煤矿档案室资料管理制度

PAGE煤矿档案室资料管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿档案室资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在煤矿生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿公司各部门及所属单位形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：煤矿档案室对全公司档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映煤矿生产、经营、管理等活动的真实情况，保证档案资料的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案资料管理流程，提高档案资料的利用效率，为煤矿各项工作提供便捷的服务。二、档案资料管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定和完善煤矿档案资料管理制度。2.负责接收、整理、保管、统计煤矿各类档案资料，确保档案资料的安全和完整。3.开展档案资料的鉴定、销毁工作，定期对档案资料进行清理和清查。4.编制档案资料检索工具，积极开发档案信息资源，为煤矿生产、经营、管理提供档案资料利用服务。5.指导和监督各部门及所属单位的档案资料管理工作，组织档案业务培训和交流活动。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期向档案室移交档案资料，并办理交接手续。3.严格遵守档案资料管理制度，妥善保管本部门及所属单位的档案资料，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。4.积极配合档案室做好档案资料的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案资料的收集与归档（一）收集范围1.煤矿生产技术类档案：包括地质勘探报告、矿井设计文件、采掘工程平面图、通风系统图、安全监测监控系统图等。2.安全管理类档案：安全生产许可证、安全评价报告、安全检查记录、隐患排查治理台账、事故应急预案及演练记录等。3.经营管理类档案：财务报表、审计报告、合同协议、物资采购清单、销售记录等。4.人力资源类档案：员工档案、考勤记录、培训计划及记录、绩效考核资料等。5.行政管理类档案：公文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。6.基本建设类档案：项目立项批复、可行性研究报告、初步设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。7.设备管理类档案：设备台账、设备购置合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备检修计划及记录等。8.科研技术类档案：科研项目立项报告、研究成果报告、技术创新资料等。9.其他类档案：与煤矿生产、经营、管理相关的其他有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.档案资料应真实、可靠，不得伪造、篡改档案内容。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、编目，便于查找和利用。（三）归档程序1.各部门及所属单位在档案资料形成后，应及时进行整理、立卷，编制档案目录。2.每年[具体时间]前，各部门及所属单位将上一年度整理好的档案资料移交档案室。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案室对接收的档案资料进行审核、验收，对不符合要求的档案资料，应退回原部门及所属单位重新整理。4.档案室对审核验收合格的档案资料进行分类上架，建立档案管理台账，进行规范化管理。四、档案资料的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.按照档案资料的来源、时间、内容和形式等特征，采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。2.年度：以文件材料形成的年度为依据进行分类。3.机构（问题）：按照煤矿内部的组织机构或档案资料反映的问题进行分类。4.保管期限：根据档案资料的保存价值，将档案资料划分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理要求1.对归档的档案资料进行装订、编页、编号，去除金属物，破损的档案资料应进行修复。2.按照分类方案对档案资料进行排列，编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.对电子档案资料应进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全和完整。五、档案资料的保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等必要的设施设备，确保档案资料的安全。（二）保管方式1.档案资料应采用纸质档案与电子档案同时保管的方式，确保档案资料的备份安全。2.纸质档案应按照分类顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找利用。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，定期进行备份，并异地存放。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。（三）保管期限1.永久保管的档案资料：凡是反映煤矿主要职能活动和历史面貌的，对煤矿生产、经营、管理和科学研究有长远利用价值的档案资料，应永久保管。2.长期保管的档案资料：凡是在较长时间内对煤矿生产、经营、管理有查考利用价值的档案资料，保管期限为[具体年限]。3.短期保管的档案资料：凡是在较短时间内对煤矿生产、经营、管理有参考价值的档案资料，保管期限为[具体年限]。（四）档案资料的清查与盘点1.档案室应定期对档案资料进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查盘点内容包括档案资料的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查盘点结束后，应编制档案资料清查盘点报告，对档案资料的管理情况进行总结和分析，提出改进措施和建议。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案工作的法律法规和行业标准为依据，结合煤矿实际情况，对档案资料进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案资料的形成背景、内容、价值等方面进行综合分析，准确判定档案资料的保存价值。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门及所属单位档案管理人员代表等组成。鉴定工作小组负责对档案资料进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案资料的真实性、完整性和准确性。2.档案资料的保存价值，包括对煤矿生产、经营、管理和科学研究的利用价值。3.档案资料的保管期限是否符合规定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案资料，由档案资料鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案资料销毁清单。2.档案资料销毁清单经档案室负责人审核、煤矿分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案资料销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在档案资料销毁清单上签字确认。4.档案资料销毁后，应将档案资料销毁清单归档保存，作为档案资料销毁的凭证。七、档案资料利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案资料的利用应符合国家有关法律法规和煤矿档案资料管理制度的规定。2.服务煤矿原则：档案资料利用工作应围绕煤矿生产、经营、管理等中心工作，为煤矿各项工作提供优质服务。3.确保安全原则：在档案资料利用过程中，应确保档案资料的安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。（二）利用范围1.煤矿内部各部门及所属单位因工作需要查阅档案资料。2.上级主管部门、政府有关部门因工作检查、调研等需要查阅档案资料。3.司法机关因办案需要查阅档案资料。4.其他经煤矿批准的单位或个人因工作需要查阅档案资料。（三）利用程序1.查阅档案资料应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案资料。3.查阅档案资料应在档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出档案室。如需复印、拍照等，应经档案室负责人批准。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案资料。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案室，并办理归还手续。（四）利用登记档案室应建立档案资料利用登记制度，对档案资料的查阅、复印、拍照等利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅部门、查阅人员、查阅内容、利用方式等。档案资料利用登记册应妥善保管，以备查阅。八、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案资料信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案资料管理的效率和水平，为煤矿生产、经营、管理提供更加便捷、高效的档案资料服务。（二）信息化管理内容1.档案资料数字化：对纸质档案资料进行扫描、图像处理等数字化加工，建立电子档案数据库。2.档案资料检索系统建设：开发档案资料检索软件，实现档案资料的快速检索和查询。3.档案资料利用系统建设：建立档案资料在线利用平台，实现档案资料的远程查阅、下载、打印等功能。4.档案资料安全管理系统建设：建立档案资料安全防护体系，确保电子档案资料