法院档案管理制度化建设

PAGE法院档案管理制度化建设一、总则（一）目的为加强法院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在法院审判、执行及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括但不限于诉讼档案、文书档案、人事档案、财务档案、基建档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本院档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责全院档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则各部门应确保所形成档案的真实性和完整性，如实反映各项工作的过程和结果，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查询和利用效率，为法院工作提供及时有效的服务。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。严格限制档案查阅范围，对涉及国家机密、审判机密等重要档案，应按照相关保密规定进行管理。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门本院设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全院档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度和工作规范。2.负责接收、收集、整理、保管全院各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，指导各部门档案工作，提高全院档案管理整体水平。6.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的开发利用工作，为法院各项工作提供档案支持。（二）各部门档案工作责任人各部门负责人为本部门档案工作第一责任人，应指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并确保档案工作与业务工作同步进行。其主要职责包括：1.组织本部门人员学习档案管理相关规定，提高档案意识，确保档案资料的及时形成和准确收集。2.对本部门形成的档案进行初步整理，按照档案管理部门的要求进行分类、装订，确保档案的规范性。3.定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，根据工作需要提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.诉讼档案涵盖各类案件从立案到结案全过程中形成的所有材料，包括起诉状、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等。2.文书档案本院在行政管理、业务工作等活动中形成的各种文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要、规章制度等。3.人事档案本院工作人员的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的档案材料。4.财务档案财务预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务活动中形成的档案资料。5.基建档案本院基本建设项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工报告等。6.其他档案除上述档案外，本院在其他工作中形成的具有保存价值的档案，如外事活动档案、声像档案、实物档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集齐全。2.档案收集应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，按照档案分类方案进行收集整理。3.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定格式和要求进行存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确，确保档案整理的标准化和规范化。（四）整理方法1.诉讼档案按照案件类别、审级、年度等进行分类，以卷为单位进行整理。每卷档案应按照诉讼程序的先后顺序排列，卷内材料应按照重要程度和时间顺序排列。2.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，以件为单位进行整理。每份文件应加盖归档章，并填写相关项目，如年度（××××年）、保管期限（永久、长期、短期）、机构（问题）、件号等。3.人事档案按照干部人事档案管理的相关规定进行整理，以个人为单位进行装订成册，建立档案目录和索引。4.财务档案按照会计档案管理的要求进行整理，以年度为单位进行分类，将会计凭证、账簿、报表等分别装订成册，并编制档案目录。5.基建档案按照项目建设阶段和文件材料的性质进行分类，以项目为单位进行整理，建立项目档案总目录和分册目录。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如果发现损坏应及时修复或更换。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.诉讼档案应按照案件编号顺序排列存放，文书档案、人事档案、财务档案、基建档案等应按照分类顺序依次排列存放。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。（四）档案保管期限1.永久保管凡是反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如本院重要的法规性文件、重要的会议文件、重大案件的档案、机构演变和人事任免文件等。2.长期保管凡是反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性的会议文件、业务工作文件、人事档案中的部分材料等。3.短期保管凡是反映本院局部工作活动，在较短时间内对本院工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年至15年。如临时性的工作文件、一般性的事务性文件等。（五）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责具体工作。鉴定小组应由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定工作应根据档案的保存价值和历史意义，按照档案保管期限的规定，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经分管领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本院档案管理制度，确保档案利用工作合法、合规。2.服务审判执行原则档案利用工作应紧密围绕法院审判、执行等中心工作，为案件审理、司法决策、工作查考等提供有力支持。3.方便快捷原则简化档案利用手续，提高利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.当事人、代理人因诉讼需要查阅、复制相关案件档案。3.有关国家机关、单位因工作需要查阅本院相关档案。4.其他符合法律法规规定的利用情形（三）利用手续1.本院工作人员利用档案填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需借阅档案，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅登记手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。2.当事人、代理人利用档案按照诉讼程序的规定，提交查阅、复制档案的申请，经案件承办部门同意后，到档案管理部门办理查阅、复制手续。查阅、复制档案应按照规定收取费用。3.有关国家机关、单位利用档案应出具单位介绍信和查阅人有效身份证件，经本院分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等。利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。（五）档案数字化与远程利用1.推进档案数字化建设，将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和远程利用。2.利用信息化技术，为本院工作人员提供远程查阅档案的服务，提高档案利用效率。同时，加强对电子档案的安全管理，防止信息泄露。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行定期统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用档案数量等。2.统计报表应准确、及时、完整，每年[具体时间]前向上级档案管理部门和本院领导报送本年度档案统计报表，并附简要分析报告。（二）档案移交1.本院档案应按照国家有关规定定期向同级国家综合档案馆移交。在移交前，档案管理部门应对拟移交档案进行全面检查和整理，确保档案质量符合移交要求。2.档案移交时，应编制档案移交清册，一式两份，双方签字确认。移交清册应包括档案名称、数量、保管期限等详细信息。3.对电子档案的移交，应按照国家有关电子档案移交的规定进行操作，确保电子档案的完整性和可读性。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的法院档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为法院工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化加工对本院存量档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息化管理系统建设开发或选用适合本院档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。系统应具备档案录入、查询、借阅、审批、统计分析、数据备份等功能，并与法院内部其他业务系统实现数据共享和交互。3.档案安全防护体系建设建立健全档案信息化安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、身份认证等安全技术措施，确保档案信息的安全。加强对档案信息化管理系统的维护和管理，定期进行系统升级和数据备份，防止数据丢失和系统故障。（三）实施步骤1.规划阶段（[具体时间区间1]）制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。进行项目可行性研究和论证，确定项目建设方案。2.实施阶段（[具体时间区间2]）按照项目建设方案，组织开展档案数字化加工、信息化管理系统开发、安全防护体系建设等工作。在实施过程中，加强项目管理，确保项目质量和进度。3.验收阶段（[具体时间区间3]）项目建设完成后，组织相关部门和专家进行验收。验收内容包括档案数字化成果、信息化管理系统功能、安全防护体系建设等方面。对验收中发现的问题，及时