江苏科研档案数字化制度

PAGE江苏科研档案数字化制度一、总则（一）目的为加强江苏科研档案的管理，有效保护和利用科研档案信息资源，适应科研工作数字化发展需求，特制定本制度。本制度旨在规范科研档案数字化工作流程，确保数字化档案的质量、安全与长期保存，为科研创新、决策支持、成果转化等提供坚实的信息保障。（二）适用范围本制度适用于江苏省内各类从事科研活动的单位，包括高等院校、科研院所、企业研发机构等，以及与之相关的科研项目所形成的档案数字化管理。（三）基本原则1.真实性原则：科研档案数字化应忠实于原始档案内容，确保数字化副本与原件一致，不篡改、不遗漏。2.完整性原则：全面涵盖科研项目从立项到结题全过程所形成的各类档案，保证数字化档案的系统性和完整性。3.准确性原则：对档案内容进行准确著录和数据录入，避免出现错误信息，确保数字化档案能够准确反映科研活动实际情况。4.安全性原则：建立严格的安全防护体系，保障数字化档案在存储、传输和使用过程中的信息安全，防止数据泄露、丢失或被非法篡改。5.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，统一数字化工作流程、技术要求和质量标准，确保数字化档案的规范性和兼容性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善科研档案数字化工作计划与方案，明确工作目标、任务、步骤和时间节点。2.组织开展科研档案数字化工作的培训与宣传，提高相关人员对数字化工作的认识和技能水平。3.负责科研档案数字化项目的组织实施，协调各部门之间的工作关系，确保数字化工作顺利进行。4.对数字化档案的质量进行审核把关，检查数据录入的准确性、完整性和规范性，对不符合要求的及时督促整改。5.负责数字化档案的存储、备份和安全管理，建立健全数字化档案存储体系，定期进行数据备份和安全检查，确保数据安全可靠。6.制定数字化档案的利用制度，规范档案查阅、借阅、复制等行为，保障科研人员对数字化档案的合理利用。（二）科研项目负责人职责1.负责组织本项目科研档案的整理和移交工作，确保档案资料齐全、完整、准确，并按照规定的时间和要求提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门开展科研档案数字化工作，提供必要的指导和支持，对数字化过程中涉及的项目内容进行审核确认。3.督促本项目组成员配合档案管理部门做好数字化档案的相关工作，确保项目档案数字化工作顺利完成。（三）信息技术部门职责1.提供科研档案数字化所需的技术支持和设备保障，包括服务器、存储设备、软件系统等，确保数字化工作的硬件环境稳定可靠。2.负责数字化软件系统的选型、安装、调试和维护，根据科研档案管理需求定制开发相关功能模块，保障数字化工作的软件系统高效运行。3.协助档案管理部门制定数字化工作的技术标准和规范，指导档案管理人员正确使用数字化设备和软件，确保数字化工作符合技术要求。4.负责数字化档案数据的安全管理，采取加密、防火墙、入侵检测等技术手段，防止数据泄露和网络攻击，保障数字化档案信息安全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.科研项目立项阶段：包括项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.研究过程阶段：涵盖实验记录、研究报告、学术论文、会议纪要、测试数据、技术合同等。3.成果验收阶段：有成果鉴定书、验收报告、专利证书、获奖证书等。4.其他相关材料：如科研项目经费预算与决算资料、项目参与人员信息等。（二）收集要求1.科研项目负责人应在项目研究过程中及时收集和整理各类档案资料，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.档案资料应使用耐久性好的纸张书写或打印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应采用通用格式存储，确保其可读性和可编辑性，并按照规定的命名规则进行命名，注明文件形成时间、内容主题等关键信息。（三）整理原则1.遵循科研项目的研究进程和档案形成规律，按照项目类别、时间顺序等进行分类整理。2.同一项目的档案应集中整理，不同项目的档案不得混淆。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，明确档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和利用。四、数字化流程（一）扫描1.根据档案的载体类型、纸张质量、幅面大小等选择合适的扫描设备和扫描方式。对于纸质档案，优先采用彩色扫描，确保档案内容的原貌呈现；对于大幅面档案，可采用大幅面扫描仪或拼接扫描技术进行处理。2.扫描分辨率应不低于300dpi，以保证图像清晰可读。对于文字较小、线条较细的档案，可适当提高分辨率。3.扫描过程中要确保图像完整、清晰，无黑边、白边、模糊、偏色等现象。扫描后的图像应进行纠偏、去污、裁剪等预处理，保证图像质量符合要求。（二）图像处理1.对扫描后的图像进行进一步处理，包括去噪点、去模糊、锐化、色彩调整等，以提高图像的清晰度和可读性。2.对于图像中存在的文字不清晰、字迹褪色等问题，可采用图像处理软件进行文字修复和补充，确保文字内容完整准确。3.对图像进行格式转换，统一存储为TIFF、JPEG2000等通用格式，便于后续管理和利用。（三）数据录入1.按照档案目录清单，对数字化图像进行著录，录入档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，建立准确的索引数据库。2.数据录入应双人录入或进行录入核对，确保录入数据的准确性。录入过程中要严格按照规定的字段格式和录入要求进行操作，避免出现错误信息。3.对于图像中的文字信息，可采用OCR（光学字符识别）技术进行识别转换，提高数据录入效率，但OCR识别结果需进行人工校对，确保文字识别的准确性。（四）挂接与存储1.将图像处理后的数字化图像与录入的索引数据进行挂接，形成完整的数字化档案记录。挂接后的数字化档案应能够通过索引数据快速准确地查询到对应的图像文件。2.建立数字化档案存储体系，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备对数字化档案进行集中存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全可靠。3.按照档案的类别、年度、项目等进行分类存储，建立清晰的存储目录结构，便于档案的管理和检索。同时，为每份数字化档案建立唯一的标识符，确保档案的可追溯性。五、质量控制（一）质量标准1.数字化图像应清晰、完整，图像分辨率不低于300dpi，色彩还原准确，无明显失真。2.数据录入准确无误，索引数据库中的字段信息与原始档案一致，无错录、漏录现象。3.数字化档案的挂接准确，能够通过索引数据快速准确地访问到对应的图像文件，图像与数据的一致性得到保证。（二）质量检查1.建立质量检查制度，定期对数字化档案的质量进行抽检。抽检比例应不低于数字化档案总量的[X]%。2.质量检查内容包括图像质量、数据录入准确性、挂接情况等。检查人员应按照质量标准进行严格检查，填写质量检查记录，对发现的问题及时记录并反馈。3.对于质量不符合要求的数字化档案，应及时进行整改，重新扫描、录入或挂接，直至质量符合标准为止。（三）验收1.数字化项目完成后，应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括项目完成情况、质量控制情况、安全管理情况等。2.验收人员应根据项目合同要求、质量标准和相关规范进行验收，出具验收报告。验收报告应明确项目是否通过验收，对存在的问题提出整改意见和建议。3.对于验收不合格的数字化项目，应责令项目承担单位限期整改，整改完成后重新进行验收，直至验收合格为止。六、安全管理（一）数据安全1.建立数字化档案数据备份制度，定期对数字化档案数据进行备份。备份数据应存储在与生产数据不同的物理位置，如异地存储或采用磁带备份等方式，确保数据在遭受自然灾害、硬件故障等意外情况时能够及时恢复。2.对数字化档案数据进行加密处理，采用先进的加密算法对存储和传输过程中的数据进行加密，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。3.严格控制对数字化档案数据的访问权限，根据用户的工作职责和业务需求，设置不同的访问级别，确保只有授权人员才能访问和操作相关数据。（二）系统安全1.加强数字化档案管理系统的安全防护，安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，防止外部网络攻击和病毒入侵。2.定期对数字化档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现并解决系统存在的安全隐患。3.建立系统安全审计机制，对系统操作日志进行定期审计，跟踪和分析系统操作行为，及时发现异常情况并采取相应措施。（三）人员安全1.对参与科研档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，使其熟悉数字化档案安全管理规定和操作规程。2.与数字化档案管理人员签订保密协议，明确其在数据安全方面的责任和义务，防止因人员疏忽或违规操作导致数据泄露。3.加强对数字化工作场所的安全管理，设置门禁系统、监控设备等，确保工作场所的安全和秩序。七、利用与服务（一）利用方式1.提供在线查询服务，科研人员可通过数字化档案管理系统输入关键词等信息，快速查询所需的科研档案数字化副本。2.支持档案借阅和复制功能，科研人员因工作需要可按照规定办理借阅手续，经批准后借阅数字化档案；对于需要复制的档案，可根据实际情况提供纸质或电子副本。3.开展档案专题检索和分析服务，根据科研项目需求，对相关数字化档案进行专题检索和分析，为科研决策、项目申报、成果评价等提供数据支持和参考依据。（二）利用流程1.用户申请：科研人员向档案管理部门提交档案利用申请，注明利用目的、所需档案内容等信息。2.审核批准：档案管理部门对用户申请进行审核，根据档案的保密级别和利用规定，决定是否批准申请。对于涉及重要机密或敏感信息的档案利用申请，需经相关领导审批。3.提供服务：审核通过后，档案管理部门按照用户要求提供相应的档案利用服务，如在线查询、借阅、复制等，并做好相关记录。4.归还与注销：借阅的数字化档案使用完毕后，用户应及时归还档案管理部门，档案管理部门对归还的档案进行检查核对，确认无误后注销借阅记录。（三）服务保障1.建立完善的