交通建设档案三合一制度

PAGE交通建设档案三合一制度一、总则（一）目的为加强交通建设项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本交通建设档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织承担的各类交通建设项目档案的管理，包括公路、桥梁、隧道、港口、航道等建设项目。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映交通建设项目的规划、设计、施工、监理等全过程实际情况。2.完整性原则：涵盖项目从立项到竣工验收各阶段形成的各类文件材料，确保档案齐全完整。3.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系。4.规范性原则：档案管理工作应符合国家和行业相关标准规范要求，做到标准化、规范化。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善交通建设档案管理制度和流程。指导、监督和检查项目各参建单位档案管理工作。负责收集、整理、保管和提供利用交通建设项目档案。2.项目建设单位负责组织协调项目各参建单位的档案管理工作。对项目档案管理工作进行总体部署和安排，明确各阶段档案管理目标和任务。确保项目档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。3.项目设计单位负责按照档案管理要求，及时整理和移交项目设计阶段形成的各类文件材料。对设计文件的准确性、完整性负责，配合做好档案整理和审核工作。4.项目施工单位负责本单位承担施工任务过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作。按照合同要求和档案管理规定，按时向建设单位移交施工档案。确保施工档案的真实、准确、完整和规范。5.项目监理单位负责对项目施工过程中档案管理情况进行监督检查。审核施工单位报送的档案资料，签署审核意见。整理和移交监理过程中形成的各类文件材料。二、档案分类与编号（一）分类交通建设档案分为工程前期文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工图和竣工验收文件六大类。1.工程前期文件项目立项批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。工程勘察、设计招投标文件及相关合同。工程地质勘察报告、测量成果报告等。2.工程管理文件项目建设管理机构成立文件、人员任命文件等。工程建设年度计划、进度计划及执行情况报告。工程质量、安全、进度、投资等方面的管理文件。3.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验检测报告。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程施工日志、大事记等。4.监理文件监理规划、监理实施细则等。监理月报、监理周报、监理通知单等。工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工图公路、桥梁、隧道、港口、航道等工程的竣工图纸。竣工图编制说明、图纸会审记录、设计变更通知单等。6.竣工验收文件竣工验收申请报告、竣工验收鉴定书等。工程质量保修书、工程决算审计报告等。项目后评价报告等。（二）编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用分类编号法。编号格式为：项目代码分类代码流水号。1.项目代码：采用项目批准文号或项目名称的缩写，确保每个项目代码具有唯一性。2.分类代码：按照上述档案分类，分别用两位数字表示，如01表示工程前期文件，02表示工程管理文件等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，某交通建设项目的一份工程前期文件中可行性研究报告的编号为：JT01001。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理规定，及时、全面地收集本单位在交通建设项目中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类标准，对收集的文件材料进行分类、组卷。卷内文件应排列有序，编目准确。3.每份文件材料应在首页右上角加盖档号章，注明档号、年度、保管期限等信息。4.卷内文件应编写页号，采用阿拉伯数字，标注在有文字的页面正面右上角，背面左上角。5.对破损的文件材料应进行修复，字迹模糊或易褪色的应进行复制。6.电子文件应按照《电子文件归档与管理规范》进行整理，存储格式应符合长期保存要求。四、档案归档与移交（一）归档1.各参建单位应在项目建设过程中，定期对整理好的档案进行归档。一般每半年归档一次，重要项目或关键阶段应及时归档。2.归档的档案应编制归档目录，一式两份，一份随档案存放，一份交档案管理部门备查。3.档案管理部门应对归档的档案进行检查，对不符合要求的档案，应及时通知相关单位进行整改。（二）移交1.项目竣工后，施工单位、监理单位等应按照合同约定和档案管理规定，在规定时间内向建设单位移交项目档案。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、数量、档号等信息。3.建设单位在接收档案后，应进行认真核对和验收。对验收合格的档案，应办理接收手续；对验收不合格的档案，应要求移交单位限期整改后重新移交。4.交通建设项目档案应在项目竣工验收后三个月内，向当地档案行政管理部门和相关行业主管部门移交。移交时，应按照国家有关规定办理移交手续。五、档案保管与利用（一）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。3.对纸质档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限为1050年；短期保管的档案保管期限为5年以下。档案保管期限应根据国家和行业相关规定，结合项目实际情况确定。（二）利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。4.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，严禁泄露。5.外单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅范围和手续应按照国家有关规定办理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据国家和行业相关规定，结合项目实际情况，对档案的保存价值进行全面评估。3.鉴定结果应形成档案鉴定意见书，明确档案的存毁意见。（二）销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、档号等信息。2.档案销毁清单应经档案管理部门负责人审核，公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程应有专人负责监督，并在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应永久保存，以备查考。七、监督与检查（一）监督检查机制1.公司/组织应建立健全交通建设档案管理监督检查机制，定期对项目各参建单位档案管理工作进行检查。2.档案管理部门应加强日常监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.项目建设单位应将档案管理工作纳入项目管理考核内容，对档案管理工作成绩突出的单位和个人给予表彰奖励；对档案管理工作不力的单位和个人进行通报批评，并责令限期整改。（二）检查内容1.制度建设：检查各参建单位档案管理制度是否健全，是否符合国家和行业相关标准规范要求。2.档案收集：检查档案收集是否及时、全面，文件材料是否真实、有效。3.档案整理：检查档案整理是否规范，分类是否准确，编目是否清晰。4.档案归档与移交：检查档案