，指导各部门做好档案安全管理工作。3.负责企业档案库房的建设、改造和维护，配备必要的档案安全防护设施设备，确保档案库房安全。4.负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。5.负责企业档案信息资源的开发利用，为企业各项工作提供档案信息服务。6.负责组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高员工的档案安全意识和业务水平。7.负责处理档案安全事故，及时向上级主管部门报告，并采取有效措施进行整改。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案安全管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案安全管理工作。2.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.各部门应按照企业档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门集中保管。4.各部门应加强对本部门员工的档案安全宣传教育，提高员工的档案安全意识，防止因员工疏忽或违规操作导致档案安全事故的发生。5.各部门应积极配合档案管理部门开展档案安全检查和整改工作，对档案管理部门提出的整改意见应及时落实。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，严格遵守企业档案安全管理制度。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.负责档案库房的日常管理工作，定期检查档案库房的安全状况，及时发现和排除安全隐患。4.负责档案信息资源的开发利用，为企业各项工作提供档案信息服务。5.负责组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高员工的档案安全意识和业务水平。6.负责处理档案安全事故，及时向上级主管部门报告，并采取有效措施进行整改。三、档案安全防护措施（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和污染源的地方。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，配备必要的安全防护设施设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应安装监控设备，对库房内的人员和物品进行实时监控，确保档案安全。4.档案库房应定期进行清洁和消毒，保持库房内的整洁和卫生。5.档案库房应建立严格的出入库登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（二）档案存储设备管理1.档案存储设备应符合国家有关标准和规范，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.档案存储设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。3.档案存储设备应分类存放档案，便于查找和管理。4.档案存储设备应标明档案的类别、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。（三）档案信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息的保护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。2.对档案信息系统进行安全防护，设置用户权限和密码，定期进行安全检查和漏洞修复。3.对涉及企业机密的档案信息，应采取加密存储、专人管理等措施，确保信息安全。4.加强对档案信息利用的管理，严格执行档案查阅、借阅、复制等手续，防止档案信息被非法利用。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照企业档案管理部门的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并进行整理和归档。2.档案收集应遵循全面、完整、准确的原则，确保档案的真实性和可靠性。3.对重要的档案应进行备份，防止档案丢失或损坏。（二）档案整理1.档案整理应按照国家有关标准和规范进行，确保档案的分类科学、编号统一、排列有序。2.档案整理应包括文件材料的分类、编号、编目、装订等工作，并编制档案目录。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案保管与保护（一）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括企业设立、变更、终止等重要文件，企业年度财务报表、审计报告等重要财务档案，企业重大决策、重要会议记录等重要管理档案，以及涉及企业知识产权、商业秘密等重要档案。3.长期保管的档案主要包括企业一般性管理文件、业务档案等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括企业临时性文件、一般性业务资料等，保管期限为1年至10年。（二）档案保管要求1.档案应按照保管期限分类存放，便于查找和管理。2.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准和规范。3.档案应采用密集架、档案柜等存储设备进行存放，存储设备应牢固、整齐、美观，便于档案的存放和取出。4.档案应定期进行清点和核对，确保档案的数量和质量与档案目录一致。（三）档案保护措施1.对易损、易褪色的档案应采取特殊的保护措施，如进行裱糊、复制等。2.对磁性载体档案应定期进行检查和维护，防止信息丢失或损坏。3.对电子档案应进行备份，并采用加密存储、异地存储等措施，确保电子档案的安全。4.对档案库房应配备必要的消防器材和安全设施设备，定期进行检查和维护，确保档案库房的安全。六、档案利用与借阅（一）档案利用1.企业各部门因工作需要利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等信息，并经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理利用手续。2.档案管理部门应根据档案利用申请表，为利用者提供必要的档案信息服务，如查阅、借阅、复制等。3.档案利用者应在档案管理部门指定的地点进行查阅、借阅和复制，不得擅自将档案带出档案管理部门。4.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案时，借阅者应填写档案借阅申请表，并经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据档案借阅申请表，为借阅者提供必要的档案信息服务，如查阅、借阅、复制等。3.档案借阅者应在档案管理部门指定的地点进行查阅、借阅和复制，不得擅自将档案带出档案管理部门。4.档案借阅者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告。5.档案借阅者应按照档案管理部门规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。3.档案鉴定小组应根据国家有关标准和规范，结合企业实际情况，对档案进行全面、客观、公正的鉴定。4.档案鉴定小组应形成鉴定意见，填写档案鉴定表，并经鉴定小组组长签字确认后，作为档案鉴定的依据。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照档案鉴定意见进行销毁。2.档案销毁工作应制定销毁计划，明确销毁档案的类别、年度、保管期限等信息，并报企业主管领导批准。3.档案销毁工作应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理部门和业务部门共同派员监销。4.档案销毁过程中，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁工作结束后，应填写档案销毁清册，由监销人员签字确认后存档。八、档案安全检查与整改（一）档案安全检查1.档案管理部门应定期组织开展档案安全检查工作，检查内容包括档案库房安全状况、档案存储设备运行情况、档案信息安全管理情况等。2.档案安全检查工作应制定检查计划，明确检查时间、检查人员、检查内容等信息，并报企业主管领导批准。3.档案安全检查工作应采用实地检查、查阅资料、询问情况等方式进行，确保检查工作的全面、深入、细致。4.档案安全检查工作结束后，应形成检查报告，对检查中发现的问题进行详细记录，并提出整改意见和建议。（二）档案安全整改1.对档案安全检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行整改，确保档案安全。2.档案安全整改工作应制定整改计划，明确整改措施、整改责任人、整改期限等信息，并报企业主管领导批准。3.档案安全整改工作应按照整改计划认真组织实施，确保整改工作取得实效。4.档案安全整改工作结束后，应形成整改报告，对整改情况进行详细记录，并报企业主管领导审阅。九、档案安全事故处理（一）事故报告1.发生档案安全事故后，事故发生部门应立即向档案管理部门报告，并采取有效措施进行现场保护，防止事故扩大。2.档案管理部门接到事故报告后，应立即向企业主管领导报告，并组织有关人员进行调查处理。（二）事故调查1.档案安全事故调查工作应组成事故调查组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.事故调查组应按照国家有关法律法规和企业档案安全管理制度的要求，对事故发生的原因、经过、后果等进行全面、深入、细致的调查。3.事故调查组应形成事故调查报告，对事故发生的原因进行分析，提出处理意见和防范措施，并