乡镇档案室库房管理制度

PAGE乡镇档案室库房管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案室库房管理，确保档案的安全与完整，有效保护和利用档案资源，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇档案室库房的档案管理工作，包括各类纸质档案、电子档案等的存储、保管与维护。（三）基本原则1.安全保密原则确保档案在库房存储期间的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。2.科学管理原则运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、存储，提高管理效率和质量。3.方便利用原则在保证档案安全的前提下，便于档案的查询、借阅和利用，满足乡镇各项工作对档案信息的需求。二、库房环境管理（一）温度与湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。2.配备温湿度监测设备，定期进行监测和记录，每天至少记录一次。如温湿度超出规定范围，应及时采取调节措施。3.根据季节变化和温湿度实际情况，合理使用空调、除湿机、加湿器等设备进行调节。夏季高温时，注意空调的运行维护，确保制冷效果；冬季寒冷时，防止设备冻裂。（二）清洁卫生1.保持库房地面、货架、档案柜等清洁，定期进行清扫，每周至少清扫一次。2.严禁在库房内堆放杂物，保持通道畅通无阻。3.定期对库房进行全面清洁消毒，每年至少进行一次，防止虫害、鼠害等对档案的破坏。可选用环保型的消毒药剂，避免对档案造成腐蚀。（三）防火防盗1.库房应安装防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控摄像头等。2.定期检查防火、防盗设施的运行情况，确保其正常工作。消防器材应定期维护和更换，保证其性能良好。3.严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁私拉乱接电线。对电器设备要定期进行检查，防止因电气故障引发火灾。4.加强库房的安全保卫工作，严格人员出入登记制度。非库房管理人员未经许可不得进入库房。三、档案存储管理（一）档案分类与编号1.按照档案的来源、内容、时间等因素进行科学分类，如可分为党群工作类、行政管理类、农业农村工作类、经济发展类等。2.为每一类档案编制统一的编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.建立档案分类目录和编号索引，明确各类档案的存放位置和编号，方便档案管理人员和利用者快速查找档案。（二）档案上架排列1.档案应按照分类编号顺序上架排列，同一类档案应集中存放。2.档案上架时应保持整齐有序，避免档案倒置、倾斜或挤压。3.对于纸质档案，应使用档案盒或档案袋进行装盒（袋），并在盒（袋）上标明档案类别、编号、年度、保管期限等信息。（三）电子档案存储1.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于快速检索和查询。3.定期对电子档案存储设备进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。如发现存储设备出现故障，应及时进行修复或更换。四、档案保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.根据国家有关规定和乡镇档案管理的实际情况，确定档案的保管期限为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.永久保管的档案主要包括本乡镇制定的重要法规、规章、政策文件，乡镇党委、政府的重要会议记录、决议、决定，重大事件的相关档案等。3.长期保管的档案包括一般会议文件、重要业务文件、统计报表等。4.短期保管的档案包括一般性文件、临时性工作文件等。（二）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。鉴定工作由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成鉴定小组共同进行。2.鉴定小组根据档案的保管期限划分标准，对档案进行逐卷（件）鉴定，确定档案的存毁。3.对已到保管期限但仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经乡镇领导批准后进行销毁。五、档案借阅与利用管理（一）借阅申请1.乡镇内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、编号、借阅期限、用途等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案室。档案室管理人员对申请进行审核，符合借阅条件的予以批准。（二）借阅登记1.借阅档案时，档案管理人员应进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期、档案名称及编号等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不得超过一个月。（四）借阅归还1.借阅人应按时归还所借档案，如需延期归还，应提前向档案室说明原因并办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（五）档案利用1.鼓励档案的合理利用，为乡镇各项工作提供档案信息支持。利用档案时，应遵守相关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并在规定范围内进行。复印、摘录的档案材料应注明出处和用途。六、档案管理人员职责（一）库房管理职责1.负责库房的日常管理工作，包括温湿度监测、清洁卫生维护、防火防盗检查等。2.按照档案存储管理要求，对档案进行分类、编号、上架排列等工作，确保档案存放有序。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量和存储情况，发现问题及时报告并处理。（二）档案保管职责1.严格遵守档案保管期限规定，对档案进行妥善保管，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。2.对电子档案进行安全存储和维护，确保数据的安全性和完整性。3.参与档案鉴定工作，协助鉴定小组对档案进行逐卷（件）鉴定，提出保管期限调整建议。（三）档案借阅与利用服务职责1.负责受理档案借阅申请，对申请进行审核和登记。2.按照借阅规定，为借阅人提供档案借阅服务，及时办理借阅和归还手续。3.积极为档案利用者提供档案信息咨询服务，协助查找和提供所需档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.乡镇档案室应建立内部监督机制，定期对库房管理、档案存储、借阅利用等工作进行自查自纠。2.档案管理人员应定期对自己的工作进行总结和反思，发现问题及时整改。（二）上级检查1.接受上级档案管理部门的监督检查，积极配合上级部门的工作，如实汇报档案管理情况。2.对上级部门提出的整改意见和建议，应认真落实，及时改进档案管理工作。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时分析原因，并采取有效措施进行整改。2.对违反档案管理制度的