教练员信息档案管理制度

PAGE教练员信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织教练员队伍的规范化管理，全面、准确、及时地掌握教练员的基本信息、教学经历、培训情况、考核结果等，提高教练员队伍整体素质，保障教学质量，特制定本教练员信息档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有在职教练员信息档案的建立、管理、使用及维护。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映教练员的真实情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集教练员各方面的信息，保证档案资料的完整性，避免遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护教练员个人信息安全，未经授权不得泄露档案内容。4.动态更新原则：随着教练员工作情况的变化，及时更新档案信息，确保档案信息的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录教练员的基本身份信息。2.政治面貌、婚姻状况、联系方式：包括手机号码、电子邮箱等，以便于沟通联系。3.身份证号码、学历、学位：明确教练员的学历层次和学位情况。4.入职时间、所在部门、岗位：记录教练员在公司/组织内的工作起始时间、所属部门及具体岗位。（二）教学资质信息1.教练员资格证书：包括机动车驾驶培训教练员资格证书、其他相关专业教练员资格证书等，记录证书名称、颁发机构、有效期等信息。2.培训经历：详细记录教练员参加各类教学培训的时间、培训机构、培训内容及取得的培训成果。3.教学能力证明：如教学比赛获奖证书、教学方法创新成果等相关材料。（三）教学工作记录1.授课课程：记录教练员所教授的课程名称、课程级别、授课对象等信息。2.教学计划与教案：保存教练员针对不同课程制定的教学计划以及详细的教案，反映其教学思路和方法。3.教学日志：教练员每日记录的教学情况，包括教学内容、学员表现、存在问题及解决措施等。4.学员评价：收集学员对教练员教学质量、教学态度等方面的评价意见及反馈。（四）考核与奖惩记录1.内部考核成绩：定期组织的教学质量考核、业务能力考核等成绩记录。2.外部考核结果：如行业主管部门组织的考核、相关协会组织的测评等结果。3.奖励情况：记录教练员获得的公司/组织内部奖励、行业奖励等，包括奖励名称、颁发时间及奖励原因。4.处罚情况：对教练员违反教学规定、工作纪律等行为的处罚记录，包括处罚事由、处罚方式及处罚时间。（五）职业发展记录1.晋升情况：记录教练员在公司/组织内的晋升历程，包括晋升时间、晋升岗位等。2.培训需求与发展规划：教练员个人提出的培训需求以及制定的职业发展规划。3.参加学术交流活动情况：记录教练员参加行业学术会议、研讨会、讲座等活动的时间、活动名称及收获。（六）其他相关信息1.教学研究成果：教练员发表的教学研究论文、著作，以及参与的教学科研项目等情况。2.行业活动参与情况：参与行业协会组织的活动、担任行业职务等相关信息。3.健康状况：记录教练员的年度体检报告等健康信息，确保其能够胜任教学工作。三、档案建立与收集（一）档案建立责任人人力资源部门负责统筹教练员信息档案的建立工作，各部门配合提供相关信息。（二）信息收集渠道1.入职资料：教练员入职时，需提交个人基本信息表、身份证、学历证书、资格证书等相关资料原件及复印件，人力资源部门负责审核并录入档案系统。2.日常工作记录：教练员所在部门定期收集教学计划、教案、教学日志、学员评价等教学工作记录，并及时提交给人力资源部门归档。3.考核与奖惩通知：考核部门、行政部门等及时将教练员的考核成绩、奖惩决定等相关文件送交人力资源部门，更新档案信息。4.教练员个人提交：教练员本人应主动向人力资源部门提交职业发展规划、培训需求、教学研究成果等相关材料，确保档案信息的完整性。（三）信息审核与录入1.人力资源部门收到各渠道收集的信息后，安排专人进行审核，确保信息的真实性、准确性和完整性。2.审核通过的信息由专人负责录入电子档案系统，并按照档案内容分类进行整理和存储。对于纸质档案资料，应进行编号、装订，妥善保管。四、档案管理与维护（一）档案保管1.设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮防虫设备等，确保档案存放安全。2.电子档案应进行定期备份，存储在多种存储介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。同时，要安装必要的杀毒软件和数据安全防护系统，保障电子档案信息安全。3.纸质档案应按照类别、时间顺序等进行有序排列，便于查找和使用。档案保管室要保持清洁、干燥、通风良好，防止档案发霉、损坏。（二）档案查阅1.查阅权限公司/组织内部人员因工作需要查阅教练员信息档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因及查阅内容，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。外部单位或个人因特殊原因需要查阅教练员信息档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门专人陪同查阅，并严格登记查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅登记：档案管理部门对每一次查阅进行详细登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容及查阅用途等信息。查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认。3.查阅限制：查阅人员必须遵守档案保密规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。严禁在档案上涂改、圈划、批注等。对于涉及教练员个人隐私的信息，未经教练员本人同意，不得泄露。（三）档案借阅1.借阅申请：因工作需要借阅教练员信息档案的，需填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限：档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅归还：借阅人应在规定期限内归还档案，档案管理部门要对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（四）档案更新1.人力资源部门定期对教练员信息档案进行检查，发现档案信息有变更的，应及时通知相关部门和教练员本人进行更新。2.教练员个人信息发生变化时，应在[X]个工作日内将变更后的信息提交给人力资源部门，如姓名、联系方式、学历学位、资格证书等信息变更。3.教学工作记录、考核与奖惩记录等动态信息应实时更新，确保档案信息与教练员实际工作情况保持一致。对于更新后的档案信息，要进行严格审核，确保准确无误后再进行存档。（五）档案清理1.定期对教练员信息档案进行清理，对于已离职、退休或不再从事教练员工作的人员档案，按照档案保管期限的规定进行分类整理。2.超过保管期限的档案，经公司/组织主管领导批准后，按照相关规定进行销毁处理。销毁档案时，要填写《档案销毁申请表》，详细记录档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由档案管理部门、财务部门、审计部门等相关人员共同监销，确保档案销毁过程的合规性和保密性。五、档案使用与保密（一）档案使用1.人力资源部门应根据公司/组织的人才管理、教学安排、绩效考核等工作需要，合理利用教练员信息档案，为各项决策提供依据。2.在选拔优秀教练员、安排重要教学任务、制定培训计划、进行绩效考核等工作中，充分参考档案中的教学资质、教学工作记录、考核与奖惩等信息，确保人员任用和工作安排的科学性和合理性。3.档案管理部门应定期对档案信息进行分析和统计，形成相关报告，为公司/组织了解教练员队伍整体状况、制定发展战略提供数据支持。（二）档案保密1.严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密制度，对教练员信息档案中的个人隐私和敏感信息予以保密。2.档案管理人员要签订保密协议，明确保密责任和义务，加强对档案管理工作的监督和检查，防止信息泄露事件的发生。3.禁止在非工作场所谈论教练员信息档案内容，严禁通过互联网、电子邮件、即时通讯工具等方式随意传播档案信息。对于因工作需要必须对外提供档案信息的，要严格按照规定的审批程序进行，确保信息提供的安全性和合法性。六、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织成立专门的档案管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括各相关部门代表，负责对教练员信息档案管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理工作进行全面检查，重点检查档案建立、管理、使用、保密等环节的工作是否符合制度要求，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案建立情况：检查档案信息收集是否全面、准确，审核录入是否规范，档案资料是否完整、齐全。2.档案管理情况：查看档案保管是否安全，查阅、借阅登记是否严格，档案更新是否及时，档案清理是否合规。3.档案使用情况：检查档案信息是否被合理利用，是否为公司/组织的各项工作提供了有效支持。4.档案保密情况：核实档案管理人员是否遵守保密制度，有无信息泄露事件发生，对外提供档案信息是否履行审批程序。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门