档案室要害部位管理制度

PAGE档案室要害部位管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室要害部位的管理，确保档案的安全与完整，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室及相关要害部位的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，提高档案管理的效率和质量。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供及时、有效的信息支持。二、档案室要害部位的界定（一）档案室公司专门设立的用于存放各类档案的场所，包括档案库房、整理室、查阅室等。（二）档案库房存放档案的核心区域，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能。（三）档案整理室用于档案整理、装订、编目等工作的区域。（四）档案查阅室供公司内部人员查阅档案的场所。三、人员管理（一）档案管理人员配备1.根据档案管理工作的需要，配备足够数量的专业档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理相关专业知识和技能。2.档案管理人员应保持相对稳定，如有人员变动，应及时做好交接工作。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范有序。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案存在的问题。做好档案管理设施设备的维护和管理工作。保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。2.查阅人员职责查阅档案应遵守查阅制度，提前办理查阅手续。在查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。（三）人员培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、操作技能等。四、安全管理（一）防火1.档案库房应配备符合国家标准的消防设施设备，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.严禁在档案库房内吸烟和使用明火，如需进行电气焊等明火作业，必须办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。3.制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高应对火灾的能力。（二）防盗1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。2.加强对档案库房周边环境的巡查，及时发现并处理安全隐患。3.严格控制档案库房的钥匙管理，钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。（三）防潮1.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。2.采取防潮措施，如安装除湿机、通风设备等，防止档案受潮发霉。3.定期对档案进行检查，发现受潮档案应及时进行处理。（四）防虫1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，防止害虫滋生。2.采取防虫措施，如放置防虫药品、安装防虫网等，防止害虫对档案的侵害。3.定期对档案进行检查，发现虫害应及时采取措施进行处理。（五）防鼠1.档案库房应采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹、鼠药等，防止老鼠对档案的破坏。2.定期对档案库房进行检查，发现鼠害应及时采取措施进行处理。（六）防尘1.档案库房应安装防尘设备，如空气过滤器等，减少灰尘对档案的污染。2.档案整理室和查阅室应保持清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘进入档案。（七）防光1.档案库房应采用防光窗帘、灯具等，减少光线对档案的损害。2.档案查阅室应控制光线强度，避免强光直射档案。（八）防高温1.档案库房应安装空调设备，保持适宜的温度，防止档案因高温而损坏。2.在高温季节，应加强对档案库房的温度监测，采取相应的降温措施。五、档案管理流程（一）档案收集1.收集范围：公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.收集要求：各部门应及时将本部门形成的档案材料整理后移交档案室，移交时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。（二）档案整理1.整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类、编号、编目、装订等工作。（三）档案保管1.保管方式：档案应存放在专门的档案库房内，按照类别、年度、保管期限等进行排列存放。2.保管期限：根据国家相关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等，发现问题应及时处理。（四）档案利用1.利用申请：公司内部人员如需查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室办理查阅手续。2.查阅审批：档案管理人员对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排查阅时间和地点。3.查阅服务：查阅人员应在档案管理人员的陪同下在查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。（五）档案销毁1.销毁范围：已超过保管期限且无保存价值的档案。2.销毁程序：档案管理人员应定期对已超过保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁申请表，经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。3.销毁记录：档案销毁过程应进行记录，记录内容包括档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，记录应保存备查。六、设施设备管理（一）档案库房设施设备1.消防设施设备：包括灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，应定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.防盗设施设备：包括防盗门窗、监控设备等，应定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.温湿度控制设施设备：包括空调、除湿机、通风设备等，应定期进行检查和维护，确保档案库房的温度和湿度符合要求。4.防虫防鼠设施设备：包括防虫药品、鼠夹、鼠药等，应定期进行检查和更换，确保其有效性。5.防尘防光设施设备：包括空气过滤器、防光窗帘、灯具等，应定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案整理室设施设备1.办公桌椅：应配备足够数量的办公桌椅，满足档案整理工作的需要。2.档案整理工具：包括装订机、裁纸刀、档案盒、标签等，应定期进行检查和维护，确保其正常使用。（三）档案查阅室设施设备1.查阅桌椅：应配备足够数量的查阅桌椅，满足查阅人员的需要。2.电脑设备：应配备电脑设备，方便查阅人员查阅电子档案。3.打印机、复印机：应配备打印机、复印机等设备，方便查阅人员复印、摘录档案内容。（四）设施设备维护1.建立设施设备维护档案，记录设施设备的型号、规格、购置时间、维护情况等信息。2.定期对设施设备进行检查和维护，及时发现并处理设施设备存在的问题。3.设施设备出现故障时，应及时联系专业维修人员进行维修，确保设施设备的正常运行。七、信息化管理（一）档案信息化建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和质量。2.档案管理信息系统应具备档案的收集、整理、保管、利用、销毁等功能，以及档案的检索、统计、分析等功能。（二）电子档案管理1.对电子档案应进行分类、编号、编目等管理，确保电子档案的完整性和准确性。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止电子档案的丢失和损坏。3.建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的访问权限，防止电子档案的泄露。（三）信息化安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案管理信息系统进行安全检查和评估，及时发现并处理安全隐患。3.对档案管理人员进行信息化安全培训，提高其安全意识和操作技能。八、监督检查与考核（一）监督检查1.公司应定期对档案室要害部位的管理工作进行监督检查，检查内容包括人员管理、安全管理、档案管理流程、设施设备管理、信息化管理等方面。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行，对