财务档案制度汇报材料模板

PAGE财务档案制度汇报材料模板一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理工作。（三）定义财务档案是指公司在各项财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计核算资料以及其他与财务工作相关的文件、资料、图表等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理全公司的财务档案工作，各分支机构应设立专人负责本单位的财务档案管理，并接受公司财务部门的指导和监督。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。财务档案的整理、保管和利用应便于查询和调阅，以满足公司内部管理和外部审计、税务等工作的需要。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及相关附表、附注等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务预算、财务分析报告、审计报告、验资报告、评估报告、经济合同、财务文件、财务印章使用记录等。（二）编号1.会计凭证编号：按照记账凭证的日期顺序，每月从1号开始连续编号。2.会计账簿编号：总账、明细账、日记账等分别按照科目代码顺序进行编号。固定资产卡片应按照固定资产类别和编号顺序进行编号，并建立固定资产卡片目录。3.财务报告编号：按照报告期和报告类型进行编号，如月度财务报告编号为“月度[年份][月份]”，年度财务报告编号为“年度[年份]”。4.其他类档案编号：根据档案的性质和类别，制定相应的编号规则，确保编号的唯一性和系统性。三、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务部门应定期收集本部门及所属分支机构在财务活动中形成的各类档案资料，确保档案的及时、完整收集。2.会计凭证应在每月结账后，由制单人员及时整理、装订成册，并交专人负责保管。3.会计账簿应在年度终了后，按照规定进行打印、装订，并由专人负责保管。4.财务报告应在编制完成后，经审核无误后及时归档保存。5.其他类档案应在相关业务完成后，由经办人员及时整理、归档，并移交财务档案管理人员。（二）整理1.财务档案管理人员应对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案的整齐、有序。2.会计凭证应按照编号顺序排列，检查凭证的张数、附件是否齐全，编号是否连续，装订是否牢固。3.会计账簿应按照科目顺序排列，检查账页是否完整，页码是否连续，记账是否清晰。年度终了，应将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样。4.财务报告应按照报告期和报告类型顺序排列，检查报告的内容是否完整，数据是否准确，签字盖章是否齐全。5.其他类档案应按照档案的性质和类别进行分类整理，建立档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。四、财务档案的装订与装盒（一）装订1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.装订后的会计凭证封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止编号、凭证张数等信息，并由装订人员和会计主管人员签字盖章。3.会计账簿应使用专用的账簿装订机进行装订，装订应牢固、平整，不得缺页、掉页。年度终了，应在账簿封面注明单位名称、年度、账簿名称等信息，并由装订人员和会计主管人员签字盖章。4.财务报告应按照报告期和报告类型顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不得缺页、掉页。装订后的财务报告封面应注明单位名称、年度、报告期、报告类型等信息，并由编制人员和财务主管人员签字盖章。（二）装盒1.装订后的会计凭证、会计账簿、财务报告等应装入专用的档案盒内，并在档案盒上注明档案名称、编号、年度、月份、保管期限等信息。2.档案盒应按照档案的类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。五、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。其中，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告保管期限为：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.其他类档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般为10年或永久保管。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案保管库，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保财务档案的安全保管。2.财务档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。3.财务档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，确保档案的安全、完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.财务档案应妥善保管，不得随意堆放、丢弃或擅自销毁。未经批准，任何人不得查阅、复制、外借财务档案。3.财务档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露财务档案的内容。如因工作需要查阅财务档案，应按照规定办理审批手续，并在指定地点查阅，不得擅自将档案带出保管库。4.财务档案保管期限届满后，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由公司财务部门会同档案管理部门共同进行，提出销毁意见，报公司领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字盖章。销毁清册应永久保存。六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人应根据查阅申请的内容和范围，进行审批，并指定专人负责陪同查阅。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出保管库。查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供相关证明材料，经公司财务部门负责人审核同意后，报公司领导审批。2.公司领导批准后，财务部门应与借阅单位或个人签订《财务档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、借阅责任等事项。借阅单位或个人应按照协议约定的时间和范围进行借阅，并在指定地点查阅，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.借阅期限届满后，借阅单位或个人应及时归还档案。如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅单位或个人应承担相应的赔偿责任。七、财务档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立财务档案信息化管理系统，实现财务档案的电子化存储、检索、查询和利用，提高财务档案管理的效率和水平。2.确保财务档案信息化管理系统的安全可靠，防止财务档案信息的泄露、篡改和丢失。（二）信息化管理流程1.财务档案管理人员应定期将纸质财务档案进行扫描，形成电子档案，并按照档案的分类和编号规则进行存储。2.电子档案应建立索引目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查询和利用。3.财务档案信息化管理系统应具备权限管理功能，根据不同人员的职责和权限，设置相应的查询、借阅、修改等权限，确保财务档案信息的安全保密。4.财务档案管理人员应定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。（三）信息化安全保障1.加强财务档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对财务档案信息化管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复系统存在的安全隐患。3.加强对财务档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为因素导致财务档案信息泄露。4.建立财务档案信息化管理系统的应急响应