工程建设期档案管理制度

PAGE工程建设期档案管理制度一、总则（一）目的为加强工程建设期档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运行维护、管理决策等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所承担的各类工程建设项目从项目前期准备到竣工验收全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司/组织设立档案管理机构，负责统筹协调工程建设期档案管理工作，各部门、各项目组按照职责分工负责具体档案的收集、整理、归档等工作。2.全程跟踪、同步管理原则。档案管理工作应与工程建设进度同步，从项目策划开始，直至项目竣工验收结束，确保档案资料的形成、积累、整理与工程建设进程相适应。3.真实准确、完整系统原则。档案资料应如实反映工程建设实际情况，内容完整、条理清晰、逻辑连贯，能够全面准确地体现工程建设的全过程。4.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值，满足工程建设及管理工作的需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以公司/组织主要领导为组长，各相关部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责全面领导和统筹协调工程建设期档案管理工作，审定档案管理工作规划、制度和标准，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度，制定和完善工程建设期档案管理的具体实施细则。2.负责制定工程建设期档案管理工作计划，明确各阶段档案管理工作的目标、任务和要求，并组织实施。3.指导、监督和检查各部门、各项目组的档案收集、整理、归档工作，确保档案资料的质量和进度。4.负责工程档案的集中统一管理，对收集到的档案资料进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。6.组织开展档案信息化建设，将工程档案资料录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理，提高档案管理的效率和水平。7.参与工程建设项目的竣工验收工作，对档案资料的完整性、准确性进行审核，出具档案验收意见。8.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。9.开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。（三）各部门及项目组职责1.各部门、各项目组应明确一名档案管理责任人，负责本部门、本项目组档案资料的收集、整理、归档和移交工作。2.按照档案管理的要求，负责组织本部门、本项目组工作人员及时收集、整理在工程建设过程中形成的各类文件材料，并确保文件材料的真实、准确、完整。3.对收集到的文件材料进行初步分类、整理，定期向档案管理部门移交，移交时应编制移交清单，双方签字确认。4.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的资料和信息支持。5.在工程建设过程中，严格执行档案管理制度，确保档案资料的形成、积累与工程建设同步进行，避免出现档案资料缺失、损毁等情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围工程建设期档案收集范围包括但不限于以下方面：1.项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复文件等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更文件等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、施工日志等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.设备文件：设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护手册等。6.工程竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。7.其他与工程建设有关的文件：会议纪要、来往信函、工程照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门、各项目组应指定专人负责档案资料收集工作，并按照档案收集范围及时收集各类文件材料，确保档案资料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，禁止使用易褪色的书写材料。3.对工程建设过程中形成的电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步归档，存储格式应符合长期保存的要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性，便于档案的保管和利用。2.分类科学、组卷合理，同一类别的文件材料应集中整理，不同类别的文件材料应分开整理。3.编号规范、标识清晰，便于档案的检索和查找。（四）整理方法1.分类：按照工程建设项目的阶段、内容、性质等进行分类，一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等类别。每个类别下可根据实际情况进一步细分二级类目。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷。卷内文件应按照文件的形成时间顺序排列，重要文件在前，次要文件在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。卷内文件应编制页码，页码编写应连续、准确。3.编目：对整理好的档案进行编目，编制卷内目录、卷内备考表、案卷封面等。卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目；卷内备考表应注明卷内文件的件数、页数以及在组卷和保管过程中需要说明的问题；案卷封面应填写工程名称、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除文件上的金属物，破损的文件应进行修补或复制。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门、各项目组应按照档案管理部门规定的时间和要求，定期将整理好的档案资料移交档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、题名等信息，并由双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案资料进行认真核对，检查档案资料的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时通知移交部门进行整改，直至符合要求为止。3.对归档的档案资料应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用分类编号法，即按照档案的分类类别进行编号，每个类别下的档案依次编号。4.建立档案归档台账，详细记录档案的归档日期、类别、数量、题名、保管期限等信息，以便对档案的归档情况进行跟踪和管理。（二）保管期限根据工程档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：凡是反映工程建设全过程，对工程建设、运行维护、管理决策等具有重要凭证和参考价值的档案，如项目批复文件、可行性研究报告、竣工验收报告等，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是在工程建设过程中形成的，对工程建设和管理有一定参考价值，保管期限为30年的档案，如施工组织设计、工程质量检验记录等，应长期保管。3.短期保管的档案：凡是在工程建设过程中形成的，对工程建设和管理参考价值较小，保管期限为10年的档案，如一般性的会议纪要等，应短期保管。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱号等信息，方便档案的调阅和归还。3.对重要的档案资料应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式。电子备份应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。4.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理。同时，对档案的借阅、归还等情况进行登记，确保档案的安全与完整。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.档案利用应满足工程建设、运行维护、管理决策等工作的需要，为公司/组织的发展提供有力支持。3.在档案利用过程中，应注意保护档案的安全和保密，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司/组织主管领导签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明：根据工作需要，档案管理部门可为公司/组织内部人员出具档案证明。出具证明时，应认真核实档案内容，确保证明内容真实、准确，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、归还日期等信息。通过登记，便于对档案利用情况进行统计分析和跟踪管理，及时发现问题并采取措施加以解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查：对到期档案逐卷进行审查，分析档案的内容、价值和保管状况，确定档案是否仍具有保存价值。2.综合评估：结合工程建设的实际情况和档案的利用情况，对档案的重要性、时效性、完整性等进行综合评估，判断档案是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案的题名、类别、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁时应确保档案彻底销毁，无法恢复。销毁过程中应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销处理，并将档案销毁清册作为档案管理的重要资料进行保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的工程建设期档案信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平，为公司/组织的信息化建设提供有力支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对工程建设期形成的纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案长期保存的要求。2.档案管理系统建设：选用功能强大、安全可靠的档案管理软件，建立档案信息化管理系统。系统应具备档案录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能，实现档案管理的自动化流程。3.数据安全管理：加强档案信息化管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，确保电子档案数据的安全与保密。定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。4.信息资源共享：通过档案信息化管理系统，实现档案信息资源的共享。公司/组织内部人员可根据权限在系统中查阅、利用档案资料，提高档案的使用效率。同时，可根据工作需要，将部分档案信息与外部单位进行共享，但应严格遵守相关保密规定。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规范进行档案的录入、整理、检索等工作。2.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，定期对系统进行检查、升级和优化，确保系统的正常运行。及时处理系统运行过程中出现的问题，保证档案信息的准确性和完整性。3.建立档案信息化管理系统的用户