市政设施养护项目档案管理制度

PAGE市政设施养护项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强市政设施养护项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为市政设施养护工作提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承担的所有市政设施养护项目档案的管理，包括但不限于道路、桥梁、排水、照明等设施的养护项目。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善市政设施养护项目档案管理制度；指导、监督和检查各项目组档案管理工作；集中统一管理市政设施养护项目档案，确保档案的安全和完整。2.项目组负责本项目档案的收集、整理、归档和保管工作；按照档案管理部门的要求，及时将档案移交归档，并对档案的真实性、准确性和完整性负责。3.档案管理人员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅、归还等；对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完好；协助档案管理部门开展档案管理工作。二、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、招投标文件等。2.项目实施过程中的文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、质量检验评定记录、安全检查记录等。3.项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图、工程决算书等。4.与项目相关的其他文件，如会议纪要、来往信函、照片、影像资料等。（二）收集要求1.项目组应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件。3.对收集到的档案应进行初步整理，确保文件的清晰、整洁和有序。三、档案整理（一）分类标准市政设施养护项目档案按照项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件和其他文件四大类进行分类，每大类下再根据文件的性质和内容进行细分。具体分类如下：1.项目前期文件立项批复可行性研究报告设计文件招投标文件其他前期文件2.项目实施过程文件施工组织设计施工方案技术交底工程变更通知材料检验报告隐蔽工程验收记录质量检验评定记录安全检查记录施工日志其他实施过程文件3.项目竣工验收文件竣工验收报告竣工图工程决算书其他竣工验收文件4.其他文件会议纪要来往信函照片影像资料其他相关文件（二）整理方法1.按照分类标准对收集到的档案进行分类。2.对每类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对每份文件进行编目，编目内容包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等。4.将编目后的文件按照顺序排列，装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案类别、编号、名称等信息。四、档案归档（一）归档时间项目组应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门归档。（二）归档要求1.档案移交时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案类别、编号、名称、数量等。2.档案管理部门应对移交的档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。3.核对无误后，档案管理部门应在档案移交清单上签字确认，并将档案存入专门的档案库房。五、档案保管（一）保管期限市政设施养护项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管的档案：项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、招投标文件、竣工验收报告、竣工图、工程决算书等。2.长期保管的档案：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、质量检验评定记录、安全检查记录等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：施工日志、会议纪要、来往信函、照片、影像资料等，保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全和完好。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。六\、档案借阅（一）借阅范围公司内部人员因工作需要，可借阅市政设施养护项目档案。（二）借阅流程1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的类别、编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，为借阅人办理档案借阅手续，并在档案借阅登记簿上登记。4.借阅人凭档案借阅证到档案库房借阅档案，档案管理人员应按照借阅申请表上的内容提供档案，并对借阅情况进行记录。5.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。6.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因，并向借阅人提出处理意见。（三）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借、丢失档案。2.借阅人不得将档案带出公司，如需在公司外使用，应经档案管理部门负责人批准。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。七、档案保密（一）保密范围市政设施养护项目档案中涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的文件，应严格保密。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及保密的档案，应单独存放，并标明保密标识。4.借阅保密档案时，应经档案管理部门负责人批准，并在专人监督下进行。5.档案管理人员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，档案管理人员和有关业务人员参加。3.鉴定结果应形成档案鉴定报告，报告内容包括档案的基本情况、鉴定依据、鉴定结果等。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案的类别、编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.申请表经档案管理部门负责人签字同意后，报