村级档案室各项管理制度

PAGE村级档案室各项管理制度一、总则（一）目的为加强村级档案室建设与管理，确保村级档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级事务管理、经济发展、文化传承等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村级档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映村级各项工作的实际情况。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和档案行业标准，确保档案管理的规范化。4.服务利用原则：档案管理工作要以服务村级工作和村民需求为宗旨，积极提供档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定村级档案管理制度并组织实施。2.负责本村各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理台账，做好档案的信息化管理工作，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案利用服务，为村级工作决策、村民查询等提供档案资料。5.加强对村级档案管理人员的业务培训和指导，提高档案管理队伍素质。（二）村级各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.配合档案室做好档案管理相关工作，如档案整理、鉴定、利用等。3.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、编目、上架等工作，确保档案质量。3.负责档案的保管和保护，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用服务，热情接待查阅档案人员，及时提供所需档案资料。5.做好档案管理的统计工作，及时准确填报档案统计报表。6.参与档案的鉴定和销毁工作，严格按照规定程序进行操作。三、档案收集（一）收集范围1.上级党委、政府及各部门下发的与本村有关的文件、通知、指示、决议等。2.本村党组织、村委会形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、会议记录、决议、决定、合同协议、统计报表等。3.本村各类经济活动中形成的文件材料，如土地承包合同、财务收支凭证、项目建设资料等。4.本村各类社会事务管理中形成的文件材料，如民政、计生、社保、教育、文化等方面的资料。5.本村各类突发事件处理过程中形成的文件材料，如事件报告、处理方案、会议纪要等。6.本村村民反映问题、提出建议等形成的相关材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对重要文件材料应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.收集的文件材料应保持其真实性和原始性，不得擅自涂改、伪造。4.对收集的文件材料应进行初步整理，按照类别、时间顺序等进行排列，便于移交档案室。（三）收集时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理后移交档案室。2.对于临时性工作或突发事件形成的文件材料，应在工作结束或事件处理完毕后及时移交档案室。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。3.业务档案：根据不同业务类型进行分类，如土地承包档案、项目建设档案等。4.声像档案：按照载体形式、时间顺序等进行分类。5.实物档案：按照实物类别、时间顺序等进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件材料进行装订，去除金属物，确保文件整齐牢固。2.分类：按照分类方法对文件材料进行分类。3.编号：对每一类文件材料进行编号，编号应连续、准确。4.编目：编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限等项目。5.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明档号及相关信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如对受潮档案进行晾晒、对破损档案进行修复等。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。（三）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.查阅档案应严格履行审批手续，未经批准，不得查阅涉及保密的档案。3.对档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务人员等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源用途年代等因素，综合分析其保存价值。3.参考档案保管期限表：按照国家规定的档案保管期限表，结合本村实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经过鉴定，对失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报村领导批准。2.编制档案销毁清册，注明档案的题名、文号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案利用（一）利用范围1.本村党组织、村委会及各部门在工作中查阅档案资料。2.村民因个人事务查阅与自身相关的档案资料，如土地承包档案、婚姻档案等。3.其他单位或个人因工作需要查阅本村档案资料，需经村领导批准。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供查阅人员使用。2.借阅：对确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。3.出具证明：根据查阅人员需求，为其出具档案证明材料。（三）利用手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅档案应填写借阅申请表，经村领导批准后，办理借阅手续，借阅申请表应归档保存。3.查阅或借阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度新增数量、累计数量等。२.档案利用情况统计：包括查阅、借阅档案的人次、卷次等。3.档案保管状况统计：如档案破损情况、电子档案备份情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软