劳动者职业档案管理制度

PAGE劳动者职业档案管理制度一、总则（一）目的为规范公司劳动者职业档案管理，维护劳动者合法权益，保障公司人力资源管理工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体劳动者职业档案的建立、保管、查阅、使用及转移等管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实性原则：档案内容应真实、准确、完整，如实反映劳动者的工作经历、职业技能、奖惩情况等。3.保密性原则：对劳动者职业档案中的个人隐私信息予以严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：建立统一规范的档案管理流程和标准，确保档案管理工作有序进行。二、职业档案的内容（一）基本信息1.劳动者的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.身份证号码、联系方式、家庭住址等。（二）入职信息1.入职时间、入职部门、岗位名称、劳动合同期限等。2.入职时的学历、学位证书复印件，专业技能证书复印件等。（三）工作经历1.在公司内的工作岗位变动情况，包括起止时间、岗位名称、岗位职责等。2.参与的重要项目、工作成果及业绩表现记录。（四）培训与发展1.参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训效果评估等。2.职业技能提升情况，如获得的新技能证书、资质认证等。（五）考核与奖惩1.年度绩效考核结果，包括考核等级、考核评语等。2.获得的奖励和处罚记录，如表彰通报、违纪处分决定等。（六）薪酬福利1.工资发放记录，包括基本工资、绩效工资、奖金等明细。2.福利待遇情况，如社保缴纳记录、公积金缴纳记录、带薪年假情况等。（七）劳动合同管理1.劳动合同签订、续签、解除、终止等情况记录。2.涉及劳动合同纠纷的处理情况。（八）其他重要信息1.劳动者的职业健康检查记录。2.与公司相关的其他重要事项记录。三、职业档案的建立（一）档案收集1.人力资源部门负责在劳动者入职时，收集其基本信息、入职信息等相关资料，并要求劳动者如实填写个人信息登记表。2.各部门应及时将劳动者的工作经历、培训与发展、考核与奖惩等相关资料提交至人力资源部门，确保档案内容的及时更新。（二）档案整理1.人力资源部门对收集到的资料进行分类整理，按照档案内容的类别进行编号，建立档案目录。2.对每份资料进行审核，确保资料的真实性和完整性，对于不符合要求的资料，及时与相关部门或劳动者沟通补充。（三）档案录入1.将整理好的档案资料录入公司的人力资源管理系统，建立电子档案，以便于查询和管理。2.电子档案应与纸质档案内容一致，定期进行数据备份，防止数据丢失。（四）档案归档1.将整理好的纸质档案按照档案编号顺序装入档案盒，存放在专门的档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。2.在档案盒上粘贴档案标签，注明档案盒内的档案内容和所属劳动者姓名。四、职业档案的保管（一）保管责任1.人力资源部门负责公司劳动者职业档案的保管工作，指定专人负责档案的日常管理。2.档案管理人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和完整。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持通风良好，温度和湿度适宜。2.档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案受损。（三）保管期限1.劳动者职业档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般为劳动者离职后[X]年。2.对于涉及重要历史资料、法律纠纷等特殊情况的档案，应长期保管。（四）档案销毁1.对于超过保管期限的档案，由档案管理人员提出销毁申请，填写档案销毁清单，报人力资源部门负责人审核批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止信息泄露。五、职业档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅劳动者职业档案的，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到人力资源部门查阅。2.涉及劳动者个人隐私信息的档案内容，未经劳动者本人书面同意，不得查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.所在部门负责人对查阅申请表进行审核，签署意见并批准。3.档案管理人员根据批准的查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，查阅完毕后及时归还档案管理人员。（三）查阅记录1.档案管理人员应对每次档案查阅情况进行详细记录，包括查阅申请表、查阅登记表等资料，保存期限与档案保管期限一致。2.查阅记录应妥善保管，以备日后查询和审计。六、职业档案的使用（一）使用范围1.公司人力资源管理工作中，如员工招聘、培训、绩效考核、薪酬调整、岗位晋升等环节，可根据需要使用劳动者职业档案。2.法律法规规定的其他需要使用劳动者职业档案的情形。（二）使用流程1.使用部门填写档案使用申请表，注明使用目的、使用内容、使用时间等信息。2.人力资源部门负责人对档案使用申请表进行审核，签署意见并批准。3.档案管理人员根据批准的档案使用申请表，提供相应的档案资料，并在档案使用登记表上记录使用人姓名、使用时间、使用内容等信息。4.使用部门应按照规定的用途使用档案资料，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的，使用完毕后及时归还档案管理人员。（三）使用记录1.档案管理人员应对每次档案使用情况进行详细记录，包括档案使用申请表、档案使用登记表等资料，保存期限与档案保管期限一致。2.使用记录应妥善保管，以备日后查询和审计。七、职业档案的转移（一）转移条件1.劳动者离职后，公司应按照法律法规及劳动合同约定，为其办理职业档案转移手续。2.劳动者因工作调动、升学、参军等原因需要转移职业档案的，公司应予以协助办理。（二）转移流程1.劳动者提出档案转移申请，填写档案转移申请表，注明转移原因、接收单位名称、接收单位地址等信息。2.人力资源部门对档案转移申请表进行审核，核实劳动者的离职手续是否办理完毕，档案内容是否完整。3.审核通过后，人力资源部门开具档案转移介绍信，并将劳动者的职业档案密封包装，交予劳动者本人或按照其要求邮寄至接收单位。4.劳动者应在规定的时间内将档案转移介绍信和档案送达接收单位，并将接收单位的回执及时反馈给公司人力资源部门。（三）转移记录1.人力资源部门应对每次档案转移情况进行详细记录，包括档案转移申请表、档案转移介绍信、回执等资料，保存期限与档案保管期限一致。2.转移记录应妥善保管，以备日后查询和审计。八、监督与检查（一）监督机制1.公司建立健全劳动者职业档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.人力资源部门负责对档案管理工作进行日常监督，确保档案管理工作符合法律法规及公司制度要求。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的建立、保管、查阅、使用及转移等环节。2.档案内容的真实性、完整性和准确性。3.档案管理人员的工作责任心和业务水平。（三）问题处理