大学生学校档案管理制度

PAGE大学生学校档案管理制度一、总则（一）目的为了加强大学生学校档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力支持，依据国家有关法律法规和教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全日制本专科生、研究生在校期间形成的各类档案材料，包括但不限于入学档案、学籍档案、成绩档案、奖惩档案、党团组织档案、社会实践档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生在校期间的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集学生在校期间形成的各类档案材料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，保护学生个人隐私，对涉及学生隐私的档案信息严格保密。4.规范性原则：档案管理工作应遵循规范的流程和标准，确保档案整理、归档、保管、利用等环节的规范性。（四）管理职责1.学校档案管理部门负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。统筹管理全校学生档案，指导各学院（系）做好档案收集、整理、归档等工作。负责档案的保管、查阅、借阅等日常管理工作，确保档案的安全和有效利用。定期对档案进行检查、鉴定和统计，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。2.学院（系）负责本学院（系）学生档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的真实、完整。按照学校档案管理部门的要求，及时将整理好的学生档案移交学校档案管理部门。配合学校档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，为档案利用提供必要的协助。3.辅导员负责指导学生填写各类档案表格，审核学生档案材料的真实性和完整性。及时收集学生在校期间的各类表现材料，如奖惩情况、社会实践报告等，并整理归档。协助学院（系）和学校档案管理部门做好学生档案的管理工作，解答学生关于档案的疑问。二、档案内容及分类（一）入学档案1.高考报名登记表：记录学生高考报名时的基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、毕业学校等。2.高考体检表：包含学生高考体检的各项结果，如身体各部位的检查情况、疾病史等。3.录取通知书：学校发放给学生的录取凭证，记录录取专业、学制等信息。4.党团组织关系材料：如党员档案、团员档案、入党申请书、入团志愿书等。5.个人简历：学生个人的学习经历、工作经历等简要介绍。（二）学籍档案1.学籍登记表：记录学生入学后的基本学籍信息，包括学号、班级、专业、入学时间、学制等。2.成绩表：学生每学期的课程考试成绩记录，包括课程名称、成绩、学分等。3.学籍异动材料：如转学、休学、复学、退学等相关审批文件和手续。4.学位评定材料：与学位授予相关的材料，如学位申请书、论文答辩记录、学位评定委员会决议等。（三）奖惩档案1.奖励材料：学校及各级政府部门颁发的各类奖励证书、荣誉称号等相关文件和材料，如优秀学生奖学金证书、三好学生荣誉证书、优秀毕业生证书等。2.处分材料：学生受到学校纪律处分的相关文件和材料，如警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分决定书及相关证明材料。（四）党团组织档案1.入党材料：包括入党积极分子培养考察登记表、入党志愿书、预备党员转正申请书、入党介绍人意见、支部大会决议、上级党组织审批意见等。2.团组织材料：如团支部团员登记表、团费缴纳记录、团组织活动记录、推优入党相关材料等。（五）社会实践档案1.社会实践报告：学生参加社会实践活动后撰写的总结报告，包括实践内容、实践收获、实践成果等。2.社会实践证明：由实践单位出具的证明学生参加社会实践活动的文件，包括实践时间、实践岗位、实践表现等。（六）其他档案1.毕业生就业材料：如就业协议书、就业推荐表、毕业生登记表、就业报到证等。2.学生个人申请材料：如助学贷款申请材料、困难补助申请材料、转学申请材料等。3.其他有保存价值的材料：学生在校期间获得的各类技能证书、竞赛获奖证书、学术论文发表等相关材料。三、档案收集与整理（一）收集要求1.定期收集：学校档案管理部门和学院（系）应定期组织档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。一般每学期末进行一次集中收集，特殊情况随时收集。2.主动收集：辅导员应主动关注学生在校期间的各类表现，及时收集相关档案材料，如学生获奖、违纪等情况的证明材料。3.学生提交：要求学生按照学校规定，主动提交个人档案材料，如个人简历、社会实践报告等。（二）整理原则1.分类整理：按照档案内容的分类，对收集到的档案材料进行分类整理，确保同一类档案材料集中存放。2.顺序排列：每一类档案材料应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查阅和管理。3.编目编号：对整理好的档案材料进行编目编号，建立档案目录清单，以便快速查找和核对档案。（三）整理流程1.材料审核：对收集到的档案材料进行审核，确保材料的真实性、完整性和规范性。对于不符合要求的材料，及时与相关部门或学生本人沟通，要求补充或更正。2.分类排序：按照档案分类标准，将审核通过的材料进行分类，并按照顺序排列。3.编目编号：为每一份档案材料编制目录序号，同时为每一类档案编制总目录序号，并建立电子目录清单。4.装订成册：对于一些零散的档案材料，如成绩单、社会实践报告等，应进行装订成册，确保材料的整齐和牢固。5.装盒存放：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、序号、年份等信息，然后存放在档案库房中。四、档案归档与保管（一）归档要求1.及时归档：学院（系）应在档案整理完成后，及时将学生档案移交学校档案管理部门进行归档。学校档案管理部门应在收到档案后，及时进行审核和归档。2.规范归档：归档的档案材料应符合档案管理的规范要求，包括材料的完整性、真实性、规范性等。档案应按照分类顺序依次排列，不得随意打乱。3.建立索引：为便于档案的查找和利用，学校档案管理部门应建立档案索引，包括纸质索引和电子索引。索引应包含档案的类别、序号、姓名、学号、存放位置等信息。（二）保管期限1.永久保管：对于学生的入学档案、学籍档案、学位评定材料、毕业生就业材料等重要档案，应永久保管。2.定期保管：其他档案材料的保管期限根据其重要程度和使用价值确定，一般分为30年、10年等不同期限。保管期限届满后，经鉴定可以销毁的档案，应按照规定程序进行销毁。（三）保管条件1.档案库房：学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案装具：档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒等装具中，装具应坚固耐用，便于存放和查找。3.温湿度控制：档案库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.安全防护：档案库房应配备必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备等，确保档案库房的安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.查阅范围：本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可以查阅学生档案。查阅内容应严格限于与工作相关的部分，不得查阅学生个人隐私信息。2.查阅手续：查阅档案时，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。3.查阅方式：档案管理部门应指定专人负责档案查阅工作，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得将档案带出查阅室。查阅过程中，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏档案材料。4.查阅记录：档案管理部门应建立档案查阅记录，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息，以备查询和统计。（二）借阅规定1.借阅范围：因特殊原因需要借阅学生档案的，必须经学校档案管理部门负责人批准，并严格按照规定办理借阅手续。借阅范围一般限于与学生权益相关的重要证明材料等，不得借阅涉及学生隐私的敏感档案。2.借阅手续：借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和学校档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅档案。3.借阅期限：档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因。4.借阅归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时应确保档案的完整和整洁，如有损坏或丢失情况，应承担相应的赔偿责任。档案管理部门应在档案归还后，及时对档案进行检查和核对，并更新档案借阅记录。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：学校档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.客观公正：鉴定工作应坚持客观、公正的原则，依据档案的保管期限、重要程度、使用价值等因素进行综合评估。3.集体决策：鉴定工作应由学校档案管理部门组织，邀请相关部门负责人、专家等组成鉴定小组，对档案进行集体鉴定。鉴定结果应形成鉴定报告，经学校领导批准后生效。（二）销毁程序1.编制销毁清单：经过鉴定，确定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细列出档案的类别、序号、名称、保管期限等信息。2.审批销毁：《档案销毁清单》应报学校领导审批，经批准后，方可进行档案销毁工作。3.销毁实施：档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门指定专人负责监督销毁过程。销毁方式可以采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录：档案管理部门应建立档案销毁记录，记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人等信息，并将销毁记录与《档案销毁清单》一并存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息系统：学校应建立完善的学生档案信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.数据录入与整合：将纸质档案中的信息进行电子化录入，建立电子档案数据库，并与学校其他信息系统进行整合，实现信息共享。3.在线查询与利用：通过档案信息系统，为教职工和学生提供在线查询档案的服务，方便快捷地获取档案信息。（二）数据安全管理1.备份制度：建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，确保数据的安全性和完整性。2.安全防护：档案信息系统应采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、数据加密等，防止数据泄露和被非法篡改。3.用户权限管理：严格设置档案信息系统用户的权限，不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息，确保档案信息的保密性。（三）信息化应用与维护