安置点档案管理制度通知

PAGE安置点档案管理制度通知一、总则（一）目的为加强安置点档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在安置工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织负责的所有安置点档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：安置点档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映安置工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息等档案资料，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善安置点档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理安置点的各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。5.定期对档案进行安全检查，确保档案的安全保管。6.组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行妥善处理。7.负责档案管理工作的业务指导和培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理、归档工作，并按规定时间移交档案管理部门。2.确保档案内容的真实、准确、完整，对档案的质量负责。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等具体工作，确保档案的规范化管理。3.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。4.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.安置点规划设计文件，包括选址报告、规划图纸、设计方案等。2.安置点建设工程文件，如施工许可证、施工合同、工程质量验收报告等。3.安置对象信息资料，包括个人基本信息、家庭情况、安置协议等。4.安置点物资发放记录，如生活用品清单、建筑材料发放记录等。5.安置点管理工作文件，如日常巡查记录、安全管理文件、环境卫生记录等。6.安置点各类会议记录、纪要。7.与安置工作相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集应遵循真实性、完整性原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除无关的材料，确保档案的质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为不同的类别，如规划建设类、安置对象类、物资管理类、日常管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便档案的查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门形成的档案应在次年上半年完成归档工作，并移交档案管理部门。2.对于重大项目或紧急事项形成的档案，应及时归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.档案形成部门将整理好的档案移交档案管理部门，双方办理交接手续，填写档案交接清单。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核合格的档案进行归档入库，并在档案管理系统中进行登记。（三）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经本公司/组织档案管理部门负责人批准后，方可查阅。涉及国家机密、个人隐私等档案资料，应严格按照相关规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应在现场监督查阅情况，确保档案的安全。3.查阅人员如需复印、摘抄档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并登记复印、摘抄的内容和用途。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、保密的原则，不得将档案用于非工作目的。2.利用档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行全面审查，分析档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合安置点档案的实际情况，确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限且失去保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经本公司/组织负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的安置点档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，为安置工作提供有力的支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据录入，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合安置点档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取有效的数据安全措施，如数据备份、加密、访问控制等，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，