贵州声像档案数字化制度

PAGE贵州声像档案数字化制度一、总则（一）目的为加强贵州声像档案的管理，确保声像档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥声像档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织形成的声像档案的数字化管理。（三）基本原则1.真实性原则：声像档案数字化应确保原始声像信息的真实、准确，不得对其进行任何形式的篡改。2.完整性原则：全面、系统地对声像档案进行数字化处理，保证数字化后的声像档案与原始档案在内容和形式上的一致性。3.安全性原则：采取必要的安全措施，保障声像档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、丢失或损坏。4.规范性原则：严格按照国家和行业相关标准、规范进行声像档案数字化操作，确保数字化成果的质量和兼容性。二、声像档案的界定与分类（一）声像档案的界定声像档案是指机关、企事业单位、社会团体等组织在其职能活动中形成的，以声音、图像等形式记录的，具有保存价值的历史记录。（二）声像档案的分类1.照片档案：包括各种会议照片、活动照片、人物照片、工程建设照片等。2.录音档案：如会议录音、讲座录音、采访录音等。3.录像档案：涵盖各类会议录像、活动录像、工作记录录像、专题片等。三、声像档案数字化流程（一）收集与整理1.各部门应指定专人负责声像档案的收集工作，确保声像档案的及时、完整收集。2.对收集到的声像档案进行初步整理，包括分类、编号、标注日期、主题等信息，建立声像档案目录清单。（二）数字化前处理1.对声像档案的载体进行检查，确保其质量完好，无损坏、变形等情况。2.对照片进行去污、修复等预处理，对录音、录像进行剪辑、降噪等处理，提高声像质量。（三）数字化转换1.采用专业的数字化设备和软件，按照规定的分辨率、格式等参数对声像档案进行数字化转换。2.照片扫描分辨率应不低于3DPI，采用JPEG格式存储；录音采用WAV或MP3格式，采样率不低于44.1kHz；录像采用MP4格式，分辨率不低于1080P。（四）数据挂接与存储1.将数字化后的声像档案数据与对应的目录信息进行挂接，建立准确的索引关系。2.声像档案数据存储在专用的存储设备上，采用异地备份等方式确保数据安全。存储设备应定期进行维护和检查，防止数据丢失。（五）质量检测1.对数字化后的声像档案进行质量检测，包括图像清晰度、声音完整性、数据准确性等方面。2.抽检比例不低于10%，对不符合质量要求的声像档案及时进行重新处理。四、声像档案数字化的组织与人员职责（一）组织架构成立声像档案数字化工作领导小组，由单位分管领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调声像档案数字化工作，解决工作中的重大问题。（二）部门职责1.档案管理部门负责制定声像档案数字化工作计划和方案。组织实施声像档案的收集、整理、数字化转换等工作。对数字化后的声像档案进行质量检测和验收。建立声像档案数字化管理系统，对声像档案数据进行存储、管理和利用。2.业务部门负责本部门声像档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。协助档案管理部门开展声像档案数字化工作，提供必要的业务支持和信息。3.技术部门负责提供声像档案数字化所需的技术设备和技术支持。对数字化设备和软件进行维护和管理，确保其正常运行。协助档案管理部门进行数据安全保障工作。（三）人员职责1.档案管理人员熟悉声像档案管理业务，负责声像档案的日常管理工作。按照数字化流程要求，组织开展声像档案的收集、整理、数字化转换等具体操作。对数字化后的声像档案进行质量检查和数据核对。2.业务人员负责本部门声像档案的收集、整理和初步分类，确保声像档案的真实性和完整性。及时将整理好的声像档案移交档案管理人员，并提供相关背景信息和说明。3.技术人员熟练掌握数字化设备和软件的操作技能，负责设备的安装、调试和维护。按照技术标准和规范，进行声像档案的数字化转换工作，确保数据质量。协助档案管理人员进行数据存储和安全管理，提供技术保障。五、声像档案数字化的安全管理（一）物理安全1.数字化工作场所应具备完善的安全防护设施，如门禁系统、监控系统等，防止无关人员进入。2.存储声像档案数据的设备应存放在安全可靠的环境中，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。（二）数据安全1.对声像档案数字化过程中产生的数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.建立数据备份制度，定期对声像档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地。3.严格控制数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问声像档案数字化管理系统和数据。（三）人员安全1.对参与声像档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.要求工作人员严格遵守安全操作规程，不得擅自更改系统设置和数据信息。六、声像档案数字化的存储与利用（一）存储1.声像档案数字化数据应按照分类、编号等方式进行有序存储，便于查找和管理。2.建立存储设备的使用记录和维护档案，记录设备的运行状况、维护时间等信息。（二）利用1.建立声像档案数字化利用制度，明确利用的范围、程序和审批权限。2.单位内部人员因工作需要利用声像档案数字化资料的，应填写利用申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理利用手续。3.外部单位或个人需要利用声像档案数字化资料的，应按照国家有关规定办理相关手续，经单位分管领导批准后，由档案管理部门提供利用服务。七、监督与检查（一）监督机制建立声像档案数字化工作监督机制，定期对声像档案数字化工作进行检查和评估。（二）检查内容1.声像档案数字化工作的组织实施情况，包括工作计划执行情况、人员职责履行情况等。2.声像档案数字化流程的规范性，如收集、整理、数字化转换、质量检测等环节是否符合标准要求。3.声像档案数字化的安全管理情况，包括物理安全、数据安全、人员安全等方面。4.声像档案数字化数据的存储与利用情况，如存储的规范性、利用制度的执行情况等。（三）问题整改对检查