档案征集规范化管理制度

PAGE档案征集规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案征集工作的规范化管理，确保档案资源的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在公司发展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案征集工作中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案征集工作合法合规。2.真实完整原则：档案征集应保证所收集档案内容的真实性、完整性，如实反映公司各项活动的历史面貌。3.及时有效原则：及时开展档案征集工作，确保档案不遗漏、不延误，有效发挥档案价值。4.集中统一原则：档案征集工作实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。二、档案征集范围（一）公司行政管理档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司组织架构、人员编制、岗位设置等文件。3.公司行政会议纪要、工作计划、总结报告等。4.公司规章制度、工作流程、岗位职责等。5.公司获得的各类荣誉证书、资质证明等。（二）公司业务经营档案1.市场调研、分析报告，客户信息资料等。2.产品研发、生产、销售等环节的文件，包括产品设计图纸、生产工艺文件、销售合同等。3.项目策划、实施、验收等相关文件，如项目可行性研究报告、项目计划书、项目验收报告等。4.招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。5.业务往来函件、协议、合同等。（三）公司财务档案1.财务预算、决算报告，财务报表等。2.会计凭证、账簿、财务审计报告等。3.税务申报资料、纳税记录等。4.资金筹集、使用、管理等相关文件。（四）公司人力资源档案1.员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等文件。2.员工劳动合同、薪酬福利文件、社会保险资料等。3.员工人事档案，包括个人简历、学历证书、工作经历证明等。4.人才培养计划、培训教材、培训记录等。（五）公司文化建设档案1.公司文化理念、企业文化活动方案、活动记录等。2.公司内部刊物、宣传资料、影像资料等。3.公司员工文化作品、摄影作品及相关活动成果等。（六）其他具有保存价值的档案1.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等的往来文件。2.公司参与的行业协会活动、学术交流活动等相关资料。3.公司重大事件、突发事件的相关记录，如事故报告、处理方案、应对措施等。三、档案征集流程（一）征集准备1.成立档案征集工作小组，明确小组成员的职责分工。2.根据档案征集范围，制定详细的档案征集清单，明确征集内容、要求和时间节点。3.准备档案征集所需材料，如档案征集通知、登记表、移交清单等。（二）宣传动员1.通过公司内部文件、会议、公告栏、电子邮件等多种渠道，向全体员工宣传档案征集工作的重要性和意义，提高员工对档案征集工作的认识和参与度。2.对涉及档案征集的重点部门和关键岗位，进行专项宣传和培训，确保相关人员了解档案征集的具体要求和操作流程。（三）档案收集1.各部门及员工按照档案征集清单，对本部门及个人保存的相关档案进行全面梳理和收集。2.对于重要档案或年代久远的档案，应进行妥善整理和保护，确保档案的原始状态。3.在档案收集过程中，如发现档案存在缺失、损坏等情况，应及时进行查找、修复或补充。（四）档案整理1.档案征集工作小组对收集到的档案进行集中整理，按照档案的类别、时间顺序等进行分类、编号、编目。2.对档案进行装订、装盒，并在档案盒上标注档案名称、编号、日期等信息。3.建立档案目录数据库，将档案的基本信息录入数据库，便于查询和管理。（五）档案审核1.档案征集工作小组对整理后的档案进行审核，重点审核档案的真实性、完整性、准确性和规范性。2.对于审核中发现的问题，及时与档案提供者沟通，要求其进行补充、修正或完善。3.审核通过的档案，由档案征集工作小组负责人签字确认。（六）档案移交1.审核通过的档案，由档案提供者填写档案移交清单，将档案移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行核对，确保档案数量、内容与移交清单一致。3.档案管理部门对移交的档案进行妥善保管，并按照公司档案管理制度进行后续管理。四、档案征集责任与奖惩（一）责任划分1.各部门负责人为本部门档案征集工作的第一责任人，负责组织本部门员工开展档案征集工作，并确保所提供档案的质量和完整性。2.档案提供者应对所提供档案的真实性、准确性和完整性负责，按照档案征集要求及时、准确地提供相关档案。3.档案征集工作小组负责档案征集工作的组织、协调和指导，对档案征集工作的质量和进度负责。4.档案管理部门负责档案的接收、整理、审核、保管等工作，对档案管理工作的规范和安全负责。（二）奖励措施1.对在档案征集工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，包括荣誉证书、奖金等。2.对积极提供重要档案或为档案征集工作提供有效线索和帮助的员工，公司将给予适当奖励。（三）惩罚措施1.对未按照档案征集要求及时提供档案或提供档案不完整、不准确的部门和个人，公司将进行通报批评，并责令其限期整改。2.对故意隐瞒、销毁档案或提供虚假档案的部门和个人，公司将依法依规追究其责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。3.对因档案征集工作不力，导致公司档案资源缺失或造成不良影响的部门和个人，公司将严肃追究其责任。五、档案征集工作的监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对档案征集工作进行日常监督检查，定期对档案征集情况进行统计和分析，及时发现和解决存在的问题。2.公司审计部门负责对档案征集工作进行审计监督，检查档案征集工作是否符合法律法规和公司制度要求，是否存在违规行为。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，及时汇报档案征集工作情况，认真落实监督检查意见。2.主动邀请档案专家、学者等对公司档案征集工作进行指导和评估，不断改进档案征集工作方法和流程。六、档案征集工作的信息化建设（一）建立档案征集信息管理系统1.利用信息技术手段，建立档案征集信息管理系统，实现档案征集工作的在线申报、审核、查询、统计等功能。2.通过档案征集信息管理系统，提高档案征集工作的效率和透明度，方便员工参与档案征集工作，便于档案管理部门对档案征集情况进行实时监控和管理。（二）加强档案数字化建设1.对征集到的重