征迁办档案收集制度汇编

PAGE征迁办档案收集制度汇编一、总则（一）目的为加强征迁办档案管理，确保征迁工作中形成的各类档案资料完整、准确、系统，便于查询、利用和保存，特制定本档案收集制度汇编。（二）适用范围本制度适用于征迁办在开展征迁工作过程中涉及的所有档案资料收集管理活动，包括但不限于征迁项目规划文件、拆迁协议、补偿安置资料、会议记录、影像资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映征迁工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集征迁工作各个环节产生的档案资料，保证档案体系的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、文字等表述清晰规范。4.及时性原则：及时收集档案资料，避免延误导致资料缺失或损坏。二、档案收集范围（一）征迁项目前期资料1.征迁项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等文件。2.征迁区域规划图纸、红线图、土地性质证明等资料。（二）拆迁协议及相关文件1.与被拆迁人签订的拆迁补偿安置协议、补充协议等。2.拆迁协议签订过程中的协商记录、会议纪要等。（三）补偿安置资料1.被拆迁房屋的产权证明、面积测绘报告、评估报告等。2.补偿安置费用计算明细、支付凭证、发放记录等。3.安置房源信息，包括房源位置、户型、面积等资料。（四）会议记录与文件1.征迁工作领导小组会议、专题会议等会议记录、纪要。2.向上级部门汇报征迁工作的文件、请示、报告等。（五）影像资料1.征迁区域现状照片、视频，包括拆迁前房屋状况、拆迁过程、安置区建设情况等。2.重要活动、仪式的影像记录。（六）其他资料1.群众来信来访记录、处理结果。2.征迁工作中涉及的各类合同、协议，如委托评估合同、测绘合同等。3.上级部门及相关单位关于征迁工作的政策文件、指导意见等。三、档案收集职责分工（一）征迁项目组1.负责收集本项目组在征迁工作中形成的各类原始资料，包括入户调查记录、拆迁协议草稿等。2.及时将收集到的资料整理后移交至档案管理部门。（二）测绘单位1.提供准确的被拆迁房屋面积测绘报告，并确保报告的真实性和准确性。2.在报告交付后，将相关测绘资料副本移交至征迁办档案管理部门。（三）评估单位1.出具规范的被拆迁房屋评估报告，附带评估过程中的相关资料。2.按照要求将评估报告及相关资料提交给征迁办档案管理部门。（四）档案管理部门1.制定档案收集计划，明确各阶段档案收集的范围、要求和时间节点。2.负责对各部门移交的档案资料进行审核、整理、归档和保管。3.指导和监督各部门的档案收集工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。四、档案收集流程（一）资料形成与积累1.各部门在征迁工作开展过程中，指定专人负责收集、整理本部门产生的档案资料。2.资料形成后，应及时进行分类、编号，并妥善保管，防止丢失、损坏。（二）定期移交1.各部门应按照档案管理部门规定的时间，定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门。2.移交时，需填写《档案移交清单》，详细注明移交资料的名称、数量、日期等信息。（三）审核接收1.档案管理部门收到移交资料后，应及时进行审核。审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性等。2.如发现资料存在问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。审核无误后，办理接收手续。（四）特殊情况处理1.对于在征迁工作中形成时间紧迫、需要立即归档的重要资料，可先由相关部门口头或书面告知档案管理部门，档案管理部门应及时安排接收和处理。2.事后，相关部门应按照正常流程补办移交手续，并确保资料的完整性和准确性。五、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）分类方法1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类，将同一年度的档案集中在一起。2.项目分类法：以征迁项目为单位，将每个项目产生的档案单独分类，便于对单个项目档案进行管理和查询。3.保管期限分类法：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理要求1.对收集到的档案资料进行清理，去除重复、无效的文件。2.按照分类方法对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，方便查找和利用。3.对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房应配备必要的档案装具设备，并根据档案类别和保管期限进行合理存放。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，并建立完善的电子档案管理系统，确保电子档案的安全、完整和可检索利用。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量核对、存储环境等。2.发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（四）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照保密规定进行管理。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，未经批准，不得擅自查阅、复制、传播档案内容。七、档案利用（一）利用原则1.遵循保密、合法、合理的原则，确保档案利用过程中不泄露机密信息，不损害相关方的合法权益。2.优先满足征迁工作本身的查考需要，同时兼顾其他合法利用需求。（二）利用范围1.征迁办内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关政府部门因工作检查、审计等需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。4.被拆迁人及其他相关利益方在符合规定的情况下查阅与其自身权益相关的档案。（三）利用手续1.内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，经征迁办负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案时，应严格遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记备案。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业档案人员组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和鉴定。（三）鉴定标准1.永久保管档案：反映征迁工作重大历史事件、具有长期查考利用价值的档案，如征迁项目的重要决策文件、长期保存的拆迁协议等。2.长期保管档案：在一定时期内对征迁工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管档案：在较短时间内对征迁工作有参考价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经征迁办负责人批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁。3.销毁档案时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。（五）特殊档案处理对于涉及重要机密或产权纠纷等特殊档案，在销