财务档案管理制度流程

PAGE财务档案管理制度流程一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理工作。（三）定义财务档案是指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务相关的其他资料，如经济合同、审计报告、税务资料等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理财务档案工作，各分公司、子公司财务部门负责本单位财务档案的具体管理，并接受公司财务部门的指导和监督。2.安全保密原则。财务档案管理人员应严格遵守保密制度，确保财务档案的安全，防止财务档案信息泄露。3.完整准确原则。财务档案应真实、完整、准确地反映公司财务活动的全过程，不得擅自篡改、销毁财务档案。4.便于利用原则。财务档案的整理、保管和利用应便于查阅和使用，提高工作效率。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、税务申报表、发票存根联、经济合同、审计报告、资产评估报告、财务预算、财务分析报告等。（二）编号财务档案应按照分类进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法如下：1.会计凭证类：按照年份和月份顺序编号，如“20XX年X月记字第X号”。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账等按照年份和账簿名称编号，如“20XX年总账”、“20XX年明细账X科目”等；固定资产卡片按照资产编号进行编号。3.财务报告类：按照年份和报告类型编号，如“20XX年年度财务报告”、“20XX年季度财务报告第X季度”等。4.其他类：按照年份和资料类型编号，如“20XX年银行存款余额调节表”、“20XX年经济合同X合同”等。三、财务档案管理职责（一）财务部门职责1.负责制定和完善公司财务档案管理制度，并组织实施。2.负责财务档案的收集、整理、装订、保管和移交工作。3.负责对财务档案的查阅、借阅进行登记和管理，确保财务档案的安全和完整。4.定期对财务档案进行清查和盘点，确保财务档案账实相符。5.负责指导和监督各分公司、子公司财务档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责财务档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、保管、查阅、借阅等。2.严格遵守财务档案管理制度，确保财务档案的安全和保密。3.定期对财务档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.协助财务部门做好财务档案的信息化管理工作，提高档案管理效率。（三）各部门职责1.各部门应负责及时将本部门形成的与财务相关的资料移交财务部门，确保财务档案的完整性。2.在财务档案查阅、借阅过程中，各部门应积极配合，提供必要的协助。四、财务档案的收集与整理（一）收集范围1.财务部门在日常财务核算、财务管理等工作中形成的各类会计凭证、会计账簿、财务报告等。2.各部门与财务相关的经济合同、协议、文件等。3.税务机关出具的各类税务申报表、发票存根联等。4.银行出具的银行存款余额调节表、银行对账单等。5.审计机构出具的审计报告、资产评估报告等。6.其他与财务相关的资料。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的与财务相关的资料移交财务部门。2.财务部门在接收资料时，应认真核对资料的完整性和准确性，并办理交接手续。3.对于重要的财务资料，应实行专人负责收集，确保资料的安全和完整。（三）整理要求1.财务档案管理人员应按照财务档案的分类和编号要求，对收集到的财务档案进行整理。2.会计凭证应按照编号顺序，定期装订成册，并加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。3.会计账簿应按照编号顺序，整理整齐，并在账簿首页加盖单位公章、会计主管人员和记账人员印章。4.财务报告应按照编号顺序，装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、报告种类等内容。5.其他类财务档案应按照资料性质和时间顺序进行整理，确保资料的系统性和完整性。五、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类：月度、季度财务报告保管期限为10年；年度财务报告永久保管。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；税务申报表、发票存根联保管期限为5年；经济合同、审计报告、资产评估报告等根据实际情况确定保管期限，但一般不少于10年。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案保管库，确保财务档案的安全存放。保管库应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.财务档案保管库应配备必要的设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.财务档案保管库应实行专人管理，未经授权人员不得进入保管库。（三）保管要求1.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，确保财务档案的安全和完整。2.对于破损、变质的财务档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.财务档案应按照类别分柜存放，并建立档案索引，便于查找和利用。4.财务档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露财务档案信息。六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人和财务部门负责人批准。2.查阅财务档案时，应在财务档案管理人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自将财务档案带出保管库。3.查阅人员应爱护财务档案，不得在财务档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将财务档案归还财务档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要查阅或借阅公司财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，并经公司总经理批准。2.借阅财务档案时，应与财务档案管理人员签订《财务档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅责任等事项。3.借阅人员应按照协议约定的时间归还财务档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管财务档案，不得擅自转借、复印、传播财务档案信息。如因保管不善造成财务档案损坏或丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且已无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因保管不善等原因造成财务档案损坏、变质，无法修复或复制的，可以按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清查和鉴定，提出销毁意见，并编制《财务档案销毁清册》。《财务档案销毁清册》应注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.《财务档案销毁清册》经财务部门负责人审核、公司总经理批准后，方可进行销毁。3.销毁财务档案时，应指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁的财务档案与《财务档案销毁清册》所列内容是否一致，确保销毁工作的真实性和准确性。4.销毁工作结束后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司总经理。（三）特殊情况处理对于涉及未结清债权债务的原始凭证，在保管期满后不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。八、财务档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立财务档案管理信息系统，实现财务档案的电子化存储、检索、查阅和借阅等功能。2.提高财务档案管理工作效率，降低管理成本，确保财务档案信息的安全和保密。（二）信息化管理要求1.财务档案管理人员应按照规定的格式和要求，将财务档案资料录入财务档案管理信息系统。2.录入的财务档案资料应确保真实、完整、准确，与纸质档案一致。3.财务档案管理信息系统应设置严格的用户权限管理，不同人员只能查阅和操作与其权限相符的财务档案信息。4.定期对财务档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据